Cómo hacer un presupuesto para reuniones

Organizar reuniones es una de las principales tareas de una secretaria. El presupuesto del lugar de la conferencia y el presupuesto de la conferencia no son el mismo concepto. En términos generales, el presupuesto de la conferencia incluye el presupuesto del lugar de la conferencia. Algunas reuniones corporativas generalmente solo involucran el lugar de la reunión. Este artículo fue compilado por el editor para todos sobre cómo presupuestar conferencias. Es solo como referencia

Presupuesto

El presupuesto para conferencias y exposiciones no es un concepto. En términos generales, el presupuesto de la conferencia incluye los siguientes aspectos:

1 Gastos de transporte

Los gastos de transporte se pueden subdividir en:

(1) Lugar de salida Costos de transporte. hasta el lugar de celebración de la conferencia, incluidos vuelos, ferrocarriles, autopistas, barcos de pasajeros y transporte desde la estación de destino, aeropuerto, muelle hasta el lugar de alojamiento

(2), costos de transporte durante la conferencia, principalmente servicios de conferencia Local Los gastos de transporte incluyen el transporte desde el alojamiento hasta el club, el transporte desde el club hasta el lugar del comedor, el transporte desde el club hasta el lugar de negocios, el transporte para inspecciones comerciales y otros transportes programados que puedan ser utilizados por los participantes.

(3) Transporte de despedida y transporte de regreso, incluidos los costos de transporte desde vuelos, ferrocarriles, autopistas, barcos de pasajeros y alojamiento hasta aeropuertos, estaciones y puertos.

2. Tarifas de la sala/salón de conferencias

Se pueden desglosar en:

(1) Alquiler del lugar de la conferencia: en términos generales, el alquiler del lugar. Se incluyen instalaciones comunes, como punteros láser, sistemas de sonido, mesas y sillas, podios, pizarras o pizarrones, bolígrafos de aceite, tizas, etc., pero algunas instalaciones no convencionales no están cubiertas, como equipos de proyección, decoraciones temporales, estantes de exhibición. , etc., es posible que también se requiera un presupuesto adicional al agregar líneas de discurso fuera del podio.

(2) Costos de alquiler de instalaciones de conferencias: esta parte del costo cubre principalmente el alquiler de algunos equipos especiales, como proyectores, computadoras portátiles, sistemas móviles de interpretación simultánea, sistemas de visualización del lugar, sistemas multimedia y grabación de video. Los equipos, etc., generalmente requieren el pago de un determinado depósito de uso al momento del arrendamiento, y la tarifa de alquiler incluye soporte técnico y tarifas de mantenimiento del equipo. Vale la pena señalar que al alquilar, se deben establecer requisitos específicos para diversos parámetros funcionales del equipo (generalmente puede consultar a una empresa de servicios de conferencias profesional para obtener la relación precio/rendimiento más adecuada), de lo contrario puede afectar el progreso de la conferencia. . Además, los precios de alquiler de estas instalaciones para conferencias pueden variar mucho debido a las diferentes marcas, orígenes y novedades.

(3) Costos de decoración del lugar: a menos que existan requisitos especiales, en términos generales, esta parte del costo está incluida en la tarifa de alquiler del lugar. Si tiene requisitos especiales, puede negociar con un proveedor de servicios de conferencias profesional.

(4) Otros costos de apoyo: estos apoyos generalmente incluyen publicidad e impresión, etiqueta, servicios de secretaría, transporte y almacenamiento, entretenimiento y atención médica, medios de comunicación, relaciones públicas, etc. Dado que estos apoyos son de naturaleza temporal, si el organizador de la conferencia busca apoyo de estas industrias por separado, el costo puede ser mayor que el precio de mercado. Si se utiliza un proveedor de servicios de conferencias profesional como agente, el organizador de la conferencia recibirá apoyo con relativa rapidez. Precios bajos y servicios profesionales.

Para estos soportes de servicios individuales, el organizador debe especificar los requisitos tanto como sea posible y firmar un acuerdo de servicio por separado.

3. Tarifas de alojamiento

El costo del alojamiento debe ser muy fácil de entender: vale la pena señalar que algunas de las tarifas de alojamiento son precios completos, mientras que otras requieren impuestos gubernamentales adicionales. . El alojamiento puede ser uno de los mayores gastos de una conferencia. Por lo general, puede obtener mejores descuentos buscando proveedores de servicios de exhibición profesionales.

La tarifa normal de alojamiento no solo está relacionada con el estándar de estrellas del hotel, el tipo de habitación y otros factores, sino también con los servicios disponibles en la habitación, como comunicación de larga distancia en la habitación, lavandería, bebidas del minibar, por única vez Tiene que ver con si están abiertos servicios como cambio de ropa para sexo, Internet y provisión de frutas. Los organizadores de la conferencia deberían aclarar los servicios y el alcance de los hoteles que deberían cerrarse o abrirse.

4. Gastos de catering

Los gastos de catering de una reunión pueden ser muy sencillos o muy complicados, dependiendo de las necesidades de la agenda de la reunión y del objetivo de la misma.

(1) Desayuno

El desayuno suele ser tipo buffet. Por supuesto, también se puede tomar en mesa. El coste se calcula en función del número de personas (pero teniendo en cuenta). teniendo en cuenta la particularidad de las cenas de conferencias y la calidad de las materias primas), la preparación, por lo que el número estimado de comensales no debe diferir en más de 15 del número real de comensales, de lo contrario el restaurante tiene motivos para negarse a pagar la cuenta en función del número real número de comensales - y en su lugar cobran según el número reservado)

(2), comida y almuerzo chinos

La comida y el almuerzo chinos son básicamente comidas formales. Se pueden presupuestar para el. número de personas - estilo buffet, o presupuestado en base a mesa - estilo mesa redonda. Si el anfitrión desea comprar el alcohol él mismo en lugar de que el restaurante se lo proporcione, el restaurante puede cobrar una determinada tarifa por servicio.

(3).Bebidas y cargos por servicios

Normalmente, si cenas en el restaurante de un hotel de alta estrella, el restaurante no permitirá que el organizador traiga bebidas del exterior para su consumo. puedes traer bebidas del exterior. Para el consumo, los restaurantes normalmente necesitan agregar cargos por servicio. Cuando se celebran conferencias y banquetes en hoteles de alta estrella, normalmente se añade una tarifa de servicio de unos 15 yuanes al nivel de consumo básico.

(4). Pausa para el té en el lugar

Esta tarifa se presupuesta básicamente en función del número de personas. A la hora de presupuestar se pueden proponer combinaciones de comidas y bebidas para las pausas para el té en diferentes horarios. veces. El precio del café notificado por el organizador generalmente incluye el costo del personal de servicio. Si el organizador requiere servicios fuera del programa, es posible que se requiera un presupuesto adicional. En circunstancias normales, los tipos de pausas para el té se pueden dividir en dos tipos: estilo occidental y estilo chino: el estilo occidental incluye básicamente café, té negro, bocadillos occidentales, frutas, etc., mientras que el estilo chino incluye principalmente agua hervida, té verde o té perfumado, té de frutas, frutas, café, etc. Principalmente frutas y snacks.

(5). Recepción/baile social

De hecho, el presupuesto para una recepción/baile social puede ser más complicado que un banquete aparte siempre que el banquete haya fijado las condiciones. Estándar de comida y escala, el presupuesto es muy simple de calcular. Sin embargo, puede llevar mucho tiempo confirmar el presupuesto, desde el diseño del cóctel/baile hasta el lugar y el soporte del programa:

Equipo audiovisual

A menos que se celebre al aire libre, equipo audiovisual El costo suele ser insignificante. Si hay que hacerlo al aire libre con fines de relaciones públicas, el presupuesto para el equipo audiovisual es más complicado, incluyendo:

●El costo del alquiler del equipo en sí, generalmente calculado diariamente

● El transporte, la instalación y la puesta en servicio del equipo y los costos de soporte para los técnicos de control pueden ser cubiertos por el proveedor de servicios de la exhibición

●Fuentes de sonido, principalmente música de fondo y selecciones de música de entretenimiento. El organizador puede hacerlo. traer el suyo o confiar a un agente

c Actores y programas

d Otros - snacks, frutas y vino mixto

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Gastos varios se refieren a gastos incurridos por algunos arreglos temporales durante la exposición, incluyendo impresión, transporte temporal y carga y descarga, souvenirs, modelos y servicios de etiqueta, accesorios temporales, fax y otras comunicaciones, servicios de entrega urgente, atención médica temporal. , traducción y guías, vehículos comerciales temporales, intercambio, etc. El presupuesto para gastos varios es difícil de planificar y, por lo general, se pueden agregar gastos imprevistos al presupuesto de gastos de la conferencia como una solución flexible.

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre el presupuesto de la exposición y el presupuesto de la conferencia?

El presupuesto de la exposición y el presupuesto de la conferencia tienen los mismos lugares, pero también lugares diferentes——

Los mismos lugares: tasas de alojamiento, tasas de restauración, tasas de inspección de empresas (si existe un plan de inspección).

Diferentes lugares: alquiler del recinto ferial, montaje de la exposición, transporte y almacenamiento de la exposición, pequeña rueda de prensa o cóctel.

Alquiler del recinto ferial: Si la exposición se realiza en un recinto ferial fijo, el presupuesto de alquiler del recinto ferial se suele calcular por stand. El área del stand estándar internacional suele ser de 3mx3m y la altura de la partición es de entre 2,3m y 2,5m. Las instalaciones estándar incluyen focos, sillas, mesas de información y fuentes de alimentación. Los propietarios de salas de exposiciones suelen disponer del siguiente equipamiento en alquiler: stands de exposición, equipos audiovisuales, equipos multimedia, elementos decorativos, pequeñas herramientas de manipulación, etc.

Si la exposición se lleva a cabo en otros lugares públicos (como plazas municipales o instalaciones deportivas, etc.), entonces el presupuesto para el alquiler del lugar es difícil de predecir; generalmente es negociable, se calcula diariamente, el el precio depende del lugar La concentración del flujo de personas está relacionada con el tiempo de exposición (si es un día festivo importante, etc.).

Cómo presupuestar los lugares de la conferencia

Al presupuestar los lugares de la conferencia, se deben considerar los siguientes costos:

Costos de alquiler del lugar de la conferencia

La tarifa de alquiler del lugar de la conferencia es el gasto más grande del costo total del lugar de la conferencia. El costo general está relacionado con la clasificación de estrellas del hotel, el tamaño de la conferencia, la ubicación del lugar de la conferencia, etc. En cuanto a qué tipo de sala de conferencias alquilar, depende de la naturaleza de la conferencia de la empresa.

Por lo general, el alquiler de un local ya incluye algunas instalaciones habituales, como punteros láser, sistemas de sonido, mesas y sillas, podios, pizarras o pizarras, rotuladores con base de aceite, tizas, etc., pero algunas instalaciones no convencionales no están cubiertas, como equipos de proyección, decoraciones temporales, stands de exhibición, etc. Si necesita instalar líneas de discurso fuera del podio, es posible que también se requiera un presupuesto adicional.

2. Tarifas de alquiler de instalaciones para conferencias

Esta parte de la tarifa cubre principalmente el alquiler de algunos equipos especiales, como proyectores, computadoras portátiles, sistemas móviles de interpretación simultánea, sistemas de visualización del lugar y sistemas multimedia, equipos de grabación de video, etc., generalmente debe pagar un depósito de uso determinado al alquilar, y la tarifa de alquiler incluye soporte técnico y tarifas de mantenimiento del equipo. Vale la pena señalar que al alquilar se deben establecer requisitos específicos para diversos parámetros funcionales del equipo, de lo contrario esto puede afectar el desarrollo de la reunión.

3. Costos de decoración del lugar

Si no hay requisitos especiales, los costos generales de decoración del lugar están incluidos en el precio del alquiler del lugar. Si tiene requisitos especiales, debe comunicarse con el lugar para discutir tarifas específicas.

4. Otros costos de apoyo

Estos apoyos generalmente incluyen publicidad e impresión, etiqueta, servicios de secretaría, transporte y almacenamiento, entretenimiento y atención médica, medios de comunicación, relaciones públicas, etc. Dado que estos apoyos son de naturaleza temporal, si el organizador de la conferencia busca apoyo de estas industrias por separado, el costo puede ser mayor que el precio de mercado. Si se utiliza un proveedor de servicios de conferencias profesional como agente, el organizador de la conferencia recibirá apoyo con relativa rapidez. Precios bajos y servicios profesionales.

En cuanto al presupuesto para el lugar de la conferencia y el equipo de apoyo a la conferencia, el organizador debe averiguar si se requieren cargos al inspeccionar el lugar y cuál será el precio si se cobran. Deben especificar los requisitos. tanto como sea posible y firmar un acuerdo por separado con el lugar de celebración.