Cómo organizar una reunión anual exitosa
Cómo organizar una reunión anual exitosa 1 Hay cinco elementos que primero debemos determinar: presupuesto, número de personas, composición de los participantes, temas principales de la reunión y tiempo de la reunión. Estos cinco elementos principales implican una serie de decisiones como la selección de la ubicación, el hotel, los planes de comidas, los obsequios y la organización de actividades a lo largo de todo el proceso de organización de la reunión anual. El establecimiento del proyecto no es el alcance de nuestra discusión aquí, pero si es un recién llegado, puede verificar los registros de trabajo de años anteriores después de hacerse cargo del trabajo administrativo para que pueda prepararse para un día lluvioso. Al formular el presupuesto, considere principalmente el transporte, el alojamiento, el catering, las tarifas de la conferencia y los obsequios. Algunas reuniones anuales también aumentarán el presupuesto de viaje después de la reunión.
Elegir un agente de conferencias es una forma cómoda y fiable de organizar su reunión anual.
En primer lugar, puedes ahorrar tu presupuesto y hacer más con el mismo dinero.
¿No puedes entender? Es necesario comprender el sistema de precios del hotel. En términos generales, los precios de los hoteles se pueden dividir en cinco grados, de mayor a menor: precio minorista, precio de descuento en recepción, precio de empresa comercial, precio de grupo de conferencias y precio de grupo turístico. Esta es la razón por la que algunos internautas se quejan de que reservar lugares y habitaciones directamente en los hoteles es más caro que cotizar a través de empresas de conferencias. Todas las demás líneas son como una montaña y existen muchas técnicas operativas que los forasteros no conocen.
En segundo lugar, puede ahorrar tiempo y simplificar el proceso de operación.
Los agentes expositores profesionales están familiarizados con los espacios y servicios que ofrece el hotel. Basándose en los cinco elementos clave de la organización de su reunión anual, pueden recomendarle rápidamente un lugar adecuado para usted. Si la agencia de conferencias que elija tiene experiencia, debería poder darle rápidamente un presupuesto preliminar para su referencia.
En tercer lugar, coordinar mejor las relaciones hoteleras para garantizar el buen desarrollo de la reunión.
La organización e implementación de la reunión anual es un proceso de servicio tedioso y un proyecto sistemático que requiere mucha coordinación. La experiencia operativa del agente de conferencias y la buena cooperación con el hotel de conferencias son muy importantes.
Por ejemplo, CHECK IN, según las normas del hotel, los huéspedes solo pueden realizar el check-in después de las 14:00 p.m., especialmente durante la temporada alta de turismo (para Shanghai, es de marzo a mayo y de septiembre a 165438 de octubre). . Si su 'evento de reunión' tiene una gran cantidad de personas (por ejemplo, la cantidad de habitaciones utilizadas supera las 100), una gran cantidad de invitados no podrán registrarse después de llegar al hotel. En este momento, la agencia de conferencias necesita utilizar contactos para coordinar con varios departamentos del hotel (recepción, conserjería, limpieza, etc.). ) para solucionar el problema del check-in. O al configurar el lugar, debe coordinarse con el departamento de ingeniería del hotel, el salón de banquetes y el departamento de seguridad. Sin la cooperación de la empresa de la conferencia, el organizador aumentará la dificultad.
Cómo organizar una reunión anual exitosa, Parte 2 Al determinar el plan, primero debe organizar razonablemente los temas centrales de este evento en la agenda de la reunión. El lugar principal, la construcción del escenario y el fondo, la selección del programa, el menú, la sala, la recogida y devolución y los viajes posteriores a la conferencia son las siete áreas que necesitan mayor atención en este enlace. El siguiente paso es confirmar los detalles de implementación. En primer lugar, crear un cronograma de trabajo, que es un medio eficaz para mejorar la eficiencia y garantizar el buen progreso de las actividades. El contenido de la hoja de trabajo debe incluir los siguientes aspectos:
1. Invitar a personas VIP y confirmar el itinerario;
2. Completar el diseño del escenario, la construcción del lugar, la iluminación y el diseño de sonido. p>
3. Preparar la documentación y los materiales de la reunión;
4. Lista de asignación de salones;
5. Comida (menú, recetas, mesa principal, tarjetas de mesa);
p >6. Arreglos de transporte;
7. Persona a cargo e información de contacto;
8. Calendario de pagos para varios depósitos;
9. Invitación y confirmación de los artistas intérpretes;
10. Obsequios, ramilletes, carteles, insignias;
11. Producción y presentación de fotografías y materiales de video de la conferencia.
Al comprobar el trabajo de preparación, la atención se centra en si las actividades relevantes en torno al propósito de la reunión anual, las figuras importantes y los temas centrales son lo suficientemente ricos y destacados.
Deje que sus patrocinadores roben el protagonismo en su reunión anual con clientes y perderá más de lo que gana.
En el proceso de liquidación, la clave es designar previamente a una persona para que firme la factura en cada punto de consumo del hotel para su confirmación durante el evento. Por ejemplo, el número de personas que comen en el buffet, el tiempo y kilometraje del coche, los cargos de lavandería y de larga distancia, los cargos de Internet, las bebidas, el consumo en el lobby bar, el consumo en el minibar, el número de personas en el pausa para el café de la conferencia, etc. En términos generales, todas las reservas de hotel requieren un número garantizado de personas, y los hoteles pueden manejarlo de manera flexible dentro del rango de 5 a 10 números esperados de personas.
El informe resumido después de la reunión final debe incluir si el evento logró el propósito esperado, ejecución del presupuesto, evaluación del servicio del agente de conferencias, deficiencias existentes y sugerencias.