¿Qué principios se deben seguir en el diseño del lugar de la conferencia?
El diseño del entorno de negociación también es importante. La elección de un entorno de negociación generalmente depende de si se siente estresado o no. Si se hace, el ambiente será desfavorable. Las situaciones de negociación desfavorables incluyen: sonidos ruidosos, asientos extremadamente incómodos, temperaturas demasiado altas o demasiado bajas en la sala de negociación, interrupciones de vez en cuando por parte de personas externas, agotamiento debido a un entorno desconocido, falta de oportunidad de hablar en privado con colegas, etc. Estos factores ambientales pueden afectar la atención del negociador y conducir al fracaso de la negociación.
Desde una perspectiva de etiqueta, en términos generales, para organizar un buen ambiente de negociación para los colaboradores o negociadores de modo que sea propicio para el buen desarrollo de las negociaciones entre ambas partes, se deben considerar los siguientes factores:< /p >
Primero, luz. Se pueden utilizar fuentes de luz naturales o artificiales. Cuando se utiliza luz natural, es decir, luz solar, se deben equipar pantallas para evitar el deslumbramiento; cuando se utilizan fuentes de luz artificial, las lámparas deben configurarse razonablemente para que la luz sea lo más suave posible.
En segundo lugar, el sonido. La sala debe estar en silencio para que las negociaciones puedan desarrollarse sin problemas. La habitación no debe dar a la calle ni estar cerca del sitio de construcción. Las puertas y ventanas deben estar insonorizadas y no debe haber interferencias de ruido, como teléfonos que suenan o pasos.
En tercer lugar, la temperatura. Lo mejor es utilizar aires acondicionados y humidificadores en interiores para mantener la temperatura y la humedad del aire en niveles adecuados. La temperatura es de 20 grados. c, la temperatura relativa está entre 40% y 60%. En circunstancias normales, al menos el aire debe estar fresco y circulado.
Cuarto, el color. Los colores de los muebles, puertas, ventanas y paredes del interior deben ser armoniosos y consistentes, y la distribución debe ser práctica y hermosa, dejando un gran espacio para las actividades de las personas.
Quinto, decoración. El lugar de celebración de las actividades de negociación debe ser limpio, elegante, solemne y generoso. Se puede colgar en la pared una mesa espaciosa y ordenada, una silla (sofá) sencilla y cómoda y varios cuadros y caligrafías coordinados. La habitación también se puede decorar con artesanías, flores y rotuladores adecuados, pero no demasiado complicados. práctico.
En las negociaciones, si se desea obtener un cierto efecto de la cooperación de la otra parte, existe el conocimiento en la disposición de los asientos. El hecho de que los negociadores deban sentarse uno frente al otro o adoptar algún tipo de disposición informal para sentarse tiene diferentes implicaciones.
En las negociaciones comerciales, los negociadores de ambas partes deben sentarse en el medio, uno frente al otro por igual. La mesa de negociaciones debe ser larga, espaciosa, con forma de espejo y elegante, los demás negociadores generalmente se sientan a ambos lados. Esta disposición de los asientos suele demostrar formalidad, cortesía, respeto e igualdad.
Si se trata de una negociación multilateral, los principales negociadores de cada parte deben sentarse alrededor de los asientos correspondientes de la mesa redonda. La mesa redonda generalmente es más grande y también pueden ubicarse en secciones; Por lo general, se sientan en los respectivos asientos del portavoz o pueden sentarse detrás del orador.
Ya sea una negociación bilateral o multilateral, el tamaño de las mesas y sillas debe adaptarse al entorno y al nivel de negociación: cuanto más grande sea la sala de conferencias o mayor sea el nivel de negociación, las mesas y sillas suelen necesitar ser más grande y más amplio; por el contrario, dará al negociador una sensación de opresión o malestar.
A diferencia de las mesas de negociación rectangulares, las mesas de negociación redondas suelen dar a las personas una sensación de relajación. Por lo tanto, las mesas redondas se utilizan generalmente en algunos lugares de reunión relajados y amigables.
Ya sea una mesa cuadrada o una mesa redonda, presta atención a la orientación de los asientos. En general, se suele considerar que el asiento que da a la puerta es el más influyente. Los occidentales a menudo están acostumbrados a pensar que este asiento tiene una sensación de poder, mientras que los chinos están acostumbrados a llamarlo "el asiento superior". Los asientos que dan a la puerta son los que menos impacto tienen. Los occidentales generalmente creen que este asiento tiene un sentido de pertenencia y los chinos están acostumbrados a llamarlo "el siguiente asiento".
Si desea dar a entender el nivel de poder a través de la disposición de los asientos durante las negociaciones, una mejor manera es colocar una etiqueta con el nombre en el asiento para indicar que alguien debe sentarse en algún lugar y tener cierta influencia sobre todos. También es más aceptable socialmente organizar los escaños por orden de estatus dentro de sus respectivos grupos.
El diseño del lugar, los requisitos para el diseño del lugar y cómo organizar el lugar.
A la hora de organizar el lugar de la reunión, debemos tener en cuenta la naturaleza de la misma y el número de participantes. Por ejemplo, si hay un gran número de personas en una conferencia informativa, lo ideal sería organizarla en estilo teatro sin mesas o estilo aula con mesas. En una reunión de resolución de problemas, si no hay mucha gente, lo ideal es que todos se sienten alrededor de una mesa, para que todos puedan comunicarse más fácilmente. Por otro ejemplo, en una reunión de capacitación, si el número de personas es pequeño, los participantes pueden sentarse en el círculo exterior de la mesa de conferencias en forma de herradura. Esto no sólo facilita la comunicación entre los participantes y el presidente, sino que también facilita la comunicación entre los participantes. Pero si hay mucha gente, lo mejor es dividir a los participantes en varios grupos y que cada grupo se siente alrededor de la misma mesa. La ventaja de este arreglo es que facilita las discusiones en grupo y las discusiones integrales.
La disposición de los asientos está estrechamente relacionada con la eficacia de las reuniones. Además de la disposición de los asientos, también debe prestar atención a los siguientes asuntos al organizar el lugar:
(1) En primer lugar, debe decidir si se permite fumar en el lugar. Si se permite fumar, se debe proporcionar un cenicero. Si no se permite fumar, no podrán estar presentes ceniceros en las reuniones. Además, es una buena idea colocar carteles o palabras de prohibido fumar en el lugar. Cuando hay un gran número de participantes, los asientos también se pueden dividir en zonas para fumadores y no fumadores según las necesidades reales.
(2) Si los asistentes no se conocen entre sí, debe considerar preparar tarjetas de presentación con anticipación.
(3) Preparar el equipo audiovisual. Las pizarras (pizarras blancas), los periódicos blancos e incluso los proyectores de diapositivas, proyectores y retroproyectores deben utilizarse como herramientas básicas que se pueden tomar prestadas para las reuniones generales.
Pero se debe prestar especial atención a lo siguiente: los proyectores de diapositivas, los proyectores y los textos o gráficos proyectados por proyectores deben ser claramente visibles para todos los participantes y estar listos para su uso en cualquier momento.
(4) A menos que sea una reunión larga (más de hora y media), procura no ofrecer refrigerios para evitar que los participantes se distraigan.
(5) Cuando la agenda es corta y no es necesario tomar notas, considere realizar una reunión permanente.
No importa qué tan detalladamente planifiques la reunión, no importa qué tan minuciosamente te prepares para la reunión, si no haces una inspección final del lugar antes de la reunión, puedes quedarte corto. Hay una parte de la Ley de Murphy que es muy digna de vigilancia: cualquier cosa que pueda salir mal definitivamente saldrá mal, y saldrá mal cuando no debería salir mal. En base a esto, media hora a una hora antes de la reunión, será mejor que vaya a la reunión en persona o envíe a alguien para verificar si se han hecho las siguientes cuatro cosas:
(1) ¿Están ¿Los asientos están dispuestos según lo previsto?
(2) ¿Están listos los equipos audiovisuales? Si utiliza un proyector o proyector de diapositivas, ¿se ha ajustado el enfoque con antelación? Si utilizas un proyector, su distancia focal, volumen, etc. ¿Lo has ajustado? Si se utiliza un micrófono, ¿se han ajustado previamente sus efectos de sonido? ¿Tiene bombillas adicionales para proyectores de diapositivas, retroproyectores y proyectores? ¿Usted o un asistente en el sitio saben cómo realizar tareas simples de mantenimiento de equipos audiovisuales?
(3) ¿Están completos los materiales relevantes para la reunión? Esto incluye materiales, tarjetas de presentación, papel, plomo, etc. Distribuido en reuniones preparatorias.
(4) Si es necesario, llamar a los participantes para recordarles la hora y lugar de la reunión. Especialmente cuando el aviso de reunión se envió hace mucho tiempo, los recordatorios previos a la reunión pueden tener efectos más prácticos.
Muchas reuniones de negocios fracasan porque el malestar físico interfiere con el pensamiento y la escucha. Pensar puede funcionar mejor si la sala de conferencias está libre de distracciones y ruidos externos, tiene buena circulación de aire y tiene la temperatura controlada adecuadamente. Una sala de conferencias ideal debe tener asientos sin gente abarrotada, buena visibilidad, audición clara e iluminación brillante. Esta combinación de condiciones ambientales es más difícil de encontrar de lo que piensas.
La disposición real de mesas, sillas y podios depende no sólo del número de personas que asisten a la reunión, sino también del propósito de la reunión.
Subasta: La disposición de los asientos requiere que todos los miembros del público tengan una visión clara del orador y de lo que sostiene. Debido a que este tipo de reunión suele ser informal y no requiere esperar respuestas ni discusiones grupales, la disposición de los asientos puede adoptar las dos formas siguientes: (1) Estilo teatral. Elija un auditorio ya preparado o coloque las sillas en filas. La duración de la reunión es fundamental. Ya sabes, incluso los mejores teatros con los asientos más cómodos difícilmente pueden esperar que el público preste atención durante más de dos horas y media.
Incluye un descanso de media hora.
(2) Estilo del aula. Si necesita tomar notas o tener una reunión de más de dos horas, use una silla con un portapapeles o coloque filas de escritorios. La mesa doble de 2 metros es adecuada para trabajar, pero también para colocar vasos, botellas de bebidas y ceniceros, si es necesario. Recuerde separar a los fumadores de los no fumadores. Mantenga distancias adecuadas entre las mesas para facilitar el movimiento de los asientos y el paseo de los participantes durante la reunión.
Reunión de resolución de problemas o reunión de formación: Este tipo de reunión requiere que los asistentes se vean entre sí y al presentador o cualquier presentación. Estas reuniones a menudo requieren un liderazgo "compartido" y la disposición de los asientos debe ser conveniente para fomentar la participación individual y la discusión en grupo. Una persona con altas habilidades de liderazgo puede liderar con éxito un grupo de discusión de 25 personas, pero la mayoría de las autoridades coinciden en que los grupos de 7 a 12 personas funcionan mejor. Los participantes se sienten más cómodos sentados en una mesa. Se recomiendan los siguientes tres métodos para la disposición de los asientos:
(1) Estilo de mesa redonda: este formato se puede utilizar si el número de personas en cada grupo está limitado a menos de 8 personas y no hay necesidad de Utilice pizarrones u otros objetos expuestos. La principal ventaja es que los participantes pueden verse claramente entre sí. La mesa no tiene por qué ser una mesa redonda. Una mesa rectangular con el anfitrión sentado en un extremo para acceder fácilmente a una pizarra u otras exhibiciones. Pero la persona sentada al otro extremo de la mesa está en ligera desventaja.
(2) La forma de herradura: la forma de U es probablemente la forma más común. Esta forma requiere que tres o más mesas estén dispuestas en forma de U, con el anfitrión sentado en la cuarta mesa ligeramente alejada de un extremo de la forma de U.
Para una reunión de 12 personas, esta disposición de asientos requiere un tamaño mínimo de sala de 6 metros por 9 metros.
(3) Forma en V: es peor que la forma en U, pero suele ser la única solución factible. Esta disposición diagonal permite una visión más clara del anfitrión y las exhibiciones, pero los participantes sentados en línea recta no pueden verse entre sí.
Seminarios: Los seminarios son más efectivos si los asistentes se conocen entre sí. Si los participantes no se conocen, tanto el anfitrión como el participante pueden utilizar marcas fácilmente visibles.
Si tu plan requiere varias reuniones o grupos de discusión, haz que el moderador o orador de cada reunión ponga por escrito sus solicitudes especiales. La persona responsable de organizar los materiales puede compilar una lista que detalle el mobiliario y el equipo necesarios para cada reunión y proporcionar una copia a cada orador para su verificación. Esta lista se puede revisar detenidamente una vez que la sala esté lista.