Control de gastos de viaje Escuche lo que los administradores financieros tienen que decir
El 24 de junio, se celebró con éxito el Foro de Investigación Digital sobre Control de Gastos de Viajes Empresariales de 2022, centrándose en temas como las tendencias digitales de vanguardia, los puntos débiles de la transformación digital de la industria y la reducción de costos empresariales y la mejora de la eficiencia, 100. Estuvieron presentes destacados líderes empresariales y expertos de la industria. El Partido Comunista de China desató un festín de ideas, y el debate sobre el control de gastos de viaje 4.0 atrajo amplia atención y controversia.
Para presentar mejor la comunicación en el evento de mitad de año sobre control de gastos de viaje, basándose en los discursos de apertura y las preguntas y respuestas interactivas de los invitados en el lugar, compilamos el contenido completo de la innovación y la práctica de El modelo 4.0 para gerentes financieros corporativos y personal administrativo, como líderes empresariales, líderes de TI y líderes de adquisiciones, así como proveedores de servicios de viajes, académicos de la industria y otros profesionales, brindan exploración de vanguardia y esperan trabajar con usted. promover una nueva era en la gestión de viajes de negocios.
Este artículo está escrito en base a los discursos de los invitados. Todos pueden comunicarse y discutir entre bastidores.
01 La gestión de viajes entra en la era 4.0
Todos sabemos que los gastos de viaje son el segundo mayor coste controlable para las empresas, y los puntos débiles de la gestión de gastos de viaje están muy extendidos independientemente de la industria o empresa, pero los servicios de viajes no son todos actividades de viajes corporativos. En el modelo anterior, el lado de los empleados siempre adoptaba el método de que los empleados adelantaran fondos y luego los reembolsaran, y los empleados sufrían de "anticipos de fondos"; el departamento de finanzas a menudo se encontraba en una situación de asimetría de datos y conciliaciones frecuentes, y estaba estancado; el arduo trabajo de la contabilidad repetida; la parte administrativa está cansada de lidiar con diversos problemas informados por los empleados, pero la satisfacción de los empleados con esto no ha "aumentado en todos los barcos" las políticas de gestión de viajes de la empresa y las demandas no se pueden implementar, existe una brecha con el negocio; No se pueden encontrar avances y ideas efectivas en la construcción de la informatización de los viajes. Descubriremos que, en el camino hacia la búsqueda de soluciones, resulta difícil que un único proveedor de servicios resuelva todos los problemas. ¿Cómo podemos evitar que los viajes se conviertan en un problema que afecte a las empresas?
A juzgar por el estado actual de la construcción de la plataforma tecnológica de la empresa, en los modelos originales 2.0 y 3.0, las empresas generalmente firman acuerdos con una o más TMC y pagan tarifas de servicio a las TMC. Para la gestión de los proveedores, la visualización de productos no da prioridad a los productos conectados directamente o autofirmados a las empresas, y existe el riesgo de familiarizarse con ellos. Las reservas y servicios de viajes se encuentran en un modo de salto en lugar de un modelo de plataforma para la adquisición de viajes centralizada. y no se pueden realizar compras con múltiples proveedores. Una vez que se cambia de proveedor, los datos acumulados originales no se conservarán y los costos hundidos y las oportunidades serán altos. La gestión y el control de la desviación estándar lo implementa el proveedor de servicios, y no se implementa la gestión de circuito cerrado de todo el proceso.
Los gastos de viaje son más frecuentes que en otras empresas, y la auditoría suele ser un tema clave. En los últimos años, las empresas de diversas industrias han prestado cada vez más atención a la importancia del control interno en la operación y la gestión, antes. -Los estándares de viaje, las adquisiciones y el control en línea y la optimización posterior al viaje son estándares necesarios para lograr el control interno y el cumplimiento de los gastos de viaje, pero esto no se puede lograr únicamente confiando en el reembolso final. parte de la construcción de un sistema digital de control de gastos.
Imagínese si la gestión de viajes de negocios pudiera lograr: aprobación previa de viajes de negocios, control del presupuesto y la escala del viaje; proceso de reserva de empleados visible, proceso rastreable en tiempo real, sincronización de facturas y cobro automático de facturas; , cancelación automática del reembolso. Con la colaboración hombre-máquina, todo el proceso, desde la solicitud de gastos hasta el reembolso, es automatizado, móvil, eficiente y rápido, entonces, ¿seguirá ocurriendo el fenómeno del incumplimiento de los gastos y el reembolso de los gastos de viaje?
Revisando la historia de desarrollo de toda la industria del control de gastos de viajes y la práctica de gestión de gastos y viajes corporativos, desde el modelo 1.0 de compras fuera de línea, al modelo 2.0 basado en servicios TMC, al control de gastos 3.0. modelo de salto de reembolso, aunque los modelos y tecnologías de gestión y control de viajes corporativos se actualizan e iteran constantemente, el salto a TMC de terceros en el lado del consumidor hace que el escenario de consumo de viajes aún esté fuera del sistema de control de gastos corporativos, lo que dificulta lograr un circuito cerrado de control de gastos hasta el surgimiento del modelo 4.0. Combinar el control de gastos con una integración profunda de los escenarios de consumo de viajes y potenciar la plataforma de control de gastos de viajes con tecnología digital puede realmente resolver los problemas actuales de gestión de viajes de la empresa actual desde la raíz.
Lo que las empresas realmente necesitan es un plan de contratación de viajes científicos, una plataforma completa de ejecución del sistema de control interno y una solución digital de control de costos de proceso completo que cubra antes, durante y después del evento.
02 Travel Expense Control 4.0: El salto de 3.0 a 4.0
Desde la perspectiva del desarrollo de la industria, hay dos factores clave en la actualización de 3.0 a 4.0: uno es integrar en escenarios de consumo integrales e incorporar El sistema de control de gastos recorre todo el proceso antes, durante y después del evento. En segundo lugar, la tecnología inteligente remodela la experiencia humanizada del control de gastos financieros, promoviendo así el ideal corporativo del control de gastos de todos;
A diferencia de un simple sistema de reembolso, el modelo Travel Expense Control 4.0 se basa en la experiencia exitosa de más de 30 industrias y más de 100 empresas líderes, integra de manera creativa y profunda los escenarios de consumo de viajes en el control de gastos y establece un La plataforma de adquisiciones centralizada abierta del proveedor permite la comparación de precios para múltiples suministros de un producto, cumple con los requisitos de cumplimiento del proceso de adquisiciones de la empresa, controla los gastos desde la fuente de consumo y permite que cada empleado participe conscientemente en el control de gastos, formando en última instancia un proceso completo antes, durante y después del evento. Gestión de circuito cerrado de enlace completo.
¿Cuáles son los fundamentos teóricos y las ventajas únicas detrás de la práctica exitosa del modelo Travel Expense Control 4.0 a nivel innovador? Esto es algo sobre lo que muchos expertos sienten curiosidad.
La primera es la comparación de precios: la primera plataforma de control de costos y modelo de plataforma de comparación de precios de compra centralizada de la industria. Muchos fabricantes pueden comparar precios, pero existen diferencias en el grado y la especialización al hacerlo. Tomemos como ejemplo la comparación de precios de boletos aéreos. Es común que las personas muestren todos los datos del boleto aéreo para ver cuánto cuesta este vuelo y cuánto cuesta ese vuelo. Esto es solo una comparación de la misma frecuencia. De hecho, todavía necesitamos comparar precios en la misma dimensión y comparar precios en los mismos vuelos y cabinas. Debido a que puede haber múltiples cotizaciones para una clase de boletos aéreos, como precios del sitio web oficial de la aerolínea, precios especiales del distribuidor, precios negociados por la empresa, etc., no es necesariamente necesario comparar la misma cabina. La comparación de precios también debe tener en cuenta el importe del acuerdo entre la empresa y la aerolínea. Cuando se completa la evaluación del acuerdo, no es el mejor precio ni el mejor final. Algunos controles operativos aquí son muy importantes.
El segundo es un modelo de gestión basado en tipos, líneas y escenarios. La gestión de gastos es un negocio altamente profesional que abarca las tres áreas principales de negocios, finanzas e impuestos. Muchos software están diseñados desde una perspectiva financiera. Los empleados deben seleccionar cuentas contables al usarlos. También deben seleccionar a qué cuenta especial pertenece el gasto al reembolsar y completar el número de cuenta y la información bancaria. Pero no todos los empleados conocen conocimientos financieros profesionales, por lo que siempre les resulta difícil utilizarlos.
Para este problema, finalmente resumimos un modelo de gestión basado en el tipo de negocio, establecemos el alcance aplicable, la plantilla de formulario, el proceso de revisión y el reembolso escolar del negocio en un bar. -Como reglas de verificación, reglas de pago y configuración de presupuesto, estándares de tarifas, plantillas de tarifas y consultas, y reglas de control de reservas. Después de que la empresa proporcione el tipo de negocio, su tipo de gastos y las cuentas contables, el sistema puede configurarlos automáticamente. Los empleados solo necesitan pasar por diferentes procesos según lo que sucedió, y el departamento de finanzas no necesita preocuparse por si los tipos de gastos son correctos. y se han recopilado cuentas contables, fáciles de entender y fáciles de usar.
Este es también el tercer punto de la innovación. Se basa en el pensamiento de gestión integral de la gestión empresarial, en lugar de simplemente crear un sistema de reembolso. No solo considera los aspectos financieros, sino que también considera los aspectos. exigencias de la gestión empresarial, y las finanzas son sólo uno de ellos.
Materiales de referencia: ¿Baijiahao? Perspectivas de la industria | Innovación digital y práctica del modelo 4.0 de control de gastos de viaje.