¿Cómo podemos reducir los gastos de viaje?
Si la gestión de viajes hace esto, realmente no será difícil alcanzar el objetivo de reducción de tarifas en 2023
Cuando analizamos el desarrollo corporativo, no podemos mirar sólo el presente, especialmente para los emprendedores. Quienes valoran el valor a largo plazo, debemos mirar el futuro de la industria con una perspectiva a más largo plazo. Aumentar los ingresos y reducir los gastos, deshacerse de algunos equipajes inútiles para reducir las cargas, luego viajar con poco equipaje y encontrar nuevos puntos de crecimiento para el desarrollo corporativo, este seguirá siendo el tema estratégico de muchas empresas en 2023.
El gasto de los consumidores corporativos, principalmente en viajes, adquisiciones, conferencias y asistencia social, puede parecer pequeño, pero con el tiempo puede generar fácilmente un enorme desperdicio. Con el fin de la epidemia y la rápida recuperación de las empresas, el apoyo a los gastos de viajes corporativos está experimentando un crecimiento significativo. Entonces, ¿cómo gestionar los gastos de viaje en 2023 para que las empresas puedan lograr una reducción real de costos y un aumento de la eficiencia?
Volumen por precio
La adquisición centralizada aumenta el poder de negociación
Para controlar los gastos de viajes corporativos dentro de un rango razonable, primero debemos entender de dónde provienen estos costos. En términos generales, los costos de los viajes de negocios se componen de costos explícitos y costos implícitos.
Los costos explícitos incluyen transporte, alojamiento, reservas de catering, cancelaciones y cambios, y los costos de gestión del departamento financiero. Los costos implícitos incluyen los procesos de comparación manual de precios, aprobación, reembolso y incumplimiento. Si no tienes cuidado, se perderán muchos gastos en uno o más aspectos.
Bajo el modelo de adquisiciones descentralizadas, el volumen de compra de cada proveedor no es grande, por lo que es imposible obtener precios favorables. Las reservas de adquisiciones centralizadas pueden ayudar a las empresas a obtener un mayor poder de negociación y lograr reducciones de costos.
Shengyi Fee Control Cloud integra productos esenciales necesarios para viajes corporativos de acuerdo con las necesidades corporativas y proporciona interfaces de productos estandarizados para boletos de avión, hoteles, automóviles y boletos de tren, que se pueden integrar con varias aerolíneas y hoteles. grupo, plataforma de transporte de automóviles en línea, plataforma de catering, etc. están conectados directamente, lo que tiene un precio más competitivo que el modelo de alojamiento del acuerdo original. Las cotizaciones para el mismo producto se pueden mostrar en la misma dimensión en la plataforma y los empleados pueden comparar completamente los precios al realizar la reserva, controlando así los costos de adquisición desde la fuente.
Evitar el gasto excesivo
La ejecución del presupuesto es más importante que la preparación
Las empresas suelen planificar los costes de consumo corporativo con antelación a través de presupuestos y llevar a cabo deducciones y gestión presupuestaria al reembolsar .
Sin embargo, los presupuestos financieros tradicionales a menudo tienen problemas de demora en el uso de los gastos. Los presupuestos insuficientes se descubren solo después de la presentación de los reembolsos, lo que genera conflictos en la gestión y el control de los gastos, y los gastos a menudo se sobrepasan. debe tener las capacidades desde la preparación del presupuesto hasta la ejecución del presupuesto. Gestión estandarizada de todo el proceso, desde el seguimiento del presupuesto hasta funciones de respuesta flexibles.
A través de Shengyi Fee Control Cloud, el problema de los excesos presupuestarios se ha resuelto bien. Antes de que los empleados corporativos se vayan de viaje de negocios, verifican automáticamente si el monto de su presupuesto es suficiente para reservar el producto de viaje de negocios seleccionado. Si es insuficiente, pueden realizar un control fuerte y débil, agregar presupuesto, finalizar el proceso o asignar el presupuesto. y controlar estrictamente el presupuesto por adelantado.
Después de que los empleados reservan productos de viaje como boletos de avión, hoteles, boletos de tren, automóviles y seguros, el presupuesto se verifica automáticamente y se congela en tiempo real para un control previo al presupuesto. Shengyi Fee Control Cloud admite la aprobación o el pago en línea más allá del presupuesto. Una vez pagado el pedido o completada la compra, se puede transferir al consumo. Los empleados también pueden comprobar el progreso del presupuesto en la plataforma en cualquier momento, conocer sus cuotas personales, controlar los gastos y evitar excesos presupuestarios.
Reglas anticipadas
Los viajes de negocios se basan en evidencia
Fortalecer el cumplimiento es el requisito previo para ahorrar costos de gestión y control de viajes. El cumplimiento de los viajes de negocios incluye el cumplimiento de la materia. Cumplimiento de procesos, cumplimiento de normas, cumplimiento de facturas, cumplimiento de documentos, etc. La encuesta muestra que las empresas chinas consideran el "ahorro de costos" y el "cumplimiento" como indicadores importantes al formular planes de viaje. Si existen riesgos de cumplimiento, incluso si se reducen los costos de reserva y se mejora la eficiencia, las pérdidas de costos de la empresa aumentarán.
Hemos observado en los datos que a través de la plataforma de viajes de negocios, cada regla está integrada antes de cada reserva y consumo, por lo que los empleados prestarán más atención a las reglas preestablecidas cada vez que realicen una reserva o un consumo. Las normas han reducido significativamente el comportamiento pasivo excesivo y se han controlado los gastos de viaje innecesarios debido al cumplimiento de las normas.
Además de controlar solicitudes y reservas, Shengyi Fee Control Cloud también fortalece la verificación del cumplimiento en reembolsos, revisión de facturas y otros aspectos.
Durante el proceso de reembolso, se llevan a cabo una serie de controles de cumplimiento mediante la identificación OCR de las facturas y la verificación de autenticidad, lo que mejora en gran medida la eficiencia y precisión de los informes de los empleados.
Después de enviar el documento de reembolso, la plataforma también puede realizar la verificación de cumplimiento del documento correspondiente según las reglas de verificación preestablecidas para garantizar que todos los datos que pueden ingresar al fin financiero sean razonablemente conformes, logrando así fortalecer el cumplimiento. Ahorre costos de gestión de viajes desde una perspectiva regular.
Mejorar la eficiencia humana
Optimizar al extremo el proceso
Mejorar la gestión de viajes es un proyecto sistemático que involucra antes, durante y después del evento. Durante todo el proceso de procesamiento financiero posterior, a menudo se requiere comunicación repetida entre los departamentos administrativo, comercial y financiero. Para reducir los costos de gestión y control, es necesario mejorar la eficiencia del proceso.
Shengyi Expense Control Cloud está integrado con los sistemas internos relevantes de la empresa. Después de la integración, puede iniciar sesión rápidamente a través de una entrada unificada, solicitar una entrada unificada y facilitar las aprobaciones pendientes, lo que reduce las operaciones y aprobaciones de los empleados. nodos y alinearse con el presupuesto Gestión y control previos relacionados, incluida la integración de escenarios de consumo en línea, gestión y control previos de los estándares de viaje, controlan eficazmente todos los comportamientos excesivos, pago unificado por unidades de compra y empleados dentro del estándar no necesitan fondos por adelantado.
El reembolso extremadamente rápido trae automáticamente los datos del pedido y calcula automáticamente el monto del subsidio. El negocio es de adelante hacia atrás, con solicitudes de antemano, consumo durante el evento y reembolso posterior. Todo el proceso es de circuito cerrado. La revisión financiera también se ha vuelto más sencilla. La plataforma abre cuentas automáticamente, las concilia y las liquida rápidamente. También puede generar directamente datos de contabilidad financiera y enviarlos al sistema de contabilidad financiera corporativa, logrando así una gestión completa del proceso y mejorando la eficiencia. gestión de viajes.
Las finanzas provinciales de Shandong reducirán los gastos de viaje en otro 30%
En el aviso emitido esta vez por Shandong, una de las prioridades es implementar estrictamente la política de reducción de impuestos y tarifas. Reforzar la supervisión de las tasas relacionadas con las empresas y prohibir estrictamente la recaudación de "impuestos y tasas excesivos", tasas de recaudación de impuestos ilegales e ingresos inflados. No debemos imponer cargos arbitrarios para aumentar la carga sobre las empresas debido a contradicciones pendientes entre los ingresos y los gastos fiscales. , y no debe violar las regulaciones sobre ingresos fiscales y otros indicadores de los gobiernos de nivel inferior. Evaluar las clasificaciones para garantizar que las reducciones de impuestos que deben reducirse y las tarifas que deben reducirse se reduzcan en su lugar, para que las empresas puedan realmente disfrutar de las ventajas. dividendos de política.
Materiales de referencia: 1 La red del gobierno chino y las finanzas provinciales de Shandong reducirán aún más los gastos de viaje en un 30 %
2 ¿Shengyi Technology Travel Management hace esto para lograr realmente el objetivo de reducción de tarifas para 2023? No es difícil