[Discusión sobre la gestión financiera de activos fijos de escuelas públicas primarias y secundarias] Tabla de inventario de activos fijos en excel
1. Problemas en la gestión de activos fijos en las escuelas públicas de primaria y secundaria.
(1) Problemas con el establecimiento de agencias de gestión En general, las autoridades competentes no tienen responsabilidad. el establecimiento y establecimiento de responsables en la gestión de activos fijos carece de una planificación adecuada. Hasta donde yo sé, todas las escuelas primarias y secundarias cuentan formalmente con un comité de gestión de activos de acuerdo con los requisitos del departamento competente, y un administrador de activos se encarga de la gestión de los activos fijos y el trabajo contable lo realiza el centro de contabilidad; De hecho, el Comité de Gestión de Activos es una organización temporal que sólo funciona cuando las autoridades competentes, los departamentos financieros y SASAC requieren un inventario de activos. El administrador de activos suele ser un contador a tiempo parcial y es el principal responsable de completar diversos informes sobre bienes fijos; activos una vez recolectados los activos fijos, dispersos en varios departamentos usuarios, y falta de limitaciones institucionales para su uso seguro, completo y efectivo, lo que conduce fundamentalmente a la normalización de inconsistencias entre las cuentas del centro de contabilidad de activos fijos, las cuentas escolares y los activos fijos físicos; .
(2) Problemas durante el uso: la mayoría de las escuelas no han diseñado e implementado procedimientos de gestión para la recepción de activos fijos después de la aceptación. Una vez que los activos fijos llegan a la escuela, se transportan directamente al departamento de uso. Una vez que el usuario firma el comprobante correspondiente y es aprobado por el responsable, se envía a la oficina financiera para su liquidación. Una vez que los activos fijos ingresan a la escuela, se consideran completos y no existen procedimientos de almacenamiento ni recepción. Sin procedimientos de aceptación, no se puede garantizar la calidad y utilidad de los activos fijos, y la persona responsable de la aceptación no puede implementarse. Sin procedimientos de aceptación, es imposible determinar el propietario de los activos fijos y garantizar el uso efectivo de los activos fijos;
(3) El problema del proceso de gestión radica en la etapa de existencia de activos fijos. La mayoría de las escuelas no han formulado ni implementado un sistema de gestión de activos fijos, lo que hace que el uso y la gestión diarios de los activos fijos no sean sistemáticos. Por ejemplo, el departamento de uso generalmente organiza a los usuarios para registrar cuentas detalladas de activos fijos en orden de compra sin ninguna clasificación, y solo se utiliza para procesar activos liquidados sin registrar tarjetas de activos fijos, lo que resulta en omisiones frecuentes, entradas incorrectas y compras repetidas de Activos fijos. Cuando los usuarios utilizan activos fijos, especialmente equipos eléctricos, no operan según lo requerido y no implementan las medidas de mantenimiento correspondientes. Esta brecha en los procedimientos de gestión diaria de los activos fijos ha llevado a un uso ineficiente de los activos fijos, a daños graves y a que nadie los haga responsables. De esta forma, mientras se liquiden los activos, la mayoría de los activos fijos no coincidirán con las cuentas reales. Las escuelas primarias y secundarias públicas no llevan contabilidad de costos y no se hacen provisiones para la depreciación ni el deterioro de los activos fijos. Los activos fijos y los fondos fijos en los estados financieros solo reflejan el valor original, pero no pueden reflejar la novedad y el valor real de los activos fijos, y no pueden analizar eficazmente el valor de los activos fijos de la escuela.
(D) El problema se aborda en la etapa de eliminación y enajenación de activos fijos. Dado que los activos fijos de la escuela son activos de propiedad estatal, la escuela no tiene poder para disponer de ellos por sí sola. Además, muchas escuelas no tienen una gran conciencia sobre la gestión de activos y no le prestan suficiente atención. Por lo tanto, los activos fijos que debían enajenarse no se conservaron ni se enajenaron adecuadamente. Por ejemplo, una vez que los equipos eléctricos se vuelven inutilizables u obsoletos, los usuarios a menudo dejan de usarlos y solicitan directamente equipos nuevos, mientras que los equipos abandonados quedan desatendidos, lo que genera inconsistencias a largo plazo en los activos fijos y dificulta la configuración y el uso de las instalaciones de hardware escolar.
2. Medidas para mejorar la gestión del inmovilizado en los centros educativos públicos de primaria y secundaria
(1) Mejorar la estructura de gestión Ya que la gestión del inmovilizado se ha convertido en una tarea específica indispensable. En el funcionamiento diario de las escuelas, es necesario establecer una estructura organizativa correspondiente a sus responsabilidades. Se recomienda que cada escuela primaria y secundaria establezca una oficina de gestión de activos en paralelo con la Oficina de Asuntos Académicos, la Oficina Política y Educativa y otros departamentos designen personal dedicado a la gestión diaria de los activos fijos, y las autoridades competentes aclaren la situación; gestión de activos fijos, gestión de activos fijos y responsabilidades de activos fijos que asumen respectivamente la Oficina de Gestión de Activos, el Centro de Contabilidad y el Departamento de Utilización de Activos. Las responsabilidades de contabilidad y uso de activos fijos han formado un patrón de gestión trinitaria de la gestión de activos fijos escolares, cambiando la situación. Situación actual en la que la gestión del activo fijo escolar es sólo nominal.
(2) Mejorar el proceso de gestión. Según el proceso comercial de la escuela, los vínculos de gestión básicos de todo el proceso de gestión de activos fijos se pueden dividir en cinco partes clave: adquisición, aceptación y entrega, tarjeta de cuenta. verificación, uso y mantenimiento diario, eliminación Eliminación. El diseño del proceso de gestión se muestra en la Figura 1:
En primer lugar, existen seis formas de obtener activos fijos escolares: compra, transferencia, autoconstrucción, renovación y ampliación, aceptación de donaciones y excedentes. Confirmar la cobertura de activos fijos según el sistema contable de las escuelas primarias y secundarias según las características de la escuela, sus activos fijos aparecerán más en términos de cantidad, variedad, monto, etc. El centro de contabilidad debe seguir estrictamente las disposiciones del sistema financiero para escuelas primarias y secundarias, subdividir los activos fijos adquiridos en seis categorías: casas y edificios, equipo especial, equipo general, reliquias y exhibiciones culturales, libros y otros activos fijos, y guiar el establecimiento de acuerdo con estos requisitos. el libro mayor de activos fijos y las tarjetas de la escuela. Las tarjetas de activos fijos deben ser registradas por el departamento que utiliza los activos de acuerdo con los requisitos del centro de contabilidad. El administrador de activos es específicamente responsable de la gestión del libro mayor de activos fijos y debe consultar periódicamente con el centro de contabilidad y el departamento de uso de activos.
Sólo así podremos asegurar que la clasificación y los montos de las cuentas detalladas de activos fijos, las tarjetas de activos fijos y las cuentas detalladas en el centro de contabilidad escolar sean correctos y consistentes.
En segundo lugar, la escuela debe establecer un estricto sistema de entrega y aceptación de activos fijos. La Oficina de Gestión de Activos, junto con el departamento que utiliza activos fijos, inspeccionará los tipos, especificaciones, cantidad, calidad, requisitos técnicos, etc. de los activos fijos adquiridos con base en contratos, facturas, etc. Solo después de aprobar los requisitos y completar los procedimientos de almacenamiento y selección de materiales se pueden completar los procedimientos de liquidación y entregarlos al departamento del usuario para su uso.
En tercer lugar, para los activos fijos en uso, los departamentos competentes deben fortalecer la supervisión y los servicios, obligar y guiar a las escuelas a establecer y mejorar diversas reglas y regulaciones para el uso de activos fijos, e implementarlas de manera efectiva. La escuela debe exigir que los departamentos que utilizan activos fijos trabajen con el departamento de gestión de activos para ser responsables de la reparación y el mantenimiento diario de los activos fijos, sistematizar y programar el proceso de mantenimiento diario de los activos fijos y realizar inspecciones periódicas para mejorar la eficiencia de el uso de activos fijos y eliminar eficazmente los riesgos de seguridad. Por ejemplo, el departamento de uso de activos fijos necesita establecer e implementar un sistema de registro de tarjetas de activos fijos y un sistema de mantenimiento regular, establecer un sistema de responsabilidad laboral y asignar las responsabilidades diarias de mantenimiento y conservación de los activos fijos a los usuarios; e implementa un sistema de liquidación regular de activos fijos y El sistema de responsabilidad por daños y la inspección periódica del uso diario de los activos fijos son de gran importancia para la preservación de los activos escolares y el desempeño de los activos. Sólo fortaleciendo la gestión de la operación y el mantenimiento de los activos fijos podremos presupuestar con mayor precisión los costos de mantenimiento de los activos fijos, ayudar a las escuelas a utilizar los fondos financieros de manera razonable y eficaz y satisfacer las necesidades de profundizar las reformas presupuestarias departamentales.
Finalmente, se deben seguir estrictamente los procedimientos de desguace y enajenación de activos fijos, se deben realizar estrictamente los procedimientos de aprobación y está estrictamente prohibida la autoenajenación. Activos fijos que necesitan ser enajenados por daños, desguace, etc. La Oficina de Gestión de Activos deberá declarar por escrito a la autoridad competente en nombre del colegio, y adjuntar los materiales de respaldo correspondientes. Si se requiere una evaluación por parte de los departamentos pertinentes, también se deben adjuntar los materiales de evaluación pertinentes. Después de la revisión por parte del departamento competente, se debe informar al departamento financiero y al departamento de gestión de activos estatales del mismo nivel para su aprobación. Sin aprobación, las escuelas no pueden manejar los asuntos por sí solas. Si las autoridades competentes descubren mediante controles aleatorios e inventarios que las escuelas han desechado o dañado activos fijos sin autorización, responsabilizarán al personal específico de acuerdo con los sistemas de gestión pertinentes para garantizar la gravedad del sistema.
(3) Mejorar la evaluación del desempeño Para garantizar el uso seguro, completo y eficaz de los activos estatales, llevar a cabo una contabilidad financiera precisa y mejorar la calidad de la información financiera, se recomienda que las autoridades competentes incluir la distribución, uso y enajenación de activos fijos en la evaluación del desempeño escolar. Específicamente, incluyen: Primero, si los activos fijos asignados por la escuela coinciden con el tamaño de la escuela, el propósito de administrar la escuela, el nivel de administración de la escuela (como el nivel provincial o nacional) y los indicadores emitidos por los superiores. El segundo es si la escuela ha establecido y mejorado el sistema de verificación periódica de las cuentas detalladas de activos fijos, las cuentas financieras y las tarjetas; el sistema de gestión de tarjetas de activos fijos; el sistema de mantenimiento y el sistema de disposición de activos fijos; reglamentos del departamento competente y los aplicó eficazmente. El tercero es si la escuela ha establecido un sistema de investigación de responsabilidad por pérdidas de activos fijos causadas por un uso inadecuado o una mala gestión. En cuarto lugar, si los activos fijos que se van a enajenar se manejan de manera oportuna de acuerdo con los procedimientos prescritos. El departamento competente crea un grupo especial para determinar los contenidos de la evaluación antes mencionados como indicadores cuantitativos, medir periódicamente y evaluar integralmente los logros y pérdidas de la escuela en el proceso de gestión de activos fijos y proporcionar recompensas y castigos basados en la evaluación integral. Sólo así podremos cumplir con los requisitos de una gestión integral de riesgos y un control de la gestión de activos fijos y proporcionar una base material sólida para el desarrollo y la reforma de la educación.
Materiales de referencia:
[1] Ministerio de Hacienda: Sistema de Contabilidad de Escuelas Primarias y Secundarias [1998] N° 104.
[2] Ministerio de Hacienda: Sistema Financiero de las Escuelas Primarias y Secundarias [1997] N° 281.
(Editor Du Chang)