Responsabilidades del trabajo de recepción
Responsabilidades de la recepción (1) 1. Trabajo diario:
1. Trabajo de recepción y enlace
Recibir visitas de la empresa;
Atender, transferir, dejar mensajes y grabar llamadas de centralita de la empresa;
Gestión de envío y recepción de faxes, impresoras y fotocopiadoras;
Reserva de billetes de avión de empresas, hoteles, etc.
2. Gestión de asuntos
Compra, almacenamiento, registro y emisión de material de oficina;
Recepción, recepción, registro y gestión de los informes y cartas diarios de la empresa;
Gestión de la biblioteca de la empresa;
Responsable del registro e ingreso de material de oficina mensual, tarifas de envío urgente y diversas tarifas departamentales;
3. /p >
Gestión del sistema de asistencia, estadísticas de asistencia (informes de asistencia diarios/mensuales/seguimiento de licencias, horas extras, viajes de negocios y otros trámites/pinchados, seguimiento de tarjetas, etc.), producción y emisión de tarjetas de trabajo de empleados y libretas de direcciones Realizadas y actualizadas.
Gestión de propiedades de la empresa y otros gastos (alquiler, agua y electricidad, estacionamiento, inspección de seguridad, alquiler de bonsái, etc.)
4.
Segundo, ayudar en el trabajo
1. Ayudar en la contratación (notificar y recibir a los entrevistadores)
2. Ayudar en los asuntos administrativos (preparar información, como el registro de la oficina, ingresar a los asuntos administrativos). informes, etc.)
3. Ayudar a la empresa a registrar los activos fijos dentro y fuera del almacén y realizar estadísticas del libro mayor.
Responsabilidades de recepción (2) Asuntos diarios
1 Responsable de la recepción en la recepción de la empresa.
2. Responsable de la transferencia telefónica de la empresa, envío y recepción de faxes, copia de documentos, etc.
3. Solicitar material de recepción y artículos de limpieza.
4. Inspección y supervisión sanitaria y limpieza de juegos de té después de recibir invitados (65438 0 a 2 veces al día).
5. Mantenimiento periódico de flores y plantas.
6. Actualizar la libreta de direcciones de los empleados de la empresa.
7. Comprobar si los ordenadores y equipos de la oficina están apagados antes de salir del trabajo. Si un empleado trabaja horas extras, se le entregan a un empleado específico.
Asuntos de personal
1. Publicar y actualizar información de contratación en los principales sitios web todos los días.
2. Informar al entrevistador del horario de la entrevista y atender la llamada de entrevista.
3. Hacer un buen trabajo en la clasificación y selección de los currículums de los entrevistadores.
Estándares de trabajo:
Estándares de trabajo para recepcionistas
1 Conteste el teléfono
Tenga un lápiz y papel listos junto al teléfono y. Tome la iniciativa de brindar un servicio de mensajes, listo para registrar las solicitudes de los huéspedes y ayudar a resolver problemas. En particular, los asuntos importantes como el nombre del huésped, número de teléfono, hora, ubicación, motivo, etc. deben registrarse cuidadosamente y comunicarse a los departamentos pertinentes y a las personas responsables de manera oportuna.
Llamada Externa 1.1
Responde la llamada dentro de los tres timbres de 1.1.
1.1.2 Al contestar el teléfono, hable claramente y con voz dulce y gentil: "¡Hola! Guangze Holding Group, ¿dónde estás? ¿A quién buscas y registra la información de la otra parte?". y llamar a tiempo de manera oportuna. Evite comenzar con "Hola". Si llega tarde por algún motivo, diga "Lamento hacerle esperar" a la persona que llama. Al contestar el teléfono, el recepcionista debe mantener una buena postura sentada, mantener un tono relajado y agradable, y no perder los estribos, enojarse o incluso maldecir a la persona que llama por teléfono. Al contestar el teléfono, diga siempre "Hola", "Lo siento", "Por favor espere".
1.1.3 Si se confirma que la persona que busca no está en la oficina, responda inmediatamente: "Hola. * * * * no está en la oficina ahora. ¿Puedo comunicarme con otro personal? "
1.1.4 Si la otra parte no acepta contactar a otro personal, debe responder: "¿Tienes prisa? ¿Puedes dejar tu información de contacto y te lo notificaré a tiempo?". Informe cuidadosamente a la otra parte el número de teléfono móvil de la persona que está buscando. (La información de contacto del personal de la empresa no se divulgará a voluntad).
Si la otra parte acepta dejar su información de contacto, se debe registrar y notificar al personal correspondiente de manera oportuna.
1.1.5 Si la otra parte acepta comunicarse con otro personal, se debe proporcionar el número de teléfono de la oficina.
1.2 Llamadas internas
Alguien debe contestar el teléfono antes de tres timbres.
1.2.2 Al contestar el teléfono, hable con voz clara, dulce y gentil: "Hola, recepción, ¿qué puedo hacer por usted?"
2.
2.1 Tratar a los invitados con educación y servir con una sonrisa. "Hola, ¿a quién buscas? ¿Tienes cita?"
2.2 Si tienes cita, debes llamar para confirmarla con tiempo y registrar a los visitantes. Guíe eficazmente a los invitados a los departamentos relevantes sin salir del trabajo (solo dé instrucciones).
2.3 Si el visitante no tiene una cita, llame para confirmar si el visitante acepta recibirlo.
2.3.1 Si el visitante sabe a quién está buscando, pero no tiene una cita, la recepción debe llamar y preguntar, y decirle a los colegas o líderes relevantes que hay un * * * de * * * Unidad que viene de visita y no sé si es conveniente Recepción. Cuando sea inconveniente recibir invitados, por cortesía y conveniencia para los visitantes, rechace cortésmente y despídalos de manera oportuna. "Lo siento, la persona que estás buscando no está aquí en este momento. ¿Quieres transmitir tu mensaje? Le avisaré a tiempo cuando regrese".
2.3.2 Si aceptas recibir el visitante, registre al visitante. Guíe eficazmente a los invitados a los departamentos relevantes sin abandonar sus trabajos.
2.3.3 Si la persona que busca está ocupada, puede pedirle que espere un momento, utilizar la etiqueta estándar para guiar a los visitantes a la sala de negociaciones o de conferencias y servirles agua. . Si espera mucho tiempo y la persona que busca el visitante todavía está ocupada, atienda al visitante y explíquele. No lo dejes ahí.
3. Otros
3.1 Tomar la iniciativa de dar seguimiento y saludar a los líderes de la empresa.
3.2 Comunicar y coordinar activamente la relación entre departamentos e informar rápidamente sobre el trabajo más allá del alcance de la autoridad.
3.3 Gestionar equipos de front-end. Si se encuentran anomalías en el equipo, se deben informar al personal pertinente a tiempo y tratarlas con prontitud.
3.4 Mantener la higiene en la recepción. Mantener limpia el área de recepción.
3.5 Supervisar el trabajo de la tía sanitaria y ser responsable del registro de la tía sanitaria.
3.6 Responsable de limpiar los juegos de té en la oficina de liderazgo y salir después de recibir invitados.
3.7 Responsable del mantenimiento de flores y plantas en la oficina. Consulte Registros de conservación de flores.
4. Normas de etiqueta en la recepción de la empresa
Sonreír y mantener una actitud alegre favorecen la creación de un ambiente de trabajo armonioso y armonioso. Mantener el cuerpo limpio e higiénico no es solo una necesidad; salud, pero también civilización El desempeño favorece la comunicación con los demás; el cabello está bien peinado y la cara limpia; las empleadas no usan mucho maquillaje; las uñas deben recortarse cuidadosamente y no aplicarse perfumes frescos y elegantes; utilizarse.
5. Código de Conducta en Recepción
5.1 Sea cortés y educado, preste atención a sus posturas sentadas y de pie.
5.2 Pelear y hacer ruido; los ruidos están prohibidos durante el horario laboral;
5.3 Preste atención al trabajo civilizado y prohíba estrictamente el chat en línea.
5.4 Respetar estrictamente las convenciones de la oficina civilizada.
6. Asuntos de personal
6.1. Publicar y actualizar información de contratación en los principales sitios web todos los días y hacer un buen trabajo en la publicación del registro (sitio web de publicación, horario, puesto).
6.2 Notifique al entrevistador la hora de la entrevista, responda la llamada de la entrevista y regístrese (sitio web de origen del personal, nombre de la persona, número de teléfono, puesto solicitado, hora de notificación).
6.3 Hacer un buen trabajo en la clasificación y selección de los currículums de los entrevistados (para aquellos que pueden ser contratados, concertar entrevistas con los supervisores; para aquellos que no pueden ser contratados, archivar sus currículums e indicar las razones de su incapacidad). para ser contratado).
Responsabilidades de la recepción (3) 1. Recepción administrativa
1. Recepción de visitantes
Cuando reciba visitantes con propósitos desconocidos, primero pregúnteles el motivo de su visita y juzgue si es necesario notificar al personal relevante de la empresa. recibirlos según la situación. Si existe una razón legítima para la visita o se ha concertado una cita, se debe contactar rápidamente al personal correspondiente, pedirle al visitante que espere en la sala de estar y servirle agua o bebidas.
2. Recepción de consultores
Si un consultor empresarial viene de visita, solicite al asistente del departamento comercial o al personal del departamento de atención al cliente que le ayuden en la recepción.
Atender llamadas de transferencia
La recepción es la centralita. Al contestar el teléfono, primero debe decir "Hola, Erigan" y luego juzgar si es necesario notificar al personal relevante de la empresa para que responda la llamada según la situación.
4. Recepción de vendedores
Si vendedores de otras empresas vienen a vender puerta a puerta durante el horario laboral, rechácese cortésmente y dígales que vender en la empresa durante el horario laboral. afectar el trabajo de otros. Se debe indicar a los empleados que regresen durante los descansos de la empresa (como la hora del almuerzo) si sus servicios son necesarios.
Segundo, entrega de faxes y cartas
1. Reenviar fax
Preste atención a la información del sistema de recepción de fax electrónico. Una vez recibido un fax, el destinatario o la unidad receptora debe identificarse rápida y cuidadosamente y entregarse al sistema OA del grupo u otros medios de manera oportuna. Si es necesario, deberá llamar para recordarle que debe comprobarlo. Si el destinatario es el director general u otro ejecutivo, se debe entregar a su secretario y llamarlo para recordarle que debe comprobarlo.
Reenvío de cartas
Al recibir una carta, debe identificar rápida y cuidadosamente al destinatario o la unidad de destinatario, y notificar de inmediato al destinatario para que venga a recogerla. Si el destinatario es un director general u otro alto directivo, deberá enviarlo a su oficina o entregarlo a su secretaria lo antes posible.
En tercer lugar, gestión de entrega urgente
1. Recibir entrega urgente
Estar familiarizado con las empresas de mensajería urgente que actualmente tienen relaciones comerciales con la empresa y actualizar de inmediato la información. contactos de la empresa express y sus contactos, damos una calurosa bienvenida a los mensajeros que vienen a entregar y recoger paquetes todos los días.
Entregue el envío urgente
Al recibir el envío urgente, identifique rápida y cuidadosamente al destinatario o la unidad receptora, notifique de inmediato al destinatario que venga a recogerlo y firme el recibo. .
4. Trabajo de la reunión
1. Preparación antes de la reunión
Preste atención activamente a la información de la reunión, conozca la situación de la reunión a través de la unidad u organización patrocinadora. departamento y registrar el trabajo de preparación de manera oportuna; ayudar activamente a los limpiadores a preparar las salas de reuniones; ayudar a los organizadores de las reuniones en las notificaciones de las mismas;
2. Mantenga las actas de la reunión durante la reunión y escriba un resumen en el acta de la reunión electrónica.
3. Trabajo de mejora posterior a la reunión
Responsable de revisar y cerrar los equipos y aparatos electrónicos en la sala de conferencias; ayudar al personal de limpieza a ordenar la sala de conferencias y ayudar a la conferencia. Organizador en el trabajo posterior a la reunión.
V. Tabulación estadística del consumo mensual de agua y electricidad
El día 26 de cada mes se calculará el consumo de electricidad y agua de la empresa en base a las lecturas de los medidores del personal de seguridad.
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Haga una lista y envíela a la persona a cargo o departamento correspondiente.
Verbos intransitivos Asuntos diarios de la recepción administrativa
1. Garantizar el uso normal de los equipos electrónicos de la recepción.
Hay computadoras, teléfonos, faxes y otros equipos electrónicos en la recepción. Si el equipo falla, primero puede consultarlo con un colega del departamento de equipos. Si no se puede reparar, puede pedir a sus compañeros del departamento de compras que se pongan en contacto con el proveedor o la unidad de mantenimiento externa para solucionar el problema.
2. Actualizar y publicar oportunamente la libreta de direcciones interna de los empleados.
Ya sea que haya empleados nuevos o renunciados, la información de todos los empleados de la empresa debe recopilarse todos los lunes y se entregará una nueva libreta de direcciones interna a todos los empleados en forma de OA. (Enviado por correo electrónico antes de que OA esté en línea)
3. Gestión de claves de la empresa
La recepción está equipada con llaves de la sala de conferencias y llaves de repuesto de la oficina, que deben conservarse adecuadamente para su uso.
4. Haga y solicite tarjetas de presentación, pague facturas telefónicas y reserve boletos aéreos para personas que necesitan viajar.
5. Registro de gastos
6. Gestión del sistema SMS
Actualmente la empresa utiliza un sistema de plataforma unificada de SMS. Cada vez que necesites enviar información, deberás registrar un resumen en el “Formulario de Registro de Envío de SMS” y firmarlo con el supervisor correspondiente a quien debe enviar la información.
7. Subir y publicar notificaciones.
7. Gestión de Office 5S
1. Verificar la limpieza de la empresa y mantener una buena imagen de la misma.
2. Cada departamento es responsable de la gestión diaria de sus respectivas áreas de oficina y de mantener el sitio limpio y ordenado.
3. La oficina de la empresa es responsable de realizar inspecciones in situ; y evaluaciones de cada departamento de vez en cuando.
4. El jefe del departamento es el primer responsable. Cuando se descubran problemas durante una inspección de la oficina, se emitirá un aviso de rectificación al departamento de la oficina central. Si la rectificación no es válida, el responsable será multado con 50 yuanes, que se deducirá del salario del mes.
5. Antes de salir del trabajo, verifique si la fotocopiadora está apagada, apague todas las fuentes de energía y sea responsable de cerrar puertas y ventanas. Si alguien está trabajando horas extras, asegúrese de preguntarle si tiene la llave de la puerta y dígale que apague la electricidad, cierre las ventanas y ponga llave a la puerta.
8. Gestión de personal
1. Publicar información de contratación, seleccionar currículums de acuerdo con las responsabilidades del departamento empleador y notificar al personal adecuado para que venga a la empresa para entrevistas. Programe una hora para la entrevista y asegúrese de que todos los involucrados estén en la empresa.
2. Controlar estrictamente la asistencia todas las mañanas. Responsable de las estadísticas mensuales de asistencia de los empleados de la empresa y del archivo de datos de asistencia. Al comienzo de cada mes, imprima el registro de asistencia del mes anterior, haga una hoja de asistencia y entréguela al personal financiero.
3. Los nuevos empleados deben pasar por procedimientos de incorporación. Firme un contrato, complete el formulario de registro de trabajo, lea la tarjeta de identificación original y recopile 1 tarjeta de identificación, 1 certificado académico y 2 fotografías recientes de una pulgada con la cabeza descubierta. ¡Mantenga todos los archivos de los empleados confidenciales! Configure un correo electrónico de trabajo para nuevos empleados. Únase a un grupo de trabajo.
4. Complete los procedimientos de renuncia y complete el formulario de solicitud de renuncia. Después de completar los procedimientos, cierre sesión en el correo electrónico del trabajo y elimine la información del grupo, la libreta de direcciones y la plataforma de SMS.
9. Responsable de la gestión de mercancías en la sala de exposiciones.
Alcance: a. Tablero de tela b. Lámparas c. Adornos d. Riel de barra de cortina f.
1. Cuida bien los objetos de la sala de exposición y no los pierdas. Cuando personas ajenas lleguen a la empresa, cuide bien los productos y otras propiedades de la empresa.
2. Todos los productos de la sala de exposición están ordenados durante todo el día.
3. Inventariar los elementos de la sala de exposición al menos tres veces al mes. Inventario fijo de 5438 20.00.30 cada junio. y envía registros de inventario al departamento de pedidos.
4. Cuando nuevos productos ingresen a la sala de exposición, solicite de inmediato una nueva "cotización de producto de sala de exposición Erigen" al departamento de pedidos.
Los códigos de las etiquetas de los tableros de tela y de tabique (códigos proporcionados por el departamento de pedidos) deben colocarse de forma ordenada.
X.Gestión de material de oficina
Inventario, adquisición, solicitud y liquidación de material de oficina
1. mes y hacer suministros de oficina La tabla de estadísticas del inventario de suministros se presentará al supervisor administrativo para su revisión. Si hay suministros insuficientes o agotados, repórtelos con prontitud y repóngalos.
2. Notificar a cada departamento los días 25 al 28 de cada mes para que presenten una lista de suministros de oficina necesarios para el próximo mes. Después de las estadísticas, la lista de compras se enviará al supervisor administrativo para su aprobación. aprobación, comuníquese con el equipo de adquisiciones y entrega. Luego de confirmar que el recibo o factura es correcto, complete el formulario de pago, fírmelo y recójalo en el Departamento de Finanzas.
3. Los empleados deben registrar y distribuir los suministros de oficina necesarios.
4. Mantener el almacén ordenado.
XI. Supervisar los asuntos temporales asignados por el supervisor.
Completar en tiempo y forma las tareas asignadas por los superiores de la empresa.
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