¿Cómo lograr un control presupuestario y un reembolso de gastos razonables?

En una empresa, el equipo comercial pertenece al departamento de primera línea y los resultados del trabajo del equipo afectan directamente los ingresos de la empresa. En el proceso de desarrollo empresarial, se incurrirá en gastos de transporte, gastos de viaje, gastos de entretenimiento empresarial y otros gastos. Estoy acostumbrado a clasificar estos gastos como gastos de desarrollo empresarial.

Cuando se realizan negocios, inevitablemente se incurrirá en gastos de desarrollo empresarial, pero gastarlos no necesariamente conduce a un aumento de los ingresos; Esto causará un problema: al formular presupuestos o indicadores relacionados con el desempeño, la cantidad de gastos de desarrollo empresarial se vuelve difícil de controlar. Demasiado alto o demasiado bajo tendrá un impacto negativo en el desarrollo empresarial.

Una situación a la que nos enfrentamos a menudo es que se han gastado todos los gastos de desarrollo empresarial, pero el rendimiento no se ha completado. Si acude al responsable del departamento comercial y le pregunta por qué, le obtendrá varias razones. Pero no importa qué razones "legítimas" se den para explicarlo, los gastos ya se han incurrido y las ganancias de la empresa inevitablemente se verán afectadas.

Por lo tanto, desde la perspectiva de la gestión financiera y el control interno, debemos encontrar formas de evitar que los gastos de expansión empresarial se salgan de control, garantizar que los gastos sean suficientes para respaldar el desarrollo empresarial y evitar la extravagancia y el despilfarro. que tendrá un impacto negativo en las ganancias.

Determinar el departamento de reembolso y los rangos de empleados

Determinar el departamento de reembolso es en realidad confirmar el departamento responsable de los indicadores comerciales de la empresa. La ocurrencia de gastos de desarrollo comercial está relacionada con los ingresos de la empresa, por lo que el departamento responsable de los indicadores de ingresos debe ser el principal departamento de generación y reembolso de gastos. Otros departamentos también incurrirán en ciertos gastos, pero el monto generalmente no es muy grande.

Para dar un ejemplo simple, durante el proceso de desarrollo comercial, los departamentos comerciales incurrirán en gastos de entretenimiento comercial al comunicarse con los clientes. Otros departamentos también tendrán ciertas necesidades comerciales, como el departamento de finanzas entretener a los auditores, etc. pero estos son todos gastos esporádicos y ciertamente no excederán el monto total reembolsado por el departamento comercial. Algunos departamentos, como el departamento técnico, rara vez tienen contacto y comunicación externos y, por lo general, no reembolsan los gastos de entretenimiento comercial.

Por lo tanto, determinar el departamento de reembolso es la división de las responsabilidades del departamento y también es el proceso de asignación de los recursos limitados de la empresa. Los departamentos responsables de los indicadores comerciales asignarán más recursos, mientras que algunos departamentos asignarán menos recursos. Ni siquiera asignar recursos. Si la división de responsabilidades entre departamentos no está clara, lo más probable es que el reembolso de gastos se salga de control, lo que provocará un desperdicio de recursos y una reducción de las ganancias corporativas.

A continuación, es necesario dividir las filas de empleados. La complejidad de la división de rangos variará según el tamaño del personal de la empresa y la situación real.

Las pequeñas y medianas empresas solo se pueden dividir en niveles como jefes de departamento, supervisores y especialistas, mientras que las grandes empresas se dividirán en secuencias de gestión y secuencias profesionales según las rutas de desarrollo, y se dividen diferentes secuencias. Además, se divide en rangos según diferentes condiciones.

Los diferentes rangos tienen diferentes contenidos de trabajo y alcance de trabajo. En el departamento comercial, el personal comercial con rangos más altos será responsable de clientes más importantes. Han acumulado más tiempo en la industria y pueden expandirse más. cuantos más recursos tenga el cliente, mayor será la cantidad de gastos de desarrollo empresarial necesarios; mientras que el personal empresarial de bajo nivel puede estar llevando a cabo proyectos en la etapa final o pequeños clientes, y la cantidad de gastos de desarrollo empresarial necesarios es limitada.

La división de rangos puede ayudarnos aún más a asignar recursos para garantizar que se inclinen hacia áreas que puedan generar más ingresos y ganancias para la empresa.

Desarrollar estándares y procesos de reembolso

La división clara de las responsabilidades del departamento puede ayudarnos a desarrollar un proceso de reembolso claro ¿Quién puede reembolsar? ¿Quién lo aprobará? Está claro cómo se transfieren los documentos de reembolso entre los distintos departamentos antes de su confirmación final.

Al determinar qué departamentos y personal deben aprobar el proceso, también es necesario aclarar qué elementos son aprobados específicamente por cada departamento. El departamento comercial aprobará la necesidad y autenticidad del reembolso, y el departamento financiero revisará la integridad de los documentos y la exactitud de los datos para evaluar si se exceden los estándares. Si las responsabilidades de cada departamento en el proceso de aprobación no están claras, el proceso se convertirá en una formalidad y no habrá forma de garantizar que el resultado final se base en hechos reales del negocio.

Los estándares de reembolso se pueden determinar en función de las condiciones comerciales y los rangos de los empleados. Por ejemplo, el límite superior mensual para los gastos de transporte se puede determinar según los diferentes departamentos y rangos. Por ejemplo, el límite superior mensual para los gastos de transporte reembolsados ​​por el director comercial es de 1000 yuanes, el límite superior para el reembolso de ventas senior es de 800 yuanes. y el límite superior para el reembolso de las ventas junior es de 500 yuanes. Los gastos de entretenimiento empresarial se pueden controlar añadiendo un límite superior único sobre la base de la cuota mensual. Por ejemplo, el límite superior del reembolso mensual de gastos de entretenimiento empresarial para ventas anticipadas es de 4.000 yuanes, si un solo gasto de entretenimiento empresarial supera los 2.000 yuanes. Se requerirá personal de aprobación. Los gastos de viaje se pueden controlar en función de la escala de la ciudad donde se realiza el viaje de negocios. Los gastos de viaje y alojamiento en las ciudades de primer y segundo nivel son bastante diferentes de los de las ciudades de tercer y cuarto nivel. El tipo de reembolso se puede determinar en función del nivel de consumo medio de la ciudad.

Las normas de reembolso también transmitirán una cultura corporativa y guiarán el trabajo diario de los empleados, pero la premisa es que la dirección debe predicar con el ejemplo. Si la gerencia mantiene un estilo simple, no desperdicia demasiado cuando viaja por negocios y no elige hoteles y boletos de avión caros, esto se transmitirá a varios departamentos como un estándar implícito, formando un simple atmósfera dentro de la empresa, lo que evitará en gran medida la extravagancia y el desperdicio hasta cierto punto.

Evaluar la racionalidad del costo total

El monto total de los gastos de desarrollo empresarial generalmente está controlado por el presupuesto, y los resultados de la ejecución presupuestaria estarán directamente vinculados a los indicadores de evaluación del desempeño. La ventaja de esto es que los intereses de la empresa están vinculados a los intereses personales. Los malos resultados en la ejecución del presupuesto significan que no se pueden alcanzar los objetivos de desempeño, lo que afecta las bonificaciones personales y llama la atención de todos sobre la gestión del presupuesto y la evaluación del desempeño.

Si desea que el presupuesto se implemente sin problemas, debe evaluar si los montos del presupuesto son razonables, especialmente para los gastos de expansión comercial. El presupuesto es demasiado flexible y la cuota de gastos de desarrollo empresarial es demasiado alta. La cuota restante generalmente no se transfiere al año siguiente, por lo que cada departamento hará todo lo posible para agotar la cuota este año, lo que fácilmente puede generar extravagancia y gastos. despilfarro y también conducen al fraude. Si el presupuesto es demasiado ajustado, el departamento comercial quedará atrapado en actividades comerciales y excesivamente restringido por el presupuesto, lo que afectará el desarrollo empresarial y también enviará un mensaje negativo.

Si la cuota es razonable, verifique la relación entre diversos gastos e ingresos. Esta relación no será fija. Un aumento de ingresos de 15 no significa que los gastos de desarrollo empresarial también aumentarán en 15, sino la relación. Necesita ser controlado dentro de un cierto rango. Este cálculo de proporción también puede dividir la estructura de ingresos, como los ingresos existentes y los ingresos incrementales. En circunstancias normales, la tarifa de desarrollo empresarial gastada para mantener el inventario será menor que el costo de desarrollar nuevos clientes, por lo que las proporciones se pueden formular por separado. control. También se puede dividir según diferentes líneas de negocio. Cada línea de negocio confirmará la proporción por separado según las condiciones históricas y, finalmente, se obtendrá la tarifa total de expansión del negocio.

También se puede confirmar basándose en el número promedio. Por ejemplo, hay 10 vendedores senior y la tarifa promedio de desarrollo comercial es de 3000 yuanes al mes. Hay 5 vendedores junior y la tarifa promedio de desarrollo comercial es. 1.000 yuanes al mes. El total es 35.000 yuanes al mes. Este simple cálculo es adecuado para nuevas empresas o nuevas empresas que recién están comenzando. Debido a que el negocio aún no se ha desarrollado completamente y hay poca gente, se puede utilizar este método simple. Pero cuando el negocio comienza a madurar, los resultados calculados con este método son demasiado aproximados y difíciles de controlar.

Fortalecer la aprobación del reembolso de gastos

Sobre la base de determinar el proceso de reembolso de gastos y aclarar las responsabilidades de cada departamento y los puntos clave para la aprobación, el Departamento de Finanzas debe pagar más atención a la racionalidad de la ocurrencia de gastos y la coordinación entre departamentos, perfeccionamiento del proyecto.

Lo más básico para el reembolso de gastos es revisar la autenticidad e integridad de las facturas adjuntas. Los conceptos mostrados en las facturas deben ser consistentes con los conceptos de reembolso. En circunstancias especiales, existirán facturas sustitutas. como algunos gastos esporádicos sin facturas, reembolso Utilice otras facturas para reemplazarlas. Este tipo de situación debe evitarse en la medida de lo posible. Si no se puede evitar, es necesario controlar el monto. También es necesario especificar el rango de facturas que se pueden utilizar para reemplazar facturas. Los documentos que deben presentarse como archivos adjuntos para el reembolso se pueden anunciar claramente directamente en el sistema de reembolso de gastos para facilitar las consultas de varios departamentos.

La persona que solicita el reembolso debe indicar en el proceso el motivo del gasto e identificar claramente el proyecto o cliente al que pertenece. Si se trata de reparto entre dos departamentos, lo mejor es indicarlo directamente. En el proceso de reembolso para evitar disputas posteriores entre departamentos surgió una disputa sobre el monto a compartir.

Estos elementos explicativos afectarán la exactitud y precisión de la contabilidad financiera, lo que a su vez afectará la ejecución del control presupuestario y el desarrollo del análisis financiero.

Habrá algunas excepciones en el desarrollo empresarial real. No podemos evitar ni prohibir la ocurrencia de estos asuntos. Podemos estipular los procedimientos de aprobación de excepciones en el sistema, adoptar un enfoque uno por uno. realizar aprobaciones por separado y confirmar si se puede realizar el reembolso.

Gestión centralizada de algunos gastos

En la gestión y el control del presupuesto, puede considerar utilizar la gestión centralizada para descentralizar el poder departamental y crear supervisión y controles y equilibrios entre departamentos. Por ejemplo, parte de los gastos de entretenimiento empresarial será la compra de obsequios entregados a clientes importantes durante las vacaciones. En comparación con las adquisiciones separadas por parte de varios departamentos, las adquisiciones unificadas por parte del departamento administrativo darán como resultado precios más favorables debido a los efectos de escala. Al mismo tiempo, el departamento administrativo revisa y controla la cantidad y el precio unitario de los obsequios, lo que puede minimizar los riesgos y los costos de adquisición.

Además, actualmente existen algunas plataformas en las que se pueden abrir cuentas corporativas y lograr el control asignando cuotas a diferentes departamentos y personal. Por ejemplo, en la empresa Didi, el departamento administrativo configura y asigna cuentas y cuotas. Los empleados utilizan la empresa Didi para tomar taxis. El departamento administrativo solicita la facturación y exporta los detalles de uso todos los meses para facilitar la contabilidad financiera. Esto no sólo facilita el departamento comercial, sino que también fortalece el control y gestión de los gastos de transporte.

Liberación por lotes de cuota de gastos

La peor situación provocada por gastos fuera de control es que en un determinado mes del año se ha consumido toda la cuota de gastos, pero el el desempeño está muy rezagado, lejos de cumplir con los estándares, esta situación causará pérdidas a la empresa y también significará que la gestión financiera fracase.

Para evitar esta situación, puedes considerar liberar el límite de tarifas en lotes. Por ejemplo, algunos gastos se han reducido del control anual original al control trimestral. Por ejemplo, los gastos de viaje, con un presupuesto anual de 500.000 yuanes, se controlaban originalmente anualmente, siempre que el presupuesto no exceda el límite, se pueden reembolsar. Sin embargo, para evitar situaciones extremas, se puede controlar trimestralmente. El límite presupuestario para cada trimestre es el monto acumulado actual. Esto puede evitar la situación de adelantar la cuota del siguiente trimestre en el trimestre actual.

También puede considerar liberar gradualmente la cuota presupuestaria de acuerdo con el estado de finalización del desempeño. Cuando se complete el desempeño trimestral, se liberará toda la cuota presupuestaria del presupuesto de desarrollo comercial para el próximo trimestre. en el trimestre actual, la cuota solo se puede liberar de acuerdo con el índice de finalización. Esto también puede evitar situaciones extremas.

El método de control específico se puede disponer según el modelo de negocio y las condiciones operativas de la empresa. El requisito previo para liberar la cuota en lotes es el seguimiento y la comunicación de la ejecución presupuestaria. El Departamento de Finanzas necesita sincronizar la información actual de ejecución presupuestaria con los departamentos correspondientes para informar a cada departamento sobre sus problemas actuales para que puedan mejorarse. Al mismo tiempo, también es necesaria una revisión de mitad de año para considerar si es necesario ajustar la estrategia presupuestaria general de acuerdo con la situación actual.

El control de los departamentos comerciales no debe ser demasiado laxo. Un entorno de gestión demasiado laxo generará comportamientos negativos que afecten las operaciones comerciales, mientras que una gestión demasiado estricta provocará un flujo de información lento, burocracia, mala comunicación, etc. lo que afectará el desarrollo empresarial.

La rigurosidad de la gestión debe determinarse en función de la etapa de desarrollo actual, las características de la industria y el modelo de negocio de la empresa. Sin embargo, desde una perspectiva financiera, ya sea que la gestión sea flexible o estricta, el resultado final de las finanzas. debe garantizarse, es decir, la veracidad, exactitud, puntualidad, integridad y cumplimiento legal de los datos financieros de las operaciones comerciales.

Algunas reflexiones después del final: Al formular el presupuesto cada año, siempre negociamos con el departamento comercial los gastos de viaje, transporte y entretenimiento comercial. Estos gastos son básicamente reembolsados ​​por los empleados. A diferencia de los pagos al público, esta parte es también la que tiene más probabilidades de salirse de control. Por lo tanto, al gestionar, las finanzas deben controlar los riesgos clave y al mismo tiempo garantizar un desarrollo empresarial fluido. De esta manera, no se puede utilizar un método único, un enfoque simple y tosco que sirva para todos, y se deben realizar ajustes más flexibles en función de las condiciones reales.