Resumen de experiencia en la realización de reuniones
1. Planificación de la reunión
La planificación de la reunión determina directamente el éxito o el fracaso de la misma. Los planificadores de reuniones deben tener una comprensión clara de toda la reunión y poder controlar la reunión desde una determinada altura estratégica. Por lo tanto, existen requisitos estrictos para los planificadores de conferencias, a quienes se les exige que tengan ciertas capacidades de gestión y planifiquen, organicen, dirijan, coordinen y controlen las personas, las finanzas y los materiales involucrados en la conferencia para lograr el propósito de realizar la conferencia de manera eficiente.
(1) Preparación antes de la reunión
1. Comprensión de la reunión
Antes de la reunión, debe comprender claramente el contenido de la reunión (nombre, lugar, hora, lugar, participantes, significado de la reunión).
2. Organizar una reunión de movilización antes de la reunión
Organizar una reunión de movilización antes de la reunión juega un papel vital en el éxito de la reunión. La reunión de movilización previa a la reunión es convocada por el organizador de la reunión y el anfitrión de la reunión, el personal del servicio de logística de la reunión, las actas de la reunión, el ingeniero de sonido, el control del lugar, el camarógrafo y, si es necesario, también están invitados a participar los invitados y líderes invitados a la reunión. .
(1) Antes de la reunión, el contenido de la reunión (nombre, ubicación, hora, lugar, análisis de los participantes, nivel de la reunión, significado de la reunión, efecto de la reunión que debe lograr el organizador, etc.) debe quedar claramente comunicado a los participantes.
(2) Disposición del personal. El planificador general de la conferencia organiza las tareas para el personal de servicio del lugar (XXX es responsable del hospedaje, XXX es responsable de los servicios de logística, XXX es responsable de las actas de las reuniones, XXX es responsable del equipo de audio, XXX es responsable de la orientación del lugar y control del sitio, y XXX es responsable de la fotografía, etc.).
(3)Presente el proceso detallado de esta reunión.
(2) La calidad del responsable del organizador del congreso.
1. Planificación de reuniones
Poder controlar la reunión desde una determinada altura estratégica requiere que los planificadores tengan ciertas capacidades de gestión y planifiquen y organicen las personas, las finanzas y los materiales involucrados en la misma. reunión, mando, coordinación y control para lograr el propósito de celebrar reuniones de manera eficiente.
2. Anfitrión; anfitrión
(1) El anfitrión debe tener buenas habilidades de expresión lingüística.
El idioma es un vehículo importante para el contenido de difusión del programa, y el idioma del anfitrión es crucial para el anfitrión.
En primer lugar el idioma debe ser fluido. En segundo lugar, el lenguaje del anfitrión debe tener un pensamiento lógico estricto y claro. En tercer lugar, en términos de expresión lingüística, ésta debe tener características propias y ser contagiosa.
(2) El anfitrión debe tener cierta habilidad para actuar en el acto e improvisar.
Una cierta capacidad de improvisación e improvisación hace que el presentador del programa pueda mantener la calma, dar rienda suelta a su iniciativa subjetiva, utilizar su cerebro para pensar rápidamente y emitir juicios, y organizar el lenguaje y las reacciones según las juicio de su cerebro para realizar cambios a través de la organización del lenguaje y las respuestas flexibles e ingeniosas del anfitrión, se transforma gradualmente en una buena dirección. Por ejemplo, cuando un presentador descubre un desliz a tiempo mientras conduce un programa, debe adaptarse a las circunstancias, mantener la calma y utilizar un lenguaje ingenioso y humorístico para resolver la crisis.
(3) El anfitrión debe tener una personalidad distintiva. Estilo de alojamiento.
Cada uno tiene su propio estilo en cualquier trabajo, y el estilo de anfitrión como anfitrión son los conocimientos, pensamientos, moral, modales, conversación, habilidad, talento, etc. del anfitrión en el proceso de hospedar el programa Una expresión integral de sabiduría, diversión y estilo.
3. Director de Logística
(1) Antes de la reunión, determine la lista de líderes, invitados y miembros de la audiencia que pueden participar en la reunión (comprender a los participantes), formular y imprimir documentos y formularios para el lugar de la reunión (incluidos: formulario de registro, formulario de actas de la reunión, plan de trabajo, tarjetas de mesa, etc.).
(2) Se deben comprar los accesorios y el equipo necesarios para el lugar y preparado con antelación.
(3) Una o dos horas antes del inicio de la reunión, organice al personal para organizar el lugar (lema de la reunión, mesas y sillas del lugar, tarjetas de mesa, exhibición de agua).
(4) Comuníquese activamente con los líderes del lugar y haga un buen trabajo de registro y orientación.
4. Actas de la reunión
El encargado de redactar las actas de la reunión debe poder registrar con precisión cada aspecto de la reunión y proporcionar apoyo material para el resumen y el informe de la reunión.
Cualidades que debe poseer quien toma notas en una reunión:
(1) Ser capaz de taquigrafiar.
(2) Fuerte capacidad de generalización.
(3) La capacidad de captar las características de cada persona. Capaz de registrar con precisión cada aspecto de la reunión y proporcionar apoyo material para resúmenes e informes de reuniones.
5. Ingeniero de sonido
El ingeniero de sonido debe preparar la música, el vídeo y los archivos del lugar antes de la reunión, y ajustar los multimedia, parlantes y micrófonos del lugar. hora antes de la reunión, y confirmar el suministro de energía y hacer todos los preparativos para el equipo multimedia para garantizar la reproducción multimedia normal en el lugar. (Competente en el manejo de computadoras y equipos multimedia, con capacidad de improvisación)
6 Fotógrafo
(1) Comprender el espíritu de la reunión;
( 2) Tener algo de experiencia en fotografía. El fotógrafo debe comprender claramente el significado de la reunión, ser capaz de capturar cada momento maravilloso en el lugar desde la perspectiva más singular y poder tomar primeros planos de las personas de acuerdo con el efecto de la reunión que el organizador necesita lograr. Proporcione los materiales ilustrados y las referencias necesarios para los resúmenes de las reuniones y los informes posteriores a las reuniones.
7. Orientación del lugar y control in situ
El personal de orientación y control in situ debe comprender la distribución espacial del lugar de la conferencia (dirección de la sala de conferencias, estacionamientos circundantes, baños). (, pasajes del lugar, escenario del presidente del lugar, asientos de liderazgo, asientos de invitados, distribución de la audiencia, etc.) tienen una comprensión clara y una impresión profunda. ).
(1) Guiar a los líderes, invitados y audiencias de manera ordenada (registrarse) antes de la reunión.
(2) Durante la reunión, supervisar la disciplina de; el lugar, promover la atmósfera del lugar y guiar a las personas a ser responsables. Entrar y salir del sitio de manera ordenada y ser capaz de responder a las emergencias encontradas en el sitio;
(3) Al anunciar el Al final de la reunión, se debe guiar a los líderes, invitados y audiencias asistentes a la reunión para que salgan de manera ordenada.
㈢Resumen de la reunión
Después de la reunión, cada centro resumirá la reunión dentro de los tres días y la enviará a la Oficina de Asuntos Generales para su respaldo y archivo. La Oficina de Asuntos Generales organizará las actas de las reuniones y los documentos relacionados y los archivará en la base de datos. El Departamento de Servicio Técnico realiza un procesamiento técnico de las fotografías que recopila.
(4) Presupuesto económico y de materiales
Carteles, pancartas, pegamento, tijeras, cinta transparente, alfileres, clips, navajas, libros de registro, actas de reuniones,
(5) Plan de respuesta a emergencias
1. El departamento técnico debería traer más instrumentos y equipos para garantizar la calidad de la imagen.
2. Garantizar que los pasillos de seguridad del recinto sean fluidos y que las instalaciones de iluminación y extinción de incendios se encuentren en buen estado.
3. Determinar 4 personas enviadas al azar (control en el sitio) para organizar el personal para emergencias.
(6) Observaciones
1. Todo el personal debe usar vestimenta formal y llevar consigo tarjetas de identificación del trabajo y pequeñas libretas para facilitar la transmisión precisa de la información.
2. El responsable deberá desempeñar sus funciones concienzudamente. Si existen circunstancias especiales, deberá informarlas con antelación para que se puedan realizar los ajustes oportunos.
3. Los participantes se sientan en el centro.
4. Lugar de reunión del gerente general
2. Reunión de movilización previa a la reunión
La planificación de la reunión solo establece la actividad como proyecto y la reunión preparatoria para la misma. La reunión es para discutir y El proceso de justificar la planificación de la reunión. La reunión preparatoria para la reunión de movilización antes de la reunión será llevada a cabo por el equipo de asuntos de la reunión. Los participantes expresaron sus opiniones sobre los planes existentes, hablaron libremente, pusieron en común sus ideas y discutieron exhaustivamente, de modo que la reunión no solo tuvo un modelo determinado, sino que también contó con más innovaciones y mejoras. La clave es unificar la comprensión ideológica de los organizadores de la conferencia, mejorar la confianza y aclarar las responsabilidades y derechos en el proceso de celebración de la conferencia.
En tercer lugar, ensayo
Una vez determinado el plan de planificación de la reunión, vaya al lugar a ensayar al menos un día antes de la reunión. Se realizan revisiones y adiciones oportunas en las áreas del plan que se consideran dignas de gloria.
Capítulo 2: Resumen de fin de año del trabajo de preparación de la conferencia 1, hora de la reunión:
9 de octubre de 20×× 65438 9:30.
2. Contenido de la reunión:
Resumen del trabajo de la Cámara de Comercio en 20××
2. Empresa en 20××;
El tercero es un resumen del trabajo de la cámara de comercio y sindicatos;
El cuarto es un resumen anual del trabajo de la rama del partido .
3.Participantes:
El presidente, el secretario general, el vicepresidente, el director, los directores y todos los empleados de la empresa de la Cámara de Comercio Textil. Invitados especiales: más de 80 representantes de los Segundos Comités de Seguridad Pública, Protección contra Incendios, Fangbeiying y Chengcunying.
4. Grupo preparatorio de la conferencia:
Líder del equipo Chang Baosheng, líderes adjuntos del equipo Du Qiusheng y Zhao, miembros del equipo Fu Shuai, Song Changwei, Du Kaili, Xu Manman y Du.
5. División del trabajo:
1. Materiales de la reunión, persona a cargo: Los materiales de la reunión incluyen: resumen del trabajo en el contenido de la reunión.
Dos. Organización participante y responsable: El personal son principalmente participantes.
Tres. Diseño del lugar, persona a cargo: el trabajo principal incluye: determinación de la sala de conferencias de Muxiangyuan (la sala de conferencias tiene capacidad para entre 80 y 90 personas y debe negociarse con el gerente del hotel con anticipación), diseño del podio (incluidos los asistentes, incluidos pancartas y lemas de la conferencia) Colocación), depuración de iluminación, sonido, micrófono y otros equipos (prepare el formato MP3 del himno nacional con anticipación). El día de la reunión, se pidió al hotel Muxiangyuan que garantizara el uso normal de las líneas eléctricas y garantizara la seguridad contra incendios. El líder del equipo preparatorio coordinará con el hotel.
Cuatro. Prepare té y fruta para la reunión. Responsable: Fu Shuai, su labor principal incluye el suministro de té y frutas.
Verbo (abreviatura de verbo) Fotografía: Responsable: Fu Shuai, principal responsable de preparar el equipo de cámara (y tomar fotografías durante la reunión) y organizar las comidas después de la reunión (a organizarse después de la comunicación con el gerente del hotel Muxiangyuan).
Capítulo 3: Informe sobre los preparativos de la reunión. En esta etapa, el informe sobre los preparativos para la XXXX reunión es el siguiente:
Primero, aclarar responsabilidades e implementar responsabilidades.
El 19 de agosto, el Comité Municipal del Partido celebró la primera reunión de trabajo del Grupo de Información Empresarial. Nuestro distrito hizo preparativos para reuniones, invitaciones a inversiones, arreglos detallados y otros trabajos relacionados. De acuerdo con los requisitos de trabajo, organizamos y determinamos cuidadosamente al Departamento General como el departamento responsable, e informamos al responsable y persona de contacto, logrando la conexión de personal dedicado con responsabilidades claras, manteniendo contacto regular con departamentos superiores, intercambiando información y constantemente mejorar el trabajo de preparación. Los principales líderes del comité distrital le dieron gran importancia y convocaron a los líderes y departamentos distritales relevantes para celebrar reuniones especiales para aclarar responsabilidades e implementar personal. Todo el evento fue dirigido por miembros del grupo del partido del distrito, organizado por la Oficina de Comercio y coordinado por la zona de desarrollo.
En segundo lugar, seleccione cuidadosamente e invite a los comerciantes participantes.
De acuerdo con los requisitos de la reunión, nuestro distrito es responsable de invitar a 30 comerciantes. En principio, se requiere invitar a ejecutivos de las empresas Fortune, Forbes y Financial Times Fortune 500. Con base en los requisitos anteriores, nuestra oficina se comunicó rápidamente con varias ciudades y parques, resolvió cuidadosamente la investigación, informó la lista total de comerciantes que se planeaba invitar a nuestro distrito el 19 de agosto y emitió una carta de invitación electrónica. También nos comunicamos con las unidades responsables relevantes sobre la agenda de la reunión, los detalles de la reunión, los arreglos de alojamiento para los comerciantes, etc. para garantizar que los comerciantes puedan asistir a la reunión a tiempo y al mismo tiempo hacerlos sentir cómodos y a gusto.
En tercer lugar, esfuércese por lograr características y realice actividades especiales.
En los últimos años, nuestro distrito se ha centrado en la orientación de planificación industrial del distrito, ha considerado a los empresarios chinos en el extranjero como uno de los puntos de avance para la introducción de inversión extranjera, ha contactado y comunicado activamente con la Oficina Estatal de Asuntos de Chinos en el Extranjero. Consejo, y aprovechó al máximo los ricos recursos y plataformas en el extranjero de la Oficina de Asuntos Chinos de Ultramar del Consejo de Estado, invitó activamente a un grupo de empresarios chinos en el extranjero a Chunxing para su inspección. Para crear un buen ambiente de inversión, nuestro distrito ha establecido el "Parque Industrial Chino de Ultramar" en la zona de desarrollo, esforzándose por lograr avances importantes en el uso del capital extranjero por parte del distrito. Las actividades especiales incluyen:
1. Organización de excursiones para empresarios chinos en el extranjero. Casi 100 empresarios chinos en el extranjero se organizaron para realizar inspecciones in situ de las zonas de desarrollo económico de nuestro distrito para obtener una comprensión integral del entorno de inversión y la distribución del desarrollo industrial en nuestro distrito.
2. Organizar una exposición industrial para empresarios chinos en el extranjero. En la reunión, los principales líderes de nuestro distrito presentaron el entorno de inversión y las perspectivas futuras de nuestro distrito, sostuvieron discusiones cara a cara y respondieron a las consultas sobre el entorno de inversión y políticas planteadas por empresarios extranjeros en el lugar, esforzándose por una pronta solución. de una serie de proyectos en Gaochun.
3. Firmar el proyecto. Los proyectos de inversión en el distrito fueron cuidadosamente seleccionados y para la ceremonia de firma se seleccionaron cuidadosamente 13 proyectos de manufactura, 32 proyectos de industria de servicios modernos, 52 proyectos biomédicos, 22 proyectos agrícolas y 14 proyectos culturales y creativos.