El coste de un presupuesto de relaciones públicas
1. Presupuesto de personal
El denominado presupuesto de personal consiste en presupuestar la inversión en recursos humanos y la estructura de talento necesaria para alcanzar los objetivos de relaciones públicas establecidos.
2. Presupuesto
(1) Gasto salarial. Incluyendo los sueldos, subsidios, bonificaciones, etc. del personal del departamento de relaciones públicas y de todos los participantes.
②Gastos de oficina administrativa. Incluyendo material de oficina, facturas de teléfono, alquiler, facturas de servicios públicos, periódicos de relaciones públicas, seguros, etc.
③Tarifas de publicidad. Incluyendo gastos de publicidad, publicidad y otras actividades en actividades de relaciones públicas. (4) Costos de equipos y materiales. Incluyendo la producción de diversos materiales promocionales, souvenirs, equipos fotográficos, equipos para manualidades, equipos de audio, etc.
⑤Fondos de actividad real. Incluyendo gastos de investigación, convocatoria de diversas reuniones, eventos especiales, recepción de visitantes, celebración de conferencias de prensa y prestación de diversos servicios de educación, capacitación y servicios al público.
⑥Cuota de patrocinio. Incluyendo el patrocinio de cultura social, educación, deportes y diversas empresas de bienestar o beneficencia.
3. Presupuesto de tiempo
El presupuesto de tiempo es presupuestar el tiempo necesario para lograr objetivos de relaciones públicas específicos, es decir, hacer un cronograma para la realización de objetivos de relaciones públicas específicos y aclarar cada período. El contenido específico del trabajo permite al personal de relaciones públicas trabajar paso a paso.
Importancia
(1) A través del presupuesto, podemos saber claramente de antemano cuántos recursos, mano de obra, recursos materiales y recursos financieros requerirá el plan del proyecto de relaciones públicas, asegurando así la buena implementación del plan de relaciones públicas.
(2) Puedes vivir dentro de tus posibilidades a través del presupuesto, combinar las prioridades de cada proyecto de relaciones públicas y hacer arreglos generales con anticipación para evitar caer en una "trampa financiera" (es decir, después de invertir en un proyecto, te ves obligado a invertir más y las consecuencias adicionales son impredecibles. Este círculo vicioso pone el proyecto en un dilema).
(3) El presupuesto puede proporcionar una base para la asignación de gastos de relaciones públicas, facilitando el control de gastos y el gasto de dinero en proyectos que merezcan la pena.
(4) Los beneficios económicos de las actividades de relaciones públicas se pueden evaluar en función del presupuesto. Una vez completadas las actividades de relaciones públicas, los efectos de las actividades de relaciones públicas se pueden comparar con la inversión real y la inversión real se puede comparar con el presupuesto para evaluar la racionalidad de la inversión. También se puede utilizar para evaluar si la asignación de costos entre los subproyectos de asuntos internos del presupuesto es razonable y proporcionar una referencia para el trabajo futuro.
Partidas de gastos
(1) Gastos de gestión
Los gastos de gestión son básicamente gastos fijos diarios, que incluyen principalmente los siguientes gastos:
(1) Costes laborales. Se refiere principalmente a los sueldos, bonificaciones y diversos subsidios del personal de relaciones públicas a tiempo completo y parcial.
(2) Gastos de gestión. Se refiere a los gastos pagados para mantener el trabajo diario del departamento de relaciones públicas. Incluye alquiler, servicios públicos, seguros, calefacción, refrigeración, teléfono, material de oficina, transporte, viajes, mantenimiento y depreciación.
(3) Costes de instalaciones y materiales. Las instalaciones y materiales necesarios para las actividades de relaciones públicas dependen de la tecnología de comunicación utilizada en las actividades de relaciones públicas y generalmente incluyen diversos equipos y materiales fotográficos, equipos de audio, computadoras, fotocopiadoras, instalaciones de exhibición y diversos objetos físicos, impresos, souvenirs y libros. , tarifas de compra y uso de periódicos y revistas.
(2) Gastos del proyecto
Se refieren a los costos de implementación de diversas actividades de relaciones públicas. Cuanto más grande sea el evento, más financiación se necesitará. Los gastos del proyecto incluyen: honorarios de investigación, honorarios de patrocinio, honorarios de relaciones públicas y publicidad, honorarios de celebraciones importantes, honorarios de consultoría de expertos, honorarios de alquiler de equipos para el lugar, honorarios de recepción y honorarios de respuesta a emergencias. Estos gastos no pueden cubrirse únicamente con gastos administrativos diarios y requieren presupuestos separados con mayor flexibilidad.
Método de compilación
(1) Método de cálculo del volumen de ventas
La empresa extrae una determinada proporción de las ventas totales planificadas anualmente como presupuesto anual de relaciones públicas. Este método solo calcula la actividad total anual de relaciones públicas. Por lo tanto, sólo se aplica al presupuesto anual de relaciones públicas.
(2) Método integral de operación del proyecto
Es decir, primero enumere el plan del proyecto de relaciones públicas y los detalles y el monto de los gastos requeridos para cada plan de relaciones públicas, y luego apruebe el presupuesto. de una sola actividad de relaciones públicas y luego resumir el presupuesto de cada proyecto de relaciones públicas para el año, de modo que pueda obtener el presupuesto total de relaciones públicas para todo el año. Este método es específico y preciso, y es adecuado tanto para los presupuestos anuales de actividades de relaciones públicas como para los presupuestos de actividades de relaciones públicas de proyectos. Sin embargo, deje algo de margen para las eventualidades. El margen de maniobra aquí se reduce principalmente al tiempo y al presupuesto.
(3) Método de predicción de la velocidad de desarrollo promedio
Es decir, utilizar datos históricos para calcular la velocidad de desarrollo total de los gastos reales de los fondos de relaciones públicas y calcular la velocidad de desarrollo promedio. Con base en esta velocidad de desarrollo promedio, determine el monto del presupuesto para actividades de relaciones públicas. Con este método, puede asegurarse de que la financiación para actividades de relaciones públicas aumente cada año. Esto es más adecuado para organizaciones que continúan realizando actividades de relaciones públicas y han acumulado cierta experiencia.
Función
En la planificación de todo el plan de relaciones públicas, el presupuesto es un plan expresado en términos de dinero y cantidad. Se trata de las fuentes y usos de los fondos necesarios para completarlo. Los objetivos y planes de relaciones públicas de la organización. Instrucciones escritas. Dado que cualquier actividad de relaciones públicas de una organización es inseparable del movimiento de fondos, el plan puede concretarse y ser más controlable mediante la elaboración de presupuestos.
Como método de control tradicional y ampliamente utilizado, el papel del presupuesto se refleja en los siguientes aspectos.
(1) Ayudar a los gerentes de relaciones públicas a comprender la situación general y controlar el funcionamiento general de las relaciones públicas. El estado financiero de los fondos es muy importante para cualquier organización.
Controlar las actividades generales de relaciones públicas de la organización a través de operaciones financieras. Dado que el presupuesto se expresa en montos monetarios, proporciona un estándar claro para medir y comparar la realización de diversas actividades, lo que permite al gerente de relaciones públicas comprender la situación general de las relaciones públicas de la organización a través de la ejecución del presupuesto.
(2) Ayuda a los responsables de relaciones públicas a asignar racionalmente los recursos y controlar el desarrollo de las diversas actividades de relaciones públicas dentro de la organización. El capital sirve como una palanca importante que regula la prioridad y la escala de diversas actividades de relaciones públicas. Las actividades de ingresos y gastos de fondos dentro del presupuesto se pueden llevar a cabo con el apoyo de recursos humanos y materiales, mientras que las situaciones extrapresupuestarias serán alarmadas y controladas porque no se pueden llevar a cabo. Los gerentes pueden asignar razonablemente recursos de relaciones públicas a través de presupuestos, garantizar la finalización de proyectos clave de relaciones públicas y controlar el desarrollo de diversas actividades de relaciones públicas.
(3) Ayuda a evaluar el trabajo de los directivos y departamentos. Debido a que el presupuesto establece estándares de insumos y productos para diversas actividades, siempre que se utilice correctamente, los resultados del trabajo de cada departamento se pueden evaluar en función de la implementación. Al mismo tiempo, como el presupuesto también estipula el alcance del uso de los fondos y la persona a cargo, el presupuesto también puede controlar los poderes de los administradores en todos los niveles y aclarar sus respectivas responsabilidades.
(4) Elaborar un presupuesto también favorece el cultivo de un estilo de trabajo ahorrativo y consciente del presupuesto. Dado que los presupuestos generalmente no permiten gastos excesivos y a menudo se utilizan como base para las evaluaciones, los presupuestos pueden obligar a los gerentes a ser lo más cuidadosos posible al considerar los ingresos y los gastos, ayudando así a eliminar el desperdicio. Una elaboración presupuestaria cuidadosa y estricta puede promover la reducción de costos y la mejora de la eficiencia.
Al elaborar un presupuesto de relaciones públicas, es como hacer un plan de relaciones públicas. En primer lugar, no lo haga demasiado complicado ni detallado, de lo contrario perderá flexibilidad. En segundo lugar, los medios no pueden considerarse fines. Los presupuestos son un medio para gestionar las relaciones públicas y lograr objetivos de relaciones públicas, y no pueden anular los objetivos de relaciones públicas de la organización. No se puede obsesionar con el coste de un determinado vínculo e ignorar el logro del objetivo general de relaciones públicas. Se deben hacer ajustes cuando las metas presupuestarias no sean consistentes con las metas generales de relaciones públicas.
Cosas a tener en cuenta
(1) El presupuesto de relaciones públicas debe basarse en las necesidades reales de relaciones públicas y la asequibilidad de la organización. Organizaciones del mismo tipo y tamaño tienen diferentes estatus de relaciones públicas y sus necesidades de trabajo en relaciones públicas también son muy diferentes, o incluso completamente diferentes. Las necesidades de relaciones públicas de una misma organización pueden variar de un año a otro. El presupuesto de relaciones públicas debe basarse en las necesidades reales de la unidad y no puede ser ciego o mecánico. Las organizaciones que utilizan índices para elaborar presupuestos deben ajustar los índices constantemente a medida que se producen cambios reales en el presupuesto y deben considerar plenamente la asequibilidad real de la organización.
(2) El presupuesto de relaciones públicas debe ser flexible y dejar margen de mejora. La situación de las relaciones públicas es impredecible y las emergencias pueden ocurrir en cualquier momento. Las organizaciones deben cambiar el enfoque y la dirección de las relaciones públicas a medida que cambia la situación y establecer gastos temporales en el presupuesto para prepararse para contingencias. Al elaborar el presupuesto también se deben considerar factores como los costos laborales, los cambios de precios, etc., y se debe dejar el espacio adecuado.
(3) fondos afectados. El presupuesto de relaciones públicas se basa en la consecución de objetivos predeterminados. La asignación presupuestaria sólo puede utilizarse para relaciones públicas y no puede reservarse para otros departamentos o asuntos a voluntad. Si hay déficits durante la ejecución del presupuesto, se debe pedir a los departamentos funcionales que ayuden a compartir la carga.
(4) Luchar activamente por conseguir un presupuesto de relaciones públicas. El tamaño del presupuesto depende a menudo de la eficacia de las personas responsables de las relaciones públicas y la persuasión de la organización. Además, los fondos de relaciones públicas también deberían prestar atención a aprovechar el poder de organizaciones externas e instituciones sociales.