Varios aspectos del presupuesto de la exposición:

Entonces, ¿en qué se pueden dividir los costos de transporte?:

(1), desde el punto de partida hasta el punto de recogida, incluidos vuelos, ferrocarriles, carreteras y barcos de pasajeros, y transporte desde las estaciones de destino, aeropuertos, muelles hasta el alojamiento.

(2) Costos de transporte incluidos durante la conferencia: incluyen principalmente los costos de transporte al lugar de la conferencia, es decir, los costos de transporte desde el alojamiento hasta el club, desde el club hasta el lugar del comedor y desde el club. a intercambios de negocios Costos de transporte al lugar de celebración, transporte para visitas de negocios y otros transportes programados que puedan ser utilizados por los asistentes.

(3) Transporte de despedida y transporte de regreso: incluye principalmente costos de transporte de vuelos, ferrocarriles, carreteras, barcos de pasajeros y alojamiento a aeropuertos, estaciones y puertos.

2. Costos de la sala de conferencias/sala de exposiciones

Específicamente, se pueden dividir en:

(1), alquiler del lugar de la conferencia; en general, conferencia. El alquiler del local ya incluye algunas instalaciones comunes, como punteros láser, sistemas de sonido, mesas y sillas, sillas, pizarras o pizarras, rotuladores, tizas, etc. Si no se incluyen instalaciones limitadas no convencionales como equipos de proyección, decoraciones temporales, stands de exposición, etc. , también se puede presupuestar aparte cuando sea necesario instalar líneas de habla fuera de podio.

(2) Costos de alquiler de instalaciones de conferencias: algunos costos suelen ser el alquiler de equipos especiales, como proyectores, computadoras portátiles, sistemas móviles de interpretación simultánea, sistemas de visualización del lugar, sistemas multimedia, equipos de video, etc. Generalmente pagamos un depósito de uso correspondiente al arrendar, y la tarifa de arrendamiento incluye soporte técnico y tarifas de mantenimiento del equipo. Vale la pena señalar que al alquilar, debe establecer requisitos específicos para diversos parámetros de rendimiento del equipo (generalmente, puede consultar a una empresa de servicios de conferencias profesional para obtener la relación precio/rendimiento más adecuada), de lo contrario, el progreso de la conferencia puede verse afectado. afectados en el camino. Además, los precios de alquiler de algunas instalaciones para conferencias pueden variar mucho según su marca, origen y estado.

(3) Costos de diseño del lugar: si no hay requisitos especiales, en términos generales, estos costos deben incluirse en la tarifa de alquiler del lugar. Si tiene requisitos especiales, puede comunicarse con un proveedor de servicios de conferencias especializado.

(4) Otros costos de apoyo: estos costos de apoyo generalmente incluyen impresión publicitaria, etiqueta, servicios de secretaría, transporte y almacenamiento, entretenimiento y atención médica, medios de comunicación, relaciones públicas, etc. Debido a que parte del apoyo es temporal, si los organizadores de la conferencia encuentran solo este apoyo de la industria, es probable que el costo sea mucho más alto que el precio de mercado. Si deja que un proveedor de servicios de conferencias profesional actúe como su agente, obtendrá asistencia a un precio relativamente bajo y servicios profesionales.

Basándose en estos soportes de servicio separados, el organizador debe dejar los requisitos y regulaciones lo más claros posible y firmar un acuerdo de servicio separado.

3. La cuestión de los costos de alojamiento

El costo del alojamiento debe ser muy fácil de entender: vale la pena señalar que parte de la tarifa de alojamiento es el precio total, mientras que parte del el precio requiere Pagar impuestos gubernamentales adicionales. El alojamiento puede ser uno de los mayores gastos de una conferencia. Por lo general, puede obtener mejores descuentos buscando proveedores de servicios de exhibición profesionales.

Las tarifas normales de alojamiento no solo están relacionadas con el nivel de estrellas del hotel, el tipo de habitación y otros factores, sino también con los servicios disponibles en la habitación, como comunicación de larga distancia en la habitación, lavado y vestido, minibar. bebidas, lavandería única, etc. Internet, suministro de frutas y otros servicios. Los organizadores de la conferencia deberían aclarar los servicios y el alcance de los hoteles que deberían cerrarse o abrirse.

4. Gastos de restauración.

Los gastos de catering de las reuniones pueden ser simples o complejos, por supuesto, dependiendo de las necesidades de la agenda y el propósito de la reunión.

(1), Desayuno (este artículo procede de una empresa de organización de eventos)

Por lo general, el desayuno es tipo buffet. Por supuesto, también se puede cenar alrededor de la mesa, y la tarifa se puede calcular en función del número de personas (pero teniendo en cuenta las particularidades de las cenas de conferencias y la preparación de las materias primas, el número estimado de comensales no puede diferir en un 15% del número real de comensales; de lo contrario, el hotel o restaurante tiene motivos para negarse a llegar a un acuerdo en función del número real de comensales. En cambio, las tarifas se cobran en función del número de personas reservadas).

(2) Comida y almuerzo chinos

La comida y el almuerzo chinos son básicamente cenas. Puedes presupuestar en función del número de personas (buffet o según mesa) alrededor de la mesa. Si el organizador desea comprar las bebidas él mismo en lugar de proporcionárselas al hotel, el hotel podrá cobrar una determinada tarifa de servicio en ese momento.

(3), bebidas y cargos por servicio

Por lo general, cuando se cena en un restaurante de un hotel de gran estrella, el restaurante niega al organizador que traiga sus propias bebidas. Si puedes llevar bebidas, los restaurantes suelen cobrar un recargo.

Cuando se celebran conferencias y banquetes en hoteles de alta estrella, generalmente se cobra una tarifa de servicio de aproximadamente el 15% sobre la base del nivel de consumo básico.

(4). Pausa para tomar el té en el lugar.

Se puede decir que esta tarifa se presupuesta en función del número de personas. A la hora de hacer un presupuesto, puedes proponer combinaciones de comidas para diferentes periodos de tiempo. El precio de la pausa para el té informado por el organizador suele incluir al personal de servicio. Es posible que se requiera un presupuesto adicional si el patrocinador requiere servicios no programáticos. Generalmente, las pausas para el té se dividen en dos tipos: café al estilo occidental, té negro, bocadillos al estilo occidental y el té de frutas es principalmente agua hervida, té verde o té perfumado, té de frutas, frutas, café, frutas. y bocadillos.

(5), fiesta o baile.

Presupuestar una recepción social o un baile puede ser más complejo que el de un banquete por separado. Siempre que configure marcadores y básculas de comida, estará en camino de hacer un presupuesto. Sin embargo, desde el diseño de la recepción/baile hasta el lugar y el soporte del programa, puede llevar mucho tiempo determinar el presupuesto:

(6) Equipo audiovisual

Exterior , se puede ignorar el equipo audiovisual. Si debe realizarse al aire libre con fines de relaciones públicas, el presupuesto para el equipo audiovisual será más complicado, incluyendo:

El costo del alquiler del equipo en sí generalmente se calcula diariamente;

El transporte, instalación y puesta en marcha del equipo, el control de los honorarios de soporte del personal técnico pueden confiarse al proveedor de servicios de exhibición;

Fuente de música, principalmente música de fondo y música de entretenimiento. El organizador puede traer su propia música o confiarla a un agente.

1. Actores y programas

b. Otros snacks, bebidas preparadas, etc.