Procedimientos de organización de reuniones ordinarias

1. Preparación antes de la reunión

1. Determinar si la reunión es necesaria. ¿Se pueden abordar más eficazmente de otras maneras las cuestiones que se abordarán en la reunión?

2. Determinar el propósito de la reunión. ¿Qué resultados quieres lograr? ¿Qué decisión se tomará en la reunión? ¿Cuál es su plan de acción para lograr?

3. Elaborar una agenda. Enumere los elementos relevantes para el propósito de la reunión. Clasificar proyectos según su importancia. Artículos relacionados con el grupo.

Limitar el tiempo de negociación de cada proyecto.

4. Reúna toda la información relevante sobre los temas discutidos en la reunión. Si es demasiado largo, extraiga los puntos clave.

5. Antes de la reunión, distribuir la agenda de la reunión y los documentos de clasificación entre los participantes.

6. Limitar los participantes en función de los temas a tratar.

7. Con motivo de la reunión formal, verifique si hay alguna información nueva. Si es así, cuéntanoslo brevemente.

Dos. Servicios durante la reunión

3. Trabajo posterior a la reunión

1. Distribuir el acta de la reunión entre los que asistieron y los que no asistieron. Las actas de las reuniones deben ser precisas. Las decisiones tomadas en la reunión deben enfatizar el compromiso con la acción.

Nombre del responsable, tiempo, estándares. Indique la fecha y hora de la próxima reunión.

2. Supervisar e inspeccionar la implementación según el cumplimiento de los requisitos.

Proceso de recepción de la conferencia 23

Trabajo previo a la conferencia:

1. Negociar con el organizador de la conferencia.

2. Proporcionar planes de planificación de recepción de conferencias y cotizaciones a los organizadores de la conferencia.

3. Invitar al organizador de la conferencia a realizar una inspección in situ del lugar de la conferencia.

4. Confirme el plan de recepción de la conferencia con el organizador de la conferencia.

5. Firmar un contrato estándar de recepción de conferencias con el organizador de la conferencia.

6. Confirme que el organizador de la conferencia haya pagado el depósito de la conferencia por adelantado.

7. Desarrollar estándares de servicio del personal de conferencias y manual de recepción de conferencias antes de la reunión.

8. Preparar los materiales de la reunión. (Incluyendo invitaciones a líderes relevantes, medios de comunicación, comunicados de prensa, materiales de recepción, servicios comerciales y etiqueta de relaciones públicas para apoyar la reunión,

servicios de traducción, comunicación y secretaría).

Trabajando en la reunión:

9. Aeropuertos, terminales y estaciones: Según las necesidades, hay personas dedicadas y autos especiales para recogerlo en lotes y períodos de tiempo.

10. Sitio del hotel de la conferencia: El secretario de la conferencia distribuye los materiales de la conferencia y recibe a los visitantes.

11. El secretario de la conferencia debe ayudar en el diseño del lugar y los servicios de la conferencia.

12. El secretario de la conferencia ayuda al equipo de la conferencia a confirmar y asignar salas durante la recepción de la conferencia (check-in), confirmar salas VIP y organizar y registrar información relevante. Ayude a llevar la puntuación

Envíe regalos y frutas de la conferencia a la sala.

13. Confirmar horario de comida, menú, normas, formato, bebidas, mesas primarias y secundarias y demás disposiciones relacionadas.

14. Confirmar con antelación los artículos de entretenimiento, lugares de entretenimiento, consumos y formas de pago de los representantes de la reunión (clientes).

15. Confirmar los arreglos de comida, alojamiento, transporte, viaje, compras y entretenimiento proporcionados por la compañía de viajes para la conferencia (horario, guía del auto comedor, etc.)

Disposición).

16. Confirmar y velar por las labores de seguridad como antirrobo y extinción de incendios en el recinto, así como la seguridad personal, patrimonial y material de los representantes durante la reunión.

17. Confirmar los arreglos y la recepción de los invitados especiales (incluidos líderes, representantes de minorías étnicas, invitados distinguidos, representantes de personas con discapacidad y sus familias, etc.). ).

18. Coordinar los arreglos de transporte durante la reunión.

19. Gestionar los servicios encomendados como billetes de transporte para el viaje de regreso y otros viajes de los delegados de la conferencia.

Trabajo posterior a la reunión:

20. Resumen y evaluación de los servicios del congreso, retroalimentación y procesamiento de las opiniones de los delegados del congreso.

21. Materiales de reuniones, discursos de liderazgo, discursos representativos, resúmenes de noticias e impresión de libretas de direcciones representativas.

22. Liquidación de honorarios con el organizador del congreso.

23. Adiós a las obras representativas.