Cómo ahorrar costes de conferencias

Cualquier trabajo irá acompañado de un determinado consumo de mano de obra y recursos materiales, como por ejemplo una empresa que realiza una rueda de prensa. A medida que el ritmo de las reuniones se vuelve cada vez más ajustado, cómo reducir los presupuestos de las reuniones y mejorar la eficiencia de las mismas se ha convertido en una de las prioridades de todo el personal de reuniones.

En primer lugar, el tiempo es oro

Si la fecha de la reunión es flexible, nueve de cada diez veces te ahorrarás dinero. Considere los períodos pico y bajo del negocio hotelero semanal y anualmente para identificar los períodos pico con los que el hotel debe "lidiar".

En segundo lugar, comuníquese abiertamente

Para comprender qué es lo más importante para su reunión, haga una lista de prioridades. En su propuesta de demanda, dígale clara y directamente a la otra parte cuál cree que es la condición más importante y haga de esta condición uno de los contenidos de la oferta.

"Si el proveedor tarda mucho en responder o dice que no puede cooperar con usted, debe continuar comunicándose con él. Deben comprender los antecedentes de su empresa antes de poder hacer negocios con usted". dijo Meister.

En tercer lugar, busque puntos de valor

Durante las crisis económicas, el número de reuniones cae drásticamente y las reuniones a menudo se cancelan. En este momento es necesario buscar las condiciones preferenciales del hotel. No temas preguntar qué tipo de ofertas puede ofrecer la otra persona. "Y su representante de ventas no necesariamente tiene que conseguir que la otra persona acepte todos los términos, porque esos términos a menudo son sólo ilusiones a nivel de empresa".

En cuarto lugar, observe más de cerca satisfacción de la reunión

Uso Coloque un microscopio en la reunión y observe cualquier detalle que no contribuya directamente a la satisfacción de la reunión o a la experiencia de los asistentes. Algunos participantes señalaron que se podría ahorrar dinero simplemente haciendo que la gente dejara de usar agua embotellada. En una conferencia que duró tres días, el planificador de conferencias de una asociación dijo con orgullo que eliminar el suministro de agua embotellada le ahorró 67.000 dólares. Otra estrategia más: aumentar los premios de viaje aumentando el nivel de alojamiento o posconferencia para los ganadores es combinar incentivos de desempeño con el presupuesto de la conferencia.

5. Elige el lugar de encuentro con un propósito.

El lugar de la reunión y las actividades programadas deben coincidir con los objetivos de la empresa. Las cómodas actividades físicas para los altos directivos son mejores que los tradicionales viajes de vacaciones, y el ecoturismo y las actividades de voluntariado se están convirtiendo en las expectativas de todos.

Sí. "Pero la gente ya no quiere fabricar bicicletas", afirmó Meister. "Build a Bike" se refiere a aquellos eventos que se limitan a las salas de conferencias del hotel. Los participantes disfrutan ser parte de los lugares que visitan, dijo. Estar atento a los tipos de cambio es otra razón

Una forma de elegir el lugar de tu reunión con un propósito. Meester recordó que hay muchos destinos exóticos, como América del Sur, África y Asia, que son asequibles y rentables.

6. Compra a la carta

A la hora de negociar las condiciones, algunos bienes de consumo, como el café durante las reuniones, el consumo en el bar, etc., deben calcularse en función del número de personas. Un participante señaló que si comes sobras, recuerda que son tuyas. Pidió el resto del desayuno.

Parte de la comida se sirve durante el descanso de la mañana, mientras que el resto de los postres se utilizan para el banquete de la noche. Otro truco: los hoteles suelen tener salas donde se guarda el utilería. Pregunte si hay espacio para su reunión o banquete.

Cosas enojadas, tal vez puedas usar estos accesorios de forma económica o gratuita.

7. Presta atención a la distancia.

Hay muchos hoteles y restaurantes nuevos en el país que son suficientes para satisfacer a sus asistentes y recompensar a los participantes del viaje. Elegir la ubicación más cercana para evitar la incomodidad del desfase horario también puede mantener vibrante la economía nacional, dijo Mester.

8. Pruebe soluciones de embalaje

Mester señaló que "el número de hoteles que ofrecen precios de paquetes de servicio completo ha aumentado mucho este año, lo que permite a los clientes predecir el coste". El planificador de reuniones recordó a todos que es importante visitar el hotel usted mismo para comprender qué servicios están incluidos en el paquete y cuáles no.

9. Preste atención a las conferencias en cruceros

Los métodos de control presupuestario para las conferencias en cruceros y los hoteles con paquetes de servicio completo son similares. Si paga en dólares estadounidenses, una conferencia en crucero puede brindarle el disfrute de un viaje internacional. Es perfecto para llevar a su cónyuge u otros familiares a dicha conferencia.

X. Garantía de tipo de cambio

Pagar un depósito para una conferencia internacional por adelantado garantiza que el presupuesto no se vea afectado por la inflación o las fluctuaciones monetarias. "Nuestros proveedores internacionales han estado dispuestos a fijar el tipo de cambio y yo estoy dispuesto a aceptarlo", afirmó Mester.