¿Cuáles son las normas de etiqueta habituales en la recepción?
Etiqueta de recepción común
(1) Etiqueta de bienvenida
La etiqueta de bienvenida es una tarea importante en la recepción diaria. Además del entusiasmo y la sinceridad, el sentido común de la etiqueta es fundamental para el correcto trabajo de recepción. Los saludos y la entrega son aspectos importantes del trabajo diario de recepción.
1. La oficina da la bienvenida a los huéspedes todos los días. La secretaria recibe visitas en la oficina, ya sea con antelación o sin cita previa de último momento. Independientemente de si hay una cita o no, la secretaria debe ser cálida y cortés.
Cuando los invitados se conocen y han concertado una cita, la secretaria puede estrecharles la mano cordialmente y conducirles cortésmente al lugar de encuentro previamente acordado. Para los invitados por primera vez, independientemente de si tienen una cita o no, la secretaria debe presentarse sinceramente, luego confirmar o preguntar respetuosa y cortésmente la identidad del invitado, estrecharle la mano e intercambiar cortésmente tarjetas de presentación con él cuando sea necesario. Para los huéspedes que tienen una cita, son importantes o vienen de lejos, con el fin de mostrar solemnidad, respeto, entusiasmo y amabilidad, el anfitrión (principalmente una secretaria) debe llegar al lugar acordado previamente o a la puerta de la unidad. o abajo para esperar a los invitados. Cuando se acerque el vehículo en el que viaja el huésped, deberá sonreír y saludar con la mano para expresar "Hemos estado esperando aquí durante mucho tiempo y le damos la bienvenida".
2. Dar la bienvenida a los invitados fuera de la oficina. A veces, las secretarias tienen que acompañar o representar a los líderes para recibir a los invitados en aeropuertos, muelles, estaciones y otros lugares de transporte, o reunirse con los invitados en eventos de recepción, que son más complicados que las recepciones diarias en la oficina y requieren más etiqueta. Al recibir a los invitados, el anfitrión debe llegar al lugar con antelación. Después de que lleguen los invitados, el anfitrión debe saludarlos calurosamente, presentarse, presentarse o intercambiar tarjetas de presentación. Si es la primera vez que se encuentra con un huésped, la secretaria puede preparar una señal de alto con anticipación y escribir palabras llamativas como "Bienvenido Sr. XX de la compañía XX y su grupo".
Para invitados importantes, ciertas ceremonias de bienvenida se pueden realizar en lugares de transporte o lugares específicos. Cuando sea necesario, se debe organizar una fila de bienvenida, es decir, al recibir a los invitados, para parecer solemne y facilitar que el anfitrión y el invitado se saluden, el personal del anfitrión se alinea para saludar a los invitados. La fila de bienvenida se puede disponer dentro o fuera de la puerta, pero debe mirar hacia los invitados. Las personas que saludan en la fila de bienvenida deben organizarse según sus posiciones, y la disposición puede ser "una palabra" o "gansos voladores".
Al dar la bienvenida a invitados importantes, a veces se colocan flores. A la hora de enviar flores, generalmente es recomendable elegir flores que representen "amistad, alegría y bienvenida", como rosas, orquídeas, violetas, etc. Si recibes invitados extranjeros, al enviar flores debes respetar las costumbres tabú del país donde se encuentran los invitados. En general, se prefieren las flores rojas o violetas y se prohíben las flores amarillas, crisantemos, azaleas y claveles. La flor nacional del país del huésped es generalmente popular. En términos de cantidad, los occidentales suelen enviar flores en números impares, pero no pueden enviar más de 13 flores.
(2) Despedir a los invitados cortésmente
Como dice el refrán: "Tres pasos para dar la bienvenida, siete pasos para despedir". Esta es la etiqueta más básica para recibir a los invitados. Al despedir a los invitados, la secretaria debe, dependiendo de la situación real, enviar al invitado a la puerta de la oficina (o sala de recepción), al ascensor o a la puerta de la unidad, darle la mano al invitado y abrir el auto. puerta para el huésped si es necesario. Al despedir a los invitados, asegúrese de prestar atención, no importa a dónde los envíe, debe sonreír, saludar y observar a los invitados irse. Al estrechar la mano y despedirse, el anfitrión no debe extender la mano primero para evitar el malentendido de "expulsar al invitado".
Las visitas importantes requieren de una determinada ceremonia de despedida, que puede realizarse en un lugar de transporte o en un lugar específico. Cuando sea necesario, se debe organizar una fila de despedida, es decir, para mostrar solemnidad y facilitar que el anfitrión y el invitado se despidan, el anfitrión hará fila para despedir a los invitados. El número de personas y disposiciones en la cola de despedida son similares a los de la cola de bienvenida. Al mismo tiempo, a veces también puedes arreglar flores. A la hora de enviar se pueden utilizar peonías, flores rojas, etc. , y también puedes agregar ramas de sauce y abeto para expresar bendiciones y despedidas. Al igual que enviar flores cuando se encuentran, también debes prestar atención a los tabúes relacionados.
Gestos comunes en la etiqueta de recepción
1. Gesto de "entrar"
Al guiar a los invitados, el personal de recepción debe enseñar con palabras y hechos.
En el entrenamiento de etiqueta, primero diga "por favor" en voz baja a los invitados y luego utilice el gesto "horizontal".
Mantenga los dedos rectos y juntos, las palmas naturalmente rectas, las palmas hacia arriba, los codos doblados y las muñecas más bajas que los codos. Usando la articulación del codo como eje, levante la mano desde la parte frontal del abdomen y gírela hacia la derecha frente al cuerpo. No mueva los brazos hacia los costados o detrás de la espalda. Al mismo tiempo, párese con ambos pies en forma de T hacia la derecha. La cabeza y la parte superior del cuerpo están ligeramente inclinadas hacia el lado donde la mano está extendida, la otra mano cuelga hacia abajo o detrás de la espalda y mira al huésped con una sonrisa.
2. Gira hacia adelante
Si estás sosteniendo algo en tu mano derecha o sosteniendo la puerta y quieres hacer un gesto de "por favor" hacia la derecha, puedes girar hacia adelante. Junte los dedos, estire las palmas, levante desde el costado del cuerpo de abajo hacia arriba, tome la articulación del hombro como eje, doble ligeramente el brazo, balancee de adelante hacia la derecha hasta la altura de la cintura y deténgase cuando lo haga. está a 5 cm del cuerpo y no más que el torso. Mire al invitado con una sonrisa o extienda la mano hacia adelante.
3. Gesto "Por favor, adelante"
En el entrenamiento de etiqueta, puedes utilizar el gesto "estira los brazos" para guiar a los invitados. Estire los dedos juntos, incline las palmas hacia arriba, levante los codos desde la parte frontal del abdomen, gire hacia la derecha, deténgase a la altura de los hombros y básicamente estire los codos. Cabe señalar que al guiar la dirección, el cuerpo debe girarse hacia el lado del huésped, y los ojos deben tener en cuenta tanto la dirección como el huésped.
Gesto de "sentarse"
Al recibir invitados y pedirles que se sienten, utilice el gesto de "columpio", es decir, poner las manos en el respaldo de la silla para tirar Saque la silla y luego use las articulaciones de los codos como El eje levanta la mano izquierda o derecha, y el antebrazo se balancea de arriba a abajo, de modo que el brazo forma una línea diagonal hacia abajo, lo que indica que los invitados están invitados a tomar asiento.
5. "Por favor, todos"
Cuando hay muchos invitados, puedes utilizar un movimiento más amplio para expresar "por favor" y usar los brazos para balancearte horizontalmente. Levante los brazos hacia adelante y hacia arriba desde los costados, con los codos ligeramente doblados hacia los lados. El brazo que apunta hacia adelante debe levantarse y estirarse, y la otra mano debe estar ligeramente doblada hacia abajo.
6. Gesto de "presentación"
Al presentar a los demás, tus gestos deben ser elegantes. No importa de qué lado se introduzca, la palma debe estar hacia arriba, el dorso de la mano hacia abajo, los dedos deben estar juntos, el pulgar debe estar abierto, la palma debe estar elevada a la altura de los hombros, sonreír y señalar. el lado que se introduce. En ocasiones formales, no se puede señalar ni dar palmaditas en los hombros y la espalda de la persona que se presenta.
Aplausos
Al aplaudir, toque su palma izquierda con su palma derecha para expresar un aplauso o bienvenida. Según los expertos, un gesto con la palma hacia arriba indica sinceridad y respeto por los demás, mientras que un gesto con la palma hacia abajo indica falta de honestidad y sinceridad.
8. Levanta la mano.
Al levantar las manos, debes mirar a la otra persona, extender los brazos y las palmas hacia afuera y no orar al azar.
9. Decir adiós
Al decir adiós, párate derecho, mira a la otra persona, estira los brazos hacia adelante y mueve las palmas hacia afuera de izquierda a derecha.
10. Entrega de objetos
A la hora de entregar objetos, debes utilizar ambas manos (al menos la derecha), ponerlas en tus manos y tomar la iniciativa de dar un paso. paso adelante (aquellos que se acerquen activamente a los objetos deben sentarse y pararse), fácil de recoger.
Cosas a tener en cuenta durante la recepción
(1) Preste atención al principio de equilibrio (igualdad) durante la recepción. Si hay dos o más personas del mismo nivel, preste atención a la igualdad de trato para evitar causar disgustos;
(2) Principio de correspondencia recíproca. Es decir, de acuerdo a la identidad del visitante, disponer la recepción de los líderes y personal del nivel correspondiente según la naturaleza de la unidad a la que pertenece el visitante y el contenido de la visita, se invita a los líderes y departamentos funcionales correspondientes; para recibir al visitante.
(3) Recepción de invitados importantes (bienvenida VIP) Los líderes generalmente deben recibir a los visitantes VIP en la puerta del edificio a la hora acordada, y los invitados importantes deben llegar antes al aeropuerto para recibirlos.
(4) Después de recibir a los invitados para registrarse, deje algo de tiempo para que descansen y se limpien antes de organizar las actividades.
Tabúes en la recepción
En las actividades de recepción, es tabú encontrarse y separarse infeliz. Dado que la acogida no es sincera, es mejor no encontrarse. En segundo lugar, evite ignorar la identidad y las especificaciones del "recién llegado", lo cual es una falta de respeto. Los tres tabúes no tienen relación entre sí y la etiqueta es de mala educación. Si Ji mostró su talento durante la recepción.
Durante el proceso de recepción, no sólo debemos prestar gran atención a las especificaciones, las escenas y la escala de la recepción, sino que también cuando los invitados se encuentran con los saludadores, estos deben dar un paso adelante activo y entusiasta para estrechar la mano. y presente a los invitados. La persona principal que da la bienvenida a los invitados, pero evite usar guantes y llevar bolsos o pertenencias personales de los invitados.
Los líderes o funcionarios del grupo de recepción tienen prohibido llevar equipaje a los invitados para evitar perder su estatus y dignidad, y para evitar hacer ruido o hacer bromas.
Al organizar la recepción del anfitrión, es mejor arreglarlo. No cambies uno hoy y otro mañana, ya que esto hará que los invitados se sientan extraños y formales. A la hora de organizar el personal de recepción, el número de personas debe ser el adecuado. Muy pocas personas no son entusiastas y educadas, están demasiado ocupadas y el artículo está lleno de omisiones. Demasiada gente es un desperdicio y puede hacer que los invitados se sientan nerviosos e incómodos fácilmente.
También existen muchos tabúes a la hora de decir adiós. En términos generales, debe haber una sensación de despedida al despedirse y evitar confesiones que ignoren la relación; en tercer lugar, evitar demasiado apego; en cuarto lugar, evitar ser grosero y evitar ignorar la relación entre familiares y amigos; .
Cosas a tener en cuenta durante la recepción
Debemos hacer un buen plan de recepción.
La planificación de la hostelería es muy importante. Lo mejor es hacer un plan de recepción y escribir en él algunos preparativos y arreglos específicos lo más cuidadosamente posible. Al mismo tiempo, una vez escrito el plan, se debe presentar a los líderes principales para su revisión y ver si los líderes tienen alguna modificación al plan.
Hacer bien los arreglos de los vehículos
Ahora que se ha llevado a cabo la reforma de los autobuses públicos, muchas empresas tienen que solicitar los vehículos con antelación, por lo que deben prestar atención a que los vehículos estén en su lugar en avance. Tenemos que calcular cuántas personas hay al otro lado y cuántos asientos necesitamos. Si hay un número pequeño de personas, se puede disponer de un coche pequeño. Si hay un número grande de personas, se puede disponer de un coche grande para viajar juntos. A la hora de hacer arreglos, cuantos menos vehículos, mejor.
Los hábitos de vida de la otra parte
Es mejor comunicarse con el oficial de enlace de la otra parte para ver si hay algo que necesite atención en los arreglos de vivienda. Por ejemplo, si el equipo de estudio del norte está en el sur, lo mejor es preparar un poco de pasta a la hora de comer, y además decirle al restaurante que no la ponga demasiado picante.
Algunas cosas a tener en cuenta al recoger la estación
Para saber cuándo llegará la otra parte a la estación y aumentar el tiempo para recoger la estación en más de diez minutos , lo mejor es hacer una señal de recogida para dejar salir a la otra parte. Puedes verlo desde la estación. Al mismo tiempo, presente al líder de su estación de acoplamiento a la otra parte. Si la otra persona tiene equipaje, puedes ayudarla. No te equivoques en cuanto a la hora y el lugar para recoger tu pedido. Si llegan invitados y tú aún no has llegado, eso no es bueno.
Explícalo bien
Si el viaje en vehículo toma mucho tiempo, puedes contratar un guía para presentar brevemente a la otra parte lo que el equipo de investigación en esta área necesita saber. o introducir alguna información local a la otra parte. Si el líder se lo toma en serio, lo mejor es realizar simulacros.
Proporcione servicios logísticos
Informe a todos los que están al otro lado del nombre y número de contacto del oficial de enlace de la unidad para que puedan comunicarse con usted cuando sea necesario. Se deben distribuir agua y toallas de papel en el lugar y no dejar ninguna. Además, debe prestar atención a los estándares de recepción al cenar, no servir vinos ni platos de alta calidad y cumplir con las regulaciones pertinentes. No es sorprendente ser cortés con mucha gente. Aunque las ocho regulaciones no permiten pancartas y similares, la etiqueta necesaria es indispensable.