Cómo prepararse para una reunión

El siguiente contenido es una recopilación del contenido compartido por el director de marketing de Xinbang, Li Tienan, en el salón fuera de línea de la línea de eventos "Marca y operación de la Cumbre de las Mil Personas". Parte del contenido es coloquial.

Presentación del participante:

Li Tienan, director de marketing de Xinbang, se unió a Xinbang en 2014 y actualmente es responsable del proyecto Xinbang Market, Xinbang Academy, Xinbang Conference, Xinbang National Tour, etc. Tiene una investigación en profundidad sobre nuevos medios y es bueno en operaciones de nuevos medios, videos cortos, transmisión en vivo de comercio electrónico y otros campos.

Organización de contenido: fila de eventos

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Sea un visionario a largo plazo y encuentre formas de experimentar a toda la audiencia en cada evento, experiencia de invitados y experiencia de socios, para lograr lo último. En el proceso de hacer continuamente, acumularemos el boca a boca y luego se formará una cierta conciencia en toda la industria. Después de actividades de producción continua, continuaremos creando vínculos con este grupo de personas a través de actividades. Y acumule energía potencial lentamente. Una vez acumulada la energía potencial, el boca a boca aumentará lentamente. Con el largo plazo, la producción de valor y el interés compuesto en el tiempo, desbloqueará emoción y alegría.

¡El proceso de la actividad se divide principalmente en seis pasos! Investigación de mercado - establecimiento de eventos - preparación de eventos - promoción y reclutamiento - ejecución de eventos - revisión de eventos.

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1. Marco de actividad

1 Propósito de la actividad

Esto es lo más importante antes. haciendo la actividad Pregunta, ¿por qué debería hacer esta actividad?

1) Potenciar la influencia y fortalecer la marca.

2) Publicación de políticas, como la Conferencia de Vitalidad de Toutiao, la Conferencia de Fotosíntesis de Kuaishou, etc.

3) Las empresas de ventas y marketing tienen un proceso de reunión estandarizado. No existen requisitos estrictos para la densidad de información de la reunión, pero enfatizan la movilización del ambiente y tienen indicadores KPI.

2. Investigación de mercado

Este aspecto es relativamente simple ya que estamos realizando actividades en esta industria, debemos poder llegar a algunas personas en esta industria, por lo que es mejor. hacerlo cara a cara, o mediante chat en línea, o mediante cuestionarios, o preguntando a algunos antiguos empleados de la empresa, o observando la competencia en la misma industria y las actividades de los productos competidores, básicamente podemos sacar conclusiones. Puede verificar esta conclusión y comprenderá las necesidades del usuario y la dirección de la actividad.

3. Determina los límites

Si quieres entender por qué quieres realizar esta actividad, básicamente tienes un mapa aproximado en tu mente.

Empiece desde ahora y trabaje hacia atrás para estimar cuánto tiempo llevará el ciclo de preparación para este evento. Por ejemplo, tomará 30 días desde la situación actual, trabaje hacia atrás 30 días para ver si debería ser así. Se colocan a mitad de semana o en fin de semana ¿Quién puede decidir si hacer media jornada o jornada completa y el tipo de actividad? ¿Quién escuchará? ¿Cuál es el propósito de esta actividad? Básicamente, hay un retrato general vago. En este momento, no está conectado con precisión con el individuo, pero sé qué tipo de etiqueta probablemente tiene y a través de qué tipo de canales se puede llegar a él.

¡Al mismo tiempo, los límites son importantes! Traza algunas direcciones y sabe qué se puede y qué no se puede utilizar.

1) El presupuesto es diferente y todo el límite es completamente diferente. Quizás debido al presupuesto limitado, algunos lugares no lo consideren y algunos profesores tampoco lo consideren.

2) El número de personas y el presupuesto también están muy relacionados. Hacer un evento para 500 personas, un evento para 1.000 personas y un evento para 100 personas son conceptos completamente diferentes.

3) La duración determina básicamente el número de invitados. Todo el mundo está más interesado en realizar actividades por la tarde, que son relativamente sencillas, de 14:00 a 17:00 horas, aproximadamente 3 horas, 180 minutos, básicamente 6 invitados, cada invitado 25 minutos, total *** 150 minutos, dejando 30 minutos, algunos Se pueden agregar foros de mesa redonda y otras sesiones en el medio. El control intermedio no tiene por qué ser tan estricto, pero el número de invitados y la duración del intercambio están inversamente relacionados. Además, también debes considerar si el lugar, las comidas y el transporte son convenientes.

4) El lugar es bastante especial en 2019. Muchas actividades a gran escala no se pueden realizar de julio a octubre. Además, el Año Nuevo chino es relativamente temprano este año, el 25 de enero. Las actividades a gran escala se cancelan al final del año, y también se llevan a cabo muchas reuniones anuales en este momento, el costo total del hotel aumentará. En años anteriores, es posible que encuentre un hotel con dos meses de anticipación, pero este año. ¡Hay que buscar hotel con dos meses, tres meses o más de antelación! De hecho, no hay muchos lugares en Beijing que puedan acomodar a miles de personas y tengan transporte relativamente conveniente. Puede ser que el lado oeste sea más barato, el lado sur sea más barato y los lados norte y este sean más caros.

A través del análisis anterior, se dibujará un marco aproximado para el tipo de actividades que queremos realizar. Primero debemos determinar el límite completo y luego refinarlo. También hay una comunicación interna y una ejecución. en proceso, lo cual es imposible que sean muy precisos al principio.

2. Actividades

1. Confirma el tema

Primero, no provoques ambigüedad.

El segundo es hacer que todos comprendan el valor de la actividad, para que los usuarios sepan lo que quieres transmitirles.

Para eventos dentro de la industria, normalmente solo se escribe el título del invitado, porque todos en la industria saben quién es, por lo que no hay necesidad de hablar sobre el invitado o lo que ha hecho en el sección de eventos. Sin embargo, tenga en cuenta que para eventos multisectoriales, debe escribir presentaciones para los invitados, porque la audiencia proviene de diferentes industrias y puede provenir de todas las direcciones. Puede juzgar si el evento es adecuado para usted a través de las presentaciones de los invitados. .

2. Hora y lugar

Generalmente, el lugar es un lugar grande y un lugar pequeño aquí, el lugar grande se refiere a la ciudad, y el lugar pequeño se refiere a la ubicación específica. Por ejemplo, se determina que será a finales de diciembre. Cuando se celebra un evento en Beijing, Beijing es un lugar grande. Si hay muchos invitados de fuera de la ciudad para participar, reservarán sus boletos con anticipación y confirmarán el lugar con medio mes o 20 días de anticipación. Si al evento en sí asisten personas de Beijing, se lo enviaremos a todos. semana antes de que comience el evento. El mensaje está bien. ?

En términos generales, los fines de semana son mejores que los días laborables y los sábados son mejores que los domingos. Sin embargo, también debes considerar la escala y el impacto del evento. No lo pongas en lunes. A menudo hay muchas reuniones en lunes, lo que dificulta la salida.

La tarde es mejor que la mañana: trate de no realizar actividades por la mañana. Para las actividades de la tarde, se debe posponer ligeramente la hora de apertura y la hora de finalización, como comenzar a la 1:30 y. continuando hasta las 6 p.m., puede acomodar a más invitados y contener más información, lo que es más eficiente y ahorra costos.

Además, las líneas de movimiento del lugar son muy importantes en eventos a gran escala. Debemos partir de la perspectiva de los usuarios "novatos", no darlo por sentado y considerar la dirección, la ruta y los nodos de congestión. y el espacio entre las personas entre los puestos, la dirección y evitar los "puestos desiertos" (puestos donde la gente no puede pasar).

Lo mejor es que el lugar sea de "entrada trasera". La pantalla y la entrada no están en el mismo lado. No entres por la puerta principal para evitar que el público cruce y bloquee la fila. de la vista. Instale barreras de aislamiento con antelación para evitar distracciones. Generalmente, después de hacer más actividades, básicamente puedes echar un vistazo al lugar y tendrás el plano de construcción completo. Sabrás dónde colocar la mesa de registro, dónde colocarla, dónde colocar la pantalla, dónde. colocar las etapas superior e inferior, y dónde colocarlas en la consola es básicamente bastante claro.

3. Determina los nodos clave de comunicación

Si realizas un evento para 500 personas en enero, trabajando hacia atrás, primero debes confirmar si el evento es gratuito o de pago, porque es gratuito y de pago. La tasa de asistencia es diferente. Debe calcularse en función de la tasa de asistencia, cuántas personas deben registrarse y cuántas personas están presentes. Según los recursos disponibles actualmente, retroceda. Por ejemplo, si un evento push puede registrar a 60 personas a la vez, es necesario impulsarlo cinco veces. Un nodo que ha sido empujado cinco veces puede ser empujado dos veces por semana. una vez por semana. Empújelo dos veces por semana, tal vez usando diferentes canales, una vez con la cuenta pública y otra con el cartel, para que los nodos de comunicación estén básicamente fuera.

De acuerdo con algunos eventos importantes en toda la industria, como Double 11 u otros eventos, podemos predecir algunos nodos, no competir con ellos por el tráfico, escalonar estos nodos y, de acuerdo con algunos hábitos especiales de personas en la industria.

Permítanme darles un ejemplo aquí. Por ejemplo, en la industria de la transmisión en vivo, si la industria de la transmisión en vivo quiere distribuir carteles, puede hacerlo a las dos o tres de la noche o a las cuatro o cinco de la tarde. Reloj de la mañana El efecto es particularmente bueno, porque en la industria de la transmisión en vivo, las transmisiones se transmiten hasta la una de la madrugada, después de la transmisión, tenemos que revisar con el equipo antes de ir. a la cama. En base a esto, debemos ajustar los momentos de transmisión específicos.

Los materiales son materiales publicitarios externos del evento, como carteles, imágenes clave o fondos de los invitados, similares a algunos materiales de comunicación. Estos materiales son útiles para la contratación o la publicidad externa.

4. Problemas con el ingreso de información

Como responsable del evento, debes establecer el tema, el marco, el tono y los límites al cooperar con países extranjeros. Lo que más temes es encontrarte con varias personas involucradas en una cosa al mismo tiempo. Generalmente, cuando realizamos un evento, primero establecemos una regla en el grupo: nombrar un responsable general en la empresa. No solo es el nodo de recopilación de información interna, sino también el medio de salida de la información externa, asegurando que todo. la información entra y sale con una sola persona dentro de la empresa, sincronizada con el grupo y las herramientas de colaboración al mismo tiempo para evitar lagunas de información. Un evento requiere trabajo en equipo. Cada persona es responsable de qué parte. Generalmente, el texto debe estar escrito y sincronizado con todos los socios. En resumen, las tropas se dividen en varios grupos, cada uno de los cuales desempeña sus propias funciones.

5. Colaboración y transmisión de información

Esto es particularmente importante, especialmente las actividades cooperativas, como el alojamiento multipartidista y la orientación gubernamental, que son muy difíciles, se recomienda que. un evento no debe tener más de tres copatrocinadores. Si hay más de tres, será particularmente problemático, porque cada uno tiene diferentes percepciones y necesidades del evento.

Las actividades cooperativas deben simplificarse tanto como sea posible. Al comienzo de la actividad, las responsabilidades de ambas partes deben estar claramente divididas. Tienes derecho a decidir qué cosas y qué cosas simplemente informaré. usted. Yo me encargaré de todo lo demás. De lo contrario, definitivamente habrá desacuerdos más adelante y tomará mucho tiempo y energía lidiar con este asunto. La misma lógica se aplica internamente, por ejemplo, para los invitados, especialmente en las conferencias, hay más de treinta invitados en total. Puede haber entre 5 y 6 invitados. Los invitados se dividen en secciones y cada persona se conecta con varios invitados.

Algunos invitados no pueden acudir personalmente a la reunión. Generalmente será el responsable de la marca o asistente lo que implicará la transmisión y coordinación de la información. Es necesario utilizar algunas herramientas para evitar la atenuación de la información durante el proceso de transmisión, como documentos de grafito, notas en la nube de Youdao, etc. Se puede seleccionar cuál utilizar según la situación interna de la empresa.

3. Relacionado con los invitados

1. Lista de invitados

Después de decidir el tema del evento, todos tienen una reunión de lluvia de ideas y luego hablan sobre lo que piensan. ¿Quién es el invitado? Todos escriben en la pizarra. Después de escribir, use el método de eliminación, primero sume, luego reste y luego elimine a todos los invitados inapropiados. Por ejemplo, si recomiendo a este invitado, ¿por qué recomiendo a este invitado? ¿Qué tiene de bueno este invitado? Qué cosas se han hecho este año y cuáles conviene mencionar especialmente.

El modelo invitado sólo tiene dos aspectos, uno es hacerlo bien y el otro es hablar bien.

Para hacerlo bien hay que tener experiencia práctica, porque hay una diferencia entre hacerlo y no hacerlo en el proceso real. Si lo ha hecho, puede contar algunos detalles importantes, pero es posible que otros los ignoren. En este caso, será gratificante para las personas en la industria, que es la llamada información seca.

Aunque algunos invitados nunca han hecho nada, han estado observando la industria en profundidad. Tienen habilidades expresivas, aura y ritmo particularmente buenos, y hablan particularmente bien en el escenario. Sin embargo, esas personas son raras. .

También hay algunas personas a las que les va muy bien, pero se ponen nerviosas tan pronto como suben al escenario, no pueden hablar completamente o bien y no pueden expresarse en absoluto. Para tales invitados, les sugiero que no. Invítalos, porque no importa qué tan bien lo hagas, si no puedes expresarlo en el escenario, en realidad no será de ningún beneficio para el público y la escena se sentirá incómoda.

2. Invitación de invitados

Sea claro acerca de estas cosas: ¿dónde y de qué tamaño se llevará a cabo el evento, y cuánto durará? ¿Quién participará? ¿Quiénes son los invitados en el escenario? Desde la perspectiva del invitado, ¿cuál es el valor de este evento para él o su empresa? Durante el proceso de invitación, debes expresar estas cosas claramente, ya sea en PPT o texto, y transmitirlas a la otra parte.

Para algunos eventos, entre los invitados invitados en la etapa inicial, habrá muchas celebridades especiales, pero al final no pueden venir. Esta es una experiencia particularmente mala para la audiencia, especialmente. Para eventos de venta de entradas, es posible que la audiencia no venga. Cuando compras una entrada, solo quieres escuchar a uno o dos invitados. Al final, encontrarás que las dos personas que quieres escuchar no han venido. La escena es muy vergonzosa. Esto provocará reembolsos u otros problemas innecesarios en el futuro. Así que asegúrese de indicar su intención de invitar en un lugar destacado.

3. Recopilación de información del huésped

Para invitar invitados generalmente se requiere el perfil, el título, las fotos, las historias de éxito y las demostraciones del huésped.

Demostración sobre los invitados. Es posible que muchos invitados no puedan proporcionar demostraciones, pero si se trata de algunas actividades de pago, especialmente invitados de otros lugares, generalmente se les pedirá que proporcionen una demostración, discutan un tema con anticipación y graben un video de 10 minutos. A través del vídeo podrás ver la imagen del huésped, su aura, sus hábitos de expresión, su marco lógico, su ritmo del lenguaje, etc., lo que te proporcionará una comprensión general y te ayudará a realizar juicios posteriores.

4. PPT del invitado

1) Tiempo: para el PPT del invitado, la fecha límite debe cumplirse. La fecha límite debe adelantarse. Según la experiencia de la industria, siempre hay 1 o 2 invitados cuyos PPT llegan tarde, lo que deja espacio para ajustes posteriores.

2) Versión: Recuerda numerar, desarrollar buenos hábitos y evitar obtener la versión incorrecta. La versión de transición debe eliminarse, porque algunas consolas le pondrán la versión anterior original. Generalmente, los invitados no cambiarán muchas cosas en este momento, pero algunos invitados tienen mala calidad psicológica una vez que descubren que el ppt es incorrecto. directamente Sería extremadamente vergonzoso estar confundido en el escenario o hacer público el problema: "Puse el PPT en el lugar equivocado, ¿puede el organizador cambiarlo por mí?"

3) Tamaño: Mantenga el PPT lo más pequeño posible para evitar que se bloquee. Si hay un video en él, recuerde sacarlo y guardar una copia por separado durante el evento. acuerde las señales con los invitados con anticipación. En caso de un error operativo, puede enviar una señal directamente en el escenario: "Por favor, ayúdenme a reproducir el video". Esto no afectará en absoluto todo el proceso de la reunión ni todo el proceso. La experiencia para la audiencia no tendrá pérdidas.

4) Contenido: Debe existir información y metodologías prácticas, especialmente aquellas que puedan usarse repetidamente y migrarse, como algunos datos, análisis y perspectivas de vanguardia de la industria, y el resumen y sublimación de Experiencias personales exitosas. Algunos de los desvíos y trampas por los que hemos pasado en el pasado son muy importantes, pero algunos detalles serán ignorados por otros.

5) Refranes dorados: ambos se llaman refranes dorados y puntos para tomar fotografías. Por eso, cuando algunas personas hablan hasta cierto punto, todos no pueden evitar sacar sus teléfonos móviles para tomar fotografías. Puede ser emotivo* **Ming, puede ser porque el contenido de la información es grande y difícil de digerir en poco tiempo, o puede ser un lema de vida muy filosófico que es muy adecuado para publicar en Moments, o puede ser. un modelo de pensamiento que muchas personas tomarán fotografías y conservarán, formando así una difusión secundaria.

5. Duración del discurso

Algunos invitados tenían poca experiencia en participar en conferencias. Habían acordado claramente un tiempo de discurso de 20 minutos y finalizaron el tema y el esquema del discurso, pero lo abandonaron. En este momento, debe comunicarse con la otra parte sobre el problema, ordenar el marco lógico del PPT y eliminarlo significativamente. Además, durante la ejecución in situ, también se disponen de pantallas de cuenta atrás, tarjetas de cuenta atrás, música de fondo, etc. Se utilizan señales para recordar a los invitados que presten atención al tiempo y controlen el ritmo de las actividades.

6. Recepción de invitados

Billetes aéreos de invitados, hoteles, traslados al aeropuerto, alojamiento, comidas, notificaciones por SMS, notificaciones de participación, bienvenida y regreso, y obsequios para invitados. , estas cosas son muy Tenga cuidado, no notifique cada detalle uno por uno, aprenda a "inventarlo", generalmente les damos a los invitados dos documentos, el primer documento se usa principalmente en la etapa inicial del atraque, qué información reciben los invitados. debe enviar, la fecha límite y lo que deben hacer los invitados, etc., confirme el tema del discurso, describa y envíe el PPT, etc. El segundo documento contiene principalmente detalles como el vuelo y el vino de los invitados, recogida y regreso al aeropuerto, check-in en el hotel, comidas, ensayo, posición de los asientos, orden de aparición, si el PPT está abierto al público, etc.

7. Ensayo de los invitados

El ensayo es muy importante. Incluso si no pasa mucho tiempo después de que llegan los invitados, incluso cinco minutos son muy efectivos.

1) Familiarizado con el lugar: ¿Dónde está la ubicación? ¿Sabes por dónde es la entrada al escenario, dónde debes colocarte y dónde están los puntos de posicionamiento y toma de fotografías? ¿Es un micrófono de mano o un micrófono montado en la cabeza?

2) La ubicación del apuntador y la cuenta regresiva: informe que hay un apuntador y luego evite que los invitados vuelvan a mirar la pantalla y dígales dónde un voluntario sostendrá un cartel mañana para iniciar la cuenta regresiva. y preste atención a las indicaciones de la señal.

3) Notificación de llegada: el principio general es esperar al último y notificar a uno. Puede colocar un sofá cerca de la consola, dejar que los invitados esperen con anticipación, configurar sus auriculares con anticipación y. informar a algunos, prestar atención a los asuntos que necesitan atención, dar ánimo, etc.

4. Construcción del sitio

1. Selección de constructores: profesionales y confiables. Trabajar con profesionales puede ahorrar mucha energía y esfuerzo. Los profesionales son confiables. ¿Cómo evaluarlos? Primero, mirar el pasado y segundo, observar la profesionalidad y la actitud de la otra parte durante el proceso de comunicación. Existe un proceso de rodaje para ambas partes. Lo mejor es cooperar con una empresa durante mucho tiempo y comprender sus demandas y su estilo de trabajo.

2. Plan de construcción: Esto involucra muchos factores y no se discutirán aquí. Los principales son pantallas grandes, escenarios, iluminación, stands, registros externos, espacios interactivos, salas de entrevistas, etc.

5. Promoción de Inversiones para Eventos

1. Principios de Promoción de Inversiones

En una palabra, tirar la red ampliamente y centrarse en la pesca. Generalmente promete 80 y te da una sorpresa de 30 en el seguimiento. Cobra un poco en la etapa inicial. No hagas promesas poco realistas solo para atraer inversiones, de lo contrario será fácil causar disputas.

Las demandas principales de los clientes deben satisfacerse de alguna manera, y si no se pueden cumplir, dejar claro de antemano si el cliente puede aceptarlo, continuar la discusión. Si el cliente no puede aceptarlo, Podemos detenernos aquí o equilibrar los intereses de todas las partes y dar un paso atrás.

2. Fuentes de clientes

1) Aprovechar los puntos calientes y las nuevas oportunidades. Por ejemplo, el comercio electrónico de transmisión en vivo de videos cortos es muy popular este año. Si se lleva a cabo una conferencia sobre transmisión en vivo de videos cortos, estas empresas definitivamente tendrán demandas y querrán una gran cantidad de exposición en la industria. proporcionado por este evento será consistente con sus necesidades. Haga clic y forme un enlace, entonces esta persona podrá convertirse en su cliente.

2) Si realiza algunas actividades cada año, retendrá algunos clientes. De hecho, es probable que estos clientes repitan sus compras. Estos clientes deberían centrarse en el mantenimiento.

3) ¿Qué patrocinadores tienen las empresas competidoras en la industria? Es posible que tengan las mismas necesidades, porque toda la población de usuarios es relativamente consistente, lo que significa que la otra parte le ha señalado un camino.

3. Integrar recursos

Para integrar recursos, el patrocinio de eventos se divide en dos partes: una son los recursos propios del evento, como algunos stands fuera de línea, carruseles de videos en el sitio y otros. discursos en el escenario, participación en mesas redondas, entrega de premios, transmisiones en boca de presentadores y otra información relacionada con la escena. La otra parte son los recursos de la empresa. Muchas empresas empaquetan la promoción del espacio publicitario, el flujo de información, etc. y los venden a los clientes. En resumen, descubren las necesidades de los clientes y las satisfacen dentro de sus capacidades.

6. Comunicación del evento

1. Retrato del usuario

¿Quién es el usuario que quieres atraer? ¿Dónde está? ¿Qué canales debemos utilizar para llegar a él y cómo podemos atraerlo?

2. Cooperación con los medios

El plan de comunicación debe plasmarse en un documento.

Paquete A, Paquete B, Paquete C, claramente ¿qué puedo ofrecer? Luego, la otra parte lo emparejará según sus recursos. Sea claro acerca de sus propios recursos y los recursos que pueden vincularse. Antes de buscar a otros, piense por qué otros me ayudarán y qué derechos puedo brindar a los demás. Al final, ambas partes deben lograr una situación en la que todos ganen. la ayuda ocasional será temporal, no prolongada.

3. Se pueden usar piedras de otras montañas para conquistar el jade

Los espectadores registrados pueden usar algunas herramientas para generar carteles de Momentos personalizados en lotes para facilitar que otros publiquen en Momentos, de modo que puedan También puede recopilar tráfico disperso de círculos de amigos personales. Aunque el volumen no es grande, tiene una tasa de conversión relativamente alta.

4. Grupo WeChat: sobres rojos para hacer explotar el grupo, nombrar el grupo y activar al propietario del grupo.

Este punto es relativamente simple, por lo que no entraré en detalles. El punto clave es: llamar la atención, de lo contrario será inútil.

5. Plataforma de actividades - Línea de actividades

7. Entradas e inicio de sesión

1 Las entradas son gratuitas o de pago. entradas, mientras aumenta sus ingresos, también puede aumentar el umbral de registro. La calidad de la audiencia es mayor, pero considerando la influencia del organizador, la cantidad de invitados, el poder de consumo del lugar, la popularidad del tema, etc., los eventos gratuitos son fáciles de reclutar, pero la tasa de asistencia no puede ser mayor. Además, los eventos gratuitos se ven afectados fácilmente por el entorno externo. Algunos impactos generalmente rondan entre 50 y 70. Si se lleva a cabo un evento para 500 personas, todo será gratuito. al menos 1.000 personas para asegurar que 500 personas asistan al evento.

2. Hora de inicio de sesión y herramientas de inicio de sesión

Si la hora de inicio de sesión es por la mañana, por ejemplo, a partir de las 9 en punto, habrá muy Pocas personas se registran antes de las 8:30 y el período pico es de 9 a 9. Esta vez es la una y media. El período pico de registro está cerca de la apertura del evento. El gran flujo de personas en un corto período de tiempo causará muchos problemas que deben prevenirse con anticipación. Debe pensar en: si el espacio de inicio de sesión es amplio, si la configuración del canal de inicio de sesión y el proceso de inicio de sesión son razonables, qué tan eficiente es el inicio de sesión, si el personal de inicio de sesión ha sido capacitado, si el Se prueba la herramienta de inicio de sesión, si los materiales de inicio de sesión están disponibles, etc. Estos factores afectarán el proceso de inicio de sesión. Si no se manejan bien, las personas detrás se quejarán, lo que afectará la apertura del evento y. la experiencia del usuario. Debe haber alguien en el lugar que se atreva a tomar decisiones, asumir responsabilidades, tomar decisiones rápidas, no ser indeciso y manejar los problemas rápidamente.

8. Claves de ejecución

1. Céntrate en lo grande y deja de lado lo pequeño

Ensaya todos los procesos más de tres veces para que la persona relevante entre. El cargo está muy familiarizado con el proceso de esta actividad. Si los participantes como el constructor, el anfitrión, la consola, el responsable a tiempo parcial, el responsable de etiqueta, etc. no pueden implementarlo, también deben informar a la otra parte el proceso aproximado. momento del enlace del que son responsables y a quién contactar si hay un problema.

Toda la guinda del pastel viene de los preparativos normales. No improvises durante la escena. Siempre que se puedan preparar las cosas en el lugar del evento, habrá varias situaciones impredecibles e inesperadas en el evento. Debemos centrarnos en lo grande y dejar de lado lo pequeño, dar prioridad a la estabilidad, resolver problemas clave y menores. Si tienes energía, procésala más tarde; de ​​lo contrario, déjala a un lado primero.

2. Gestión de riesgos

Desde el registro inicial hasta el lugar, los invitados, la audiencia y el equipo, en realidad hay muchos accidentes. Hace un momento todos decían que hay un proceso de ". "liberar", a "En el proceso de "liberar" y "recopilar", varias líneas tienen varios riesgos. Por ejemplo, un invitado acepta venir, pero no puede venir temporalmente, por ejemplo, en un lugar con mil personas. ¿Qué hacer si no hay suficientes inscripciones? Entonces ¿cómo calcularlo? ¿Qué debo hacer si hay un problema repentino con el equipo de campo?

Para hacer frente a estos riesgos potenciales, en la etapa inicial de la actividad, es necesario desmantelar cada eslabón, analizar los elementos clave, hacer planes preliminares, continuar practicando, reproducir el problema, escenarioarlo, y luego diseñar una solución. Los riesgos no se pueden eliminar, pero sí reducirlos. ?

9. Revisión de actividades

Todas las actividades deben revisarse cada vez para comprobar si hay omisiones y llenar los vacíos. También es "elegir las buenas y seguirlas, elegir". los malos y cambiarlos." "En términos de referencia, debemos seguir llevando adelante lo bueno y descartar lo que no es bueno. Esto también es un proceso de estímulo mutuo, aprendizaje mutuo y mejora continua dentro de la empresa.

Aquí hay un principio "PDCA", también conocido como "Círculo de Deming", que es un proceso de control de calidad. P es plan, C es inspección, D es ejecución y A es revisión del plan. optimizar e iterar constantemente durante el proceso, y finalmente continuar mejorando y reflexionando y continuando con el siguiente ciclo.

Todo debe ser registrado por alguien durante la reunión, en blanco y negro, y retenerse y acumularse continuamente para formar gradualmente un manual de SOP, que también puede usarse como material de capacitación interna.

Esta puede ser la guía de gestión de eventos a gran escala más completa de la historia. Detrás de cada evento exitoso está todo al detalle, pero “lo que ves en el papel es al final superficial, pero sabes lo que tienes que hacer. en detalle"? , estas experiencias aún deben aplicarse en la práctica. ¡Espero que usted también pueda organizar un gran evento exitoso!