¿Control e implementación de proyectos con el objetivo de una gestión a distancia cero?
La gestión a distancia cero es una teoría y un método de gestión avanzados. Utiliza funciones modernas de control de sistemas, medios de transmisión de información o tecnología de red y, basándose en las características básicas de la gestión de proyectos de ingeniería, utiliza métodos combinados de gestión dinámica y optimización para establecer un sistema de responsabilidad de proyectos de ingeniería. Hace que casi no exista tiempo, ubicación y distancia emocional entre el administrado y el gerente en cualquier espacio.
Basándose en el amplio espacio de distribución del sitio de construcción, la empresa se esfuerza por acercar a los gerentes de la empresa y a los empleados del sitio de construcción mediante el establecimiento de una estructura organizativa plana, un sistema de red de información y un sistema de control unificado para los costos del proyecto. y procesos de construcción en todos los aspectos de la distancia, se logra una gestión casi presencial, asegurando así que la empresa y el departamento de proyectos alcancen los objetivos organizacionales.
1. Establecer una organización orientada a la gestión de distancia cero. Partiendo de la realidad del personal reducido y la rápida expansión del proyecto, la empresa utilizó recursos limitados para ampliar la escala de la construcción, reformar la estructura organizativa, acortar la cadena de gestión, reducir los niveles de gestión y mejorar la eficiencia de la gestión.
(1) Optimizar el personal gubernamental para que una persona tenga múltiples puestos y múltiples responsabilidades. El establecimiento oficial de la empresa es de 46 personas, pero en realidad hay 5 líderes de la empresa, 8 miembros del personal y 13 empleados, lo que es un 72% menos que el establecimiento. Una persona tiene múltiples posiciones, la mayoría son cuatro posiciones. Los líderes de compañía son a la vez comandantes y combatientes, lo que previene eficazmente que se produzcan disputas.
(2) Los trabajos a tiempo parcial se cruzan hacia arriba y hacia abajo, y el enfoque de la gestión se desplaza hacia abajo. La mayoría de los directivos de la agencia también ocupan puestos importantes en el departamento de proyectos de la obra y pueden moverse de arriba a abajo con flexibilidad. En caso de emergencia, la información puede transmitirse de arriba a abajo en un minuto, mejorando así la gestión eficaz de los proyectos de construcción.
(3) Los líderes del departamento de proyectos deben integrar múltiples puestos en uno para mejorar la eficiencia de la gestión. El director del proyecto es también el secretario de la sección del partido, implementando "dobles puestos y un hombro"; el subsecretario del departamento de proyectos es también el oficial de seguridad general, director del comité de trabajo y director de oficina, implementando "cuatro puestos en". uno". La organización in situ, ágil y eficiente hace que la relación de "servicio y obediencia, supervisión y ejecución" entre la empresa y el departamento de proyectos sea más clara y directa y, en última instancia, conduce al objetivo de la "gestión a distancia cero".
2. Establecer y mejorar un sistema de red de información adaptado a la gestión de la distancia cero.
(1) Establecer un centro de redes de información. Para implementar la construcción del proyecto de red de información de la compañía del grupo, el personal relevante de los órganos y departamentos de proyectos de la compañía está equipado uniformemente con computadoras portátiles, y se establece un centro de información para realizar la gestión de documentos en línea, gestión de archivos, avisos de reuniones, divulgación de información, correo electrónico, aplicación del sistema de flujo de información y personal del proyecto, programación financiera y de materiales, seguimiento de la seguridad y calidad de la construcción y monitoreo del progreso, etc. Los empleados pueden obtener información en tiempo real en el menor tiempo posible a través de permisos relevantes en el servidor y recopilar rápidamente políticas, leyes y regulaciones, estándares técnicos e información de mercado de proyectos de construcción relacionados con la empresa emitidas por los departamentos administrativos de construcción nacionales y provinciales a través de Internet. El departamento de proyectos remoto está conectado a la red de área local de la empresa a través de líneas públicas. La base de datos de la empresa resume, organiza y almacena la información enviada por cada departamento de proyectos, sentando una buena base para la informatización y digitalización de la gestión de la empresa y logrando información precisa y oportuna. retroalimentación, mejorar la eficiencia de la gestión.
(2) Establecer un modelo de gestión de tecnologías de la información. La compañía desarrolló y aplicó sistemas de gestión de proyectos y sistemas de automatización de oficinas; optimizó la construcción de plataformas de redes de gestión financiera centralizadas, compró sistemas de gestión de aplicaciones financieras UFIDA, configuró sistemas de soporte de bases de datos grandes y pequeñas en cada sitio, compró software de costos de ingeniería y diseño PKPM. y sistemas de gestión de la construcción y sistema de seguimiento de información del proyecto. Sobre la base del software general, realizar investigaciones y mejoras profesionales para establecer un modelo de gestión de tecnología de la información adecuado para la empresa.
Sistema de gestión de proyectos. Los principales procesos comerciales en la implementación de proyectos se implementan en la LAN interna de la empresa a través de software, al tiempo que proporcionan interfaces relevantes con el software de presupuesto y contabilidad final del proyecto y el software de gestión financiera. La contabilidad y gestión de costos de proyectos de ingeniería enfatizan las "tres unificaciones" de planificación previa, control durante el proceso y retroalimentación posterior al evento, que incorporan el modelo de gestión de predicción, planificación, toma de decisiones, control, análisis y evaluación de costos. gestión. Según el estándar del sistema de gestión de calidad ISO9002, las computadoras se utilizan para recopilar estadísticas y controlar el estado de calidad de varios elementos y vínculos en el proceso de producción para garantizar la calidad del proyecto. Al basarse en el software de información de gestión de proyectos, proporciona fuentes de datos de ingeniería para la planificación de la demanda de materiales y el equilibrio de la capacidad de construcción. A través de la gestión y programación científicas, el ciclo del proyecto se acorta considerablemente.
Sistema de gestión de recursos humanos. Disfrute en línea de los diversos recursos humanos de la empresa para evitar que los recursos humanos locales queden inactivos y desperdiciados, publique en línea las condiciones naturales, la experiencia y el desempeño de todos los profesionales de la empresa, y tome decisiones oportunas mediante análisis comparativos de puestos, tareas disponibles y personal; capacidades y eficiencia del tiempo Ajustar para lograr el disfrute de los talentos y puestos, convertir los talentos y la mano de obra cerrados en un equipo relativamente abierto y móvil, mejorar la utilización del talento y reducir la tasa de inactividad de la mano de obra.
Sistema de gestión de información financiera. De acuerdo con las cuentas contables de primer nivel y las cuentas detalladas específicas de la empresa y el departamento de proyectos formuladas uniformemente por la empresa del grupo, la empresa introduce información contable básica unificada al establecer las finanzas y agrega y modifica cuentas detalladas individualmente según sus propias características. Con la ayuda del sistema de informes UFIDA, se logra la recuperación automática, la retroalimentación en tiempo real y la transmisión fluida de informes, y se completan varios formatos de informes y definiciones de fórmulas durante el proceso de implementación. Cada departamento de proyecto utiliza el mismo nombre de informe que la empresa y transmite varios informes a la red de área local de la empresa a través de Internet antes del límite de tiempo especificado cada mes.
El agregador debe mantener los estados financieros de la empresa en directorios designados y se deben realizar las auditorías necesarias. El resumen de estados financieros utiliza una interfaz de resumen basada en menús para generar rápida y automáticamente informes resumidos mediante comandos por lotes. Cuando surge un negocio, el sistema requiere que la información relevante de la cuenta con contabilidad del proyecto se agregue al comprobante contable al ingresar el comprobante para garantizar que toda la información contable para cada negocio relevante de cada proyecto se refleje en el sistema financiero de manera oportuna. y precisa. También se registra y registra mediante el procesamiento de fin de período para facilitar el seguimiento y la gestión contable oportunos.
Gestión de adquisiciones, sistema de alquiler de equipos. Adoptar un sistema de cotización de proveedores, establecer una interfaz de registro de proveedores, recopilar el capital registrado de los proveedores, números de cuentas bancarias, certificados de calificación y otra información, y organizarlos periódicamente. Bajo la premisa de asegurar la calidad de los materiales y equipos, todos los proveedores cotizarán en un tiempo limitado. La oferta más baja para cada variedad es el precio de oferta ganadora de la variedad, y las ofertas ganadoras se organizan en orden del precio más bajo al más alto. Cuando los precios sean iguales, el pedido se determinará por tiempo de oferta. Todo el proceso de licitación está controlado por un programa de red, que elimina diversos factores humanos, ahorra costos de adquisición y alquiler y forma una base de datos dinámica de precios de adquisición de materiales y alquiler de equipos.
Sistema de presupuesto de proyectos. Utilice computadoras para calcular las cantidades del proyecto y prepare estados presupuestarios y enumere cotizaciones durante el proceso de licitación basándose en el software de costos del proyecto. A través del análisis de costos del software, se enumera en detalle la cantidad de personas, materiales, máquinas y uso de fondos requeridos por la entidad del proyecto, y se preparan cuotas empresariales en función de la propia situación de la empresa y las necesidades del mercado de la construcción, sentando las bases para el trabajos de licitación y cotización de la empresa.
(3) Establecer un sistema integral de red de gestión de proyectos. Para adaptarse a las necesidades del mercado internacional, la empresa cambió la plataforma de información original de primer nivel a una plataforma de información de tercer nivel para el grupo, la empresa y cada departamento de proyectos, cambió el enfoque de la gestión a los proyectos de ingeniería y Poco a poco se dieron cuenta de los objetivos de gestión de la información de los proyectos de ingeniería. Estableció y mejoró un sistema integral de gestión de proyectos, una base de datos de proyectos, un flujo de trabajo de gestión de proyectos y un proceso de información del sistema de gestión de proyectos. Estableció y mejoró varias bibliotecas de cuotas y bibliotecas WBS, y finalmente estableció y mejoró la logística como línea principal, el flujo de capital y el flujo de trabajo. sistema de gestión de proyectos como núcleo. Incluye principalmente control de progreso, estimación y control de costos, gestión de adquisiciones y control de materiales, control de calidad, monitoreo integral de costos y progreso, gestión de adquisiciones, gestión de construcción, gestión de contratos, gestión financiera de proyectos, gestión de documentos electrónicos de proyectos, plataforma de colaboración de información de gestión de proyectos, etc. un subsistema. Tomar varias medidas para mejorar las capacidades de comunicación a larga distancia del departamento de proyectos con la empresa, los propietarios, los supervisores, las obras de construcción y los proveedores de materiales. Proporcione correo electrónico, FTP, base de datos, Internet, intercambio de archivos, uso compartido de dispositivos externos, aplicaciones especiales y otros servicios al departamento del proyecto, para que todas las partes involucradas en el proyecto puedan intercambiar y compartir información de manera rápida y conveniente. El establecimiento del sistema de red ha sentado una buena base para el trabajo remoto, haciendo que sea más eficaz para los departamentos de proyectos de diferentes regiones cooperar en la implementación de proyectos de ingeniería.
3. Establecer un sistema completo de control de costes del proyecto.
(1) Establecer un sistema de licitaciones para la adquisición de materiales y arrendamiento de equipos. Para que la adquisición de materiales sea abierta, justa y transparente, el departamento de desarrollo de mercado, el departamento de seguridad, el departamento de proyectos y la persona a cargo del departamento de materiales de la empresa recopilan exhaustivamente información sobre la calidad, el precio y otra información del material para captar los patrones cambiantes de los principales Información material y proporcionar información de primera mano para la adquisición de sol. En la adquisición de materiales, la adquisición de las principales materias primas y materiales a granel que cumplan con las condiciones de la licitación se organiza según el principio de "cinco a cinco", y el sistema de gestión de adquisiciones se utiliza para garantizar que los productos sean de la misma calidad, la calidad y el precio son los mismos, el precio y el servicio son los mismos, y el servicio y el pago son los mismos, compárelo con la misma reputación de pago y elimine fenómenos indeseables como operaciones de caja negra y sobornos. El arrendamiento de equipos utiliza un enfoque similar, lo que reduce efectivamente los costos de alquiler.
(2) Establecer un sistema de "dos revisiones y una revisión". Con base en el objetivo del proyecto y la situación del personal del departamento de proyectos, el grupo líder de revisión de proyectos de la compañía calculó la tarifa de gestión per cápita del departamento de proyectos de 70.000 yuanes y realizó una revisión preliminar del proyecto cara a cara con el director del proyecto. Sobre la base de una facturación clara de los beneficios de la empresa, el director del proyecto y los miembros de su equipo pagan depósitos de riesgo en función de una determinada proporción de la inversión del proyecto. Al mismo tiempo, el director del proyecto y el director de la empresa firmaron una "Carta de Responsabilidad Objetivo de la Dirección del Proyecto" con los "cuatro controles" de calidad, seguridad, plazo de construcción y eficiencia como contenido principal, aclarando las responsabilidades y facultades de la empresa. , departamento de proyectos y director de proyecto del proyecto. En la evaluación preliminar, se calculan los ingresos por liquidación de precios del proyecto, los costos del proyecto, los impuestos, las ganancias y otros indicadores para guiar la gestión y contabilidad de costos del departamento del proyecto, establecer un sistema de control de costos centrado en el gerente del proyecto para cada departamento del proyecto y formular objetivos de planificación, Sentar las bases para fortalecer el control de costos en el proceso de construcción.
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Debido a muchas variables durante la construcción, para medir con mayor precisión los indicadores económicos pragmáticos, después de que el proyecto haya comenzado a operar por un período de tiempo, el grupo líder de evaluación del proyecto realizará ajustes en función de los cambios en la construcción. contenido y el aumento de personal durante las operaciones de gestión de proyectos Llevaremos a cabo una reevaluación intermedia de factores como la reducción y el impacto en el mercado, y mejoraremos aún más la carta de responsabilidad objetivo de la gestión de proyectos para confirmar aún más las variables causadas por factores inciertos.
El efecto final del proyecto debe determinarse mediante una auditoría del mismo. Cuando el proyecto se disuelve, el director del proyecto debe presentar un informe de desintegración del proyecto a la empresa, y la empresa realizará una revisión integral y una auditoría de liquidación de sus beneficios económicos para lograr la confirmación final de los beneficios del proyecto.
(3) Establecer un sistema unificado de gestión financiera y de fondos del proyecto. La empresa designa de manera centralizada personal contable para organizar centralmente el uso de los fondos, y los fondos que se necesitan con urgencia se pueden transferir entre departamentos de proyectos. La empresa estipula estrictamente que las asignaciones externas para proyectos de menos de 50.000 yuanes deben estar refrendadas por el director del proyecto y el personal de calidad, seguridad, materiales y otro personal comercial, y sólo pueden asignarse después de haber sido revisadas por el personal de contabilidad. Los estados financieros relevantes deben conservarse en el Departamento de Finanzas y reportarse a la empresa para su archivo. Además de los procedimientos anteriores, las asignaciones de menos de 100.000 yuanes deben presentarse al director general para su aprobación antes de poder procesarlas; las de más de 100.000 yuanes deben ser aprobadas personalmente por el director general antes de poder realizar la consignación. El contador debe informar de inmediato a la empresa la asignación del propietario para cada proyecto de construcción e informar los fondos de la cuenta de cada proyecto al departamento de finanzas y al gerente general de la empresa una vez por semana para facilitar la asignación y el uso razonables de los fondos.
Para controlar más eficazmente todos los aspectos de la operación de costos del proyecto, todos los contratos formados por el proyecto son auditados, revisando principalmente el estado de pago del contrato, para que la empresa no solo pueda comprender los costos y la gestión. de cada etapa del proyecto, pero también se pueden corregir oportunamente los problemas en la operación del proyecto y se puede fortalecer la supervisión de costos del proceso para lograr el propósito de prevención de antemano, control durante el proceso y asegurar las ganancias del proyecto.
(4) Establecer un sistema separado de contabilidad de proyectos y análisis de costos regulares. La empresa ha establecido un sistema de contabilidad independiente completo para proyectos de ingeniería e inspecciona y evalúa periódicamente los indicadores económicos de los proyectos importantes. La atención se centra en si los gastos son razonables, de modo que el nivel de gestión del director del proyecto y la calidad del proyecto. Se destacan los indicadores económicos y, a través del departamento de proyectos, la comparación entre ellos crea presión competitiva, lo que mejora en gran medida la conciencia de costos y el sentido de responsabilidad del gerente del proyecto, creando la atmósfera de "comparar, aprender, ponerse al día, ayudar y superar". entre los departamentos de proyectos cada vez más intensos, formando un "siguiente". La empresa implementa estrictamente la política de "tres refinamientos y tres reducciones" de "tropas bien equipadas, equipos sofisticados y gestión refinada" y "reduce los niveles de gestión, reduce el personal del proyecto y reduce los costos de gestión" para garantizar que el departamento de proyectos maximice el cumplimiento. Con la carta de responsabilidad del objetivo de la gestión del proyecto, se requiere prestar mucha atención a la calidad, la seguridad, el período de construcción y la eficiencia del proyecto, a fin de "obtener productos de alta calidad, construir una imagen, generar beneficios y desarrollar talentos". Garantizar que la calidad, la seguridad, el período de construcción y la eficiencia del departamento de proyectos estén garantizados al máximo.
Para comprender la situación de los costos del proyecto, cada departamento de proyectos realizará periódicamente un análisis de costos del proyecto para este mes al final de cada mes. De acuerdo con los requisitos de costos de responsabilidad del proyecto, analice principalmente la situación real de los costos de materiales, costos de maquinaria, costos laborales y honorarios de administración, descubra las razones del ahorro o sobrecostos, resuma experiencias y lecciones, proponga medidas de mejora y claves. puntos para la reducción de costos el próximo mes y centrarse en Centrarse en enlaces clave para que el departamento de proyectos pueda tomar firmemente la iniciativa en el control de costos.
(5) Establecer un sistema de responsabilidad económica del proyecto. Sobre la base de una contabilidad independiente de los proyectos de ingeniería, implementar un mecanismo que vincule las ganancias entregadas por el departamento de proyectos con bonificaciones salariales personales y fortalecer al personal de gestión de proyectos, especialmente a los gerentes de proyectos. La empresa estipula claramente en las "Reglas de implementación de la gestión de remuneraciones" que si los indicadores de responsabilidad objetivo de la gestión del proyecto se cumplen en su totalidad, el depósito de riesgo y los intereses bancarios del mismo período se devolverán en su totalidad si se superan los indicadores de responsabilidad objetivo, el 40%; del exceso de ganancias se otorgará al departamento del proyecto, de los cuales el 60% de la recompensa se entregará al director del proyecto. Cuantas más recompensas obtenga, más obtendrá. No hay límite para los departamentos del proyecto que no cumplen. Si la dirección del proyecto apunta a los indicadores de responsabilidad y causa pérdidas, no solo no se devolverá el depósito de riesgo, sino que también se exigirán sanciones por las responsabilidades económicas y administrativas del director del proyecto, como degradación, reducción de salario, despido y multas. Al mismo tiempo, el desempeño operativo del proyecto está vinculado a sus recompensas y nombramientos para crear una atmósfera de honor y vergüenza para construir proyectos excelentes y crear los mejores beneficios.
(6) Establecer un sistema de aprobación del director general para los gastos de gestión. De acuerdo con el principio de "gastar menos para hacer más y hacer las cosas sin gastar dinero", se estipula que los gastos de entretenimiento del departamento de proyectos serán aprobados por el director general y se debe solicitar el consumo a gran escala necesario en avance antes de que se pueda determinar el estándar de entretenimiento; el gerente del proyecto no deberá utilizar la Parte A, el supervisor, etc. Siéntase libre de tratar a los invitados y darles obsequios en su nombre. No se le permite gastar su propio dinero, no se le permite fumar con fondos públicos, no se le permite conducir su propio automóvil, no se le permite conducir su automóvil a casa por motivos personales y no se le permite gastar dinero fuera de la ubicación del proyecto. Cuando los líderes de la empresa y el personal comercial de la agencia lleguen al departamento del proyecto, tendrán comida y alojamiento en el sitio de construcción. El departamento de proyectos no puede utilizar fondos públicos para entretener a los líderes de la empresa o al personal de la agencia, ni gastar dinero en lugares de entretenimiento de alto nivel. De lo contrario, tendrá que pagar de su propio bolsillo y recibir una multa de 2.000 yuanes, y se notificará a toda la empresa. Los gastos de visitas familiares, gastos de comunicación y gastos de oficina del personal del departamento de proyectos se pagan mediante subsidios fijos.
El equipo directivo de la empresa predica con el ejemplo y se rige por diversos sistemas de gestión. El gerente general no tiene automóvil privado, trabaja independientemente de los días festivos, a menudo come y duerme en el sitio de construcción e insiste en trabajar en el sitio. Bajo su liderazgo, los miembros del equipo directivo de la empresa se adhirieron a los principios de trabajo duro, vida sencilla, diligencia y frugalidad, y acudieron a las bases y a las obras de construcción para comer, vivir y trabajar con los empleados. No reembolsaron gastos de viaje ni subsidios. No se hospedaba en hoteles, no gastaba dinero en lugares de entretenimiento y no llevaba tarjetas de crédito, sin dinero y sin atención.
4. Establecer un sistema de control "ocho unificado" para el proceso de construcción del proyecto. Es decir: despliegue unificado y asignación de personal del proyecto, asignación unificada de vehículos e instalaciones de oficina, licitación unificada y selección de equipos de subcontratación laboral, firma unificada de contratos de proyecto, preparación y revisión unificadas de liquidaciones presupuestarias del proyecto, seguimiento de información de implementación unificada y licitación del proyecto. y estandarización unificada de la gestión in situ y gestión unificada de los servicios logísticos.
2. El efecto operativo del control y la implementación del proyecto con el objetivo de la gestión a distancia cero
El "control y la implementación del proyecto de ingeniería con el objetivo de la gestión a distancia cero" de la empresa ha Ha estado en funcionamiento durante dos años. Realizó tareas de ingeniería por valor de más de 600 millones de yuanes, completó un valor de producción de construcción de 560 millones de yuanes y superó el 51% de las tareas asignadas por la empresa del grupo. A finales de 2003, la superficie de construcción de viviendas era de 336.000 metros cuadrados, logrando el objetivo esperado de abrir el mercado de la construcción de viviendas. En 2003, el valor de la producción per cápita y los beneficios estaban en el nivel líder en la misma industria. La empresa ha ganado 1 proyecto nacional de satisfacción del usuario, 2 premios provinciales de proyectos de calidad y 4 premios municipales de proyectos de calidad. Tiene 3 "Sitios de construcción civilizados excelentes" a nivel provincial, 8 "Sitios de construcción de demostración civilizados y de seguridad" a nivel municipal, la Unidad civilizada del gobierno provincial de Shandong, la Unidad avanzada de construcción "Tres civilizaciones" de la empresa del grupo, "Cuatro buenos grupos líderes" y muchos otros honores. Wang Jianlun, director general de la empresa, ganó los títulos de "Gerente de Proyecto Nacional Destacado en la Industria de la Construcción en 2003" y "Gerente de Proyecto Excelente en Empresas de Construcción Ferroviaria en 2003". Los resultados acumulados han generado beneficios económicos directos de más de 10 millones de yuanes. La empresa del grupo lo ha establecido como un método de gestión típico y lo ha promovido en toda la empresa.
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