¿Cómo hacer un buen trabajo en formación y gestión hotelera?
Una reunión exitosa en un hotel no solo juega un papel en la organización del trabajo en el hotel, sino que también juega un papel en unificar el pensamiento, corregir la comprensión, así como la capacitación y la mejora. La calidad de las reuniones organizadas por un hotel puede indicar la calidad de la gestión de un hotel.
Por lo tanto, la alta dirección del hotel debe comprender plenamente el papel de las reuniones periódicas en todos los niveles de la gestión hotelera, formular y mejorar los correspondientes sistemas de reuniones periódicas en todos los niveles del hotel y ayudar a los gerentes de diferentes niveles a celebrar reuniones de niveles correspondientes. Lograr el doble de resultado con la mitad del esfuerzo en la gestión.
Entonces, ¿qué niveles de reuniones suelen mantener la dirección hotelera? En términos generales, los hoteles suelen celebrar reuniones periódicas, que incluyen: reunión de dirección de tienda (reunión de todo el personal), reunión de oficina del director general, reunión de director de departamento, reunión de cuadros de nivel medio, reunión de dirección de departamento, reunión de equipo, reunión de coordinación, reunión de formación, reunión de la mañana etc. Para los directores de hoteles de todos los niveles, ¿cómo pueden organizar y celebrar bien estas reuniones? A continuación, analicemos y discutamos en detalle:
1. Las principales reuniones periódicas que se realizan en el hotel y sus contenidos:
1. Reuniones de tienda (todas las reuniones de personal)
.La reunión de gestión de la tienda también se denomina reunión del personal del hotel. Su organizador es el director general del hotel, y los asistentes son todos empleados del hotel. Las reuniones generales de asuntos de la tienda (reuniones de personal) se llevan a cabo una vez al mes fuera de temporada y una vez al trimestre en temporada alta. Debido a la inconsistencia de la calidad integral, el nivel de gestión y las habilidades lingüísticas de los gerentes de hotel en todos los niveles, diversa información necesaria sobre el trabajo del hotel a menudo se distorsiona durante el proceso de transmisión, lo que genera confusión en los empleados y los indicadores de trabajo del hotel no cumplen con las expectativas de la gerencia del hotel. objetivos. Por ello, es especialmente necesario realizar una reunión de todos los empleados del hotel para unificar sus pensamientos y corregir sus conocimientos. Informar a los empleados sobre los recientes planes de trabajo y resultados del hotel no sólo puede satisfacer el derecho de los empleados a saber, sino también aumentar el entusiasmo de los empleados para participar y discutir los asuntos nacionales, y estimular plenamente el entusiasmo creativo de los empleados en el trabajo. Debido a que los participantes en la reunión en la tienda son todos empleados, el organizador de la reunión debe preparar cuidadosamente los materiales, recopilar los temas que preocupan a los empleados del hotel, resumir las operaciones recientes del hotel, los planes de trabajo esperados, los temas que preocupan a los empleados, etc. y comunicar información relevante a todos los empleados del hotel a través de reuniones. Al mismo tiempo, aprovechando la reunión del personal del hotel como una oportunidad, se puede invitar a los empleados avanzados del hotel a hablar en el escenario cada mes o trimestre para alentar a los avanzados, mejorar el promedio y promover a los atrasados. Tampoco es necesario que las reuniones del personal del hotel estén sujetas a un horario específico. Cada vez que comienza o finaliza un evento importante en un hotel, se debe realizar una reunión de todo el personal de inmediato para su movilización o resumen.
2. Reunión de la Oficina del Gerente General
La Reunión de la Oficina del Gerente General es la reunión de dirección de más alto nivel que se realiza en el hotel. El organizador de la reunión de la oficina del director general es el director general del hotel, y los participantes son el director general, el subdirector general, el asistente del director general y otros miembros de la reunión de la oficina del director general. De acuerdo con las necesidades de la reunión, también se puede organizar la asistencia temporal de gerentes de los departamentos relevantes. Además de discutir la estrategia de desarrollo del hotel, resumir el trabajo del hotel para el año y acordar el plan de trabajo para el próximo año, el director general suele celebrar una reunión una vez al mes o convocarla con poca antelación según las necesidades laborales. El contenido de la reunión generalmente es resumir el trabajo general reciente del hotel, verificar la finalización del trabajo presupuestario del hotel, organizar y implementar el plan de trabajo para el próximo mes, intercambiar información y coordinar con la alta dirección del hotel, etc. La junta de accionistas del hotel discute principalmente los aspectos estratégicos del desarrollo hotelero y el nombramiento y despido del personal clave.
3. Reunión del director del departamento
La reunión del director del departamento del hotel suele celebrarse una vez a la semana, normalmente los lunes, y está presidida por el director general adjunto de operaciones del hotel. La agenda de la reunión es principalmente que los gerentes de cada departamento del hotel informen al gerente general sobre la finalización del trabajo del departamento la semana pasada, el plan de trabajo de esta semana, los problemas existentes en el trabajo y los trabajos que requieren coordinación e instrucciones. Luego, el director general del hotel comenta el trabajo de cada departamento y transmite información relevante. Los directores generales no deben tener una actitud específica a la hora de comentar el trabajo. Debe elogiar, reprender y criticar vigorosamente, hasta que se den premios y castigos de acuerdo con los distintos sistemas de trabajo del hotel.
En la reunión, el subdirector general de operaciones acordará disposiciones específicas para el trabajo de esta semana. Finalmente, el contenido de la reunión es registrado y archivado por el personal relevante en la oficina del gerente general. El gerente general decide si se emiten actas de la reunión según sea necesario. El personal relevante en la oficina del gerente general y el personal de inspección de calidad del departamento de recursos humanos son responsables. supervisar e inspeccionar la finalización de las tareas de cada departamento y proporcionar retroalimentación oportuna a la alta dirección del hotel.
4. Reunión de cuadros de nivel medio
La reunión de cuadros de nivel medio generalmente se lleva a cabo el viernes por la tarde y el número de participantes en la reunión se puede ampliar para incluir a los líderes de clase. En comparación con otras conferencias a nivel de hoteles, la función de formación de la asociación de cuadros de nivel medio es mayor que la función de gestión. Además de los resúmenes rutinarios y las sesiones informativas sobre el trabajo de la semana por parte de varios ministerios y comisiones, es más importante aprovechar este tiempo para capacitar a todos los mandos intermedios y junior del hotel en conocimientos de gestión y elevar la moral de los mandos medios y junior. Y cultivar cuadros de gestión de reservas para el hotel juega un papel. Los instructores de capacitación pueden estar a cargo de miembros de la oficina del hotel y gerentes de departamento por turnos, o se puede contratar personal de universidades o expertos de la industria para enseñar en hoteles según sea necesario.
5. Reunión de gestión de departamento
El anfitrión de la reunión regular de gestión de departamento es el director de departamento, y los participantes son los supervisores y jefes de clase de los departamentos bajo su jurisdicción. La agenda de la reunión es principalmente desglosar el trabajo asignado por los planes de trabajo del hotel y del departamento, asignar tareas a cada equipo y presentar requisitos claros de tiempo de finalización y calidad. y brindar opiniones sobre el desarrollo y finalización de obras en las diversas regiones bajo su jurisdicción. Para alentar a los empleados avanzados y cultivar gerentes de base de reserva, se puede invitar a los empleados avanzados a participar en reuniones para motivarlos.
6. Reunión del equipo
La reunión del equipo será presidida por el capataz. La agenda de la reunión es principalmente para comentar el trabajo del equipo y dividir las tareas específicas del equipo en personas. El horario de las reuniones de equipo es relativamente flexible y puede realizarse en reuniones matutinas o durante los traspasos de empleados. Debido a la calidad integral limitada de los gerentes de base, los gerentes de departamento deben brindar la capacitación necesaria en conocimientos sobre reuniones a los gerentes de equipo y participar en las reuniones del equipo para brindar orientación. Cuantas más reuniones de base haya, más clara será la organización, más específicas serán las disposiciones del trabajo y más detalladas las tareas.
7. Reunión de coordinación
El trabajo en un hotel es relativamente complejo, y una tarea de recepción suele implicar a varios departamentos del hotel, por lo que las reuniones especiales de coordinación son imprescindibles. Las reuniones de coordinación hotelera se pueden dividir en dos tipos. Una es una reunión matutina a la que deben asistir todos los responsables de departamento del hotel. La reunión está presidida por el Vicepresidente de Operaciones, quien informa sobre la situación del cliente del día y resuelve problemas que requieren coordinación. La segunda es la reunión especial de coordinación de trabajo del departamento, que generalmente se lleva a cabo una vez al mes según sea necesario. Si no hay necesidad de coordinación, cancelarla. Cada departamento recopila y organiza los problemas de coordinación y los envía al vicepresidente de operaciones para su revisión, y la oficina organiza el tiempo. Cabe señalar que los problemas de coordinación relevantes deben ser resueltos de forma privada por los gerentes de departamento pertinentes en la medida de lo posible, y aquellos que no puedan resolverse de forma privada deben someterse a reuniones de coordinación. La reunión de coordinación debe lograr el propósito de coordinar y resolver problemas, y no debe ser una reunión de disputa. El anfitrión de la reunión (Subgerente General de Operaciones) debe investigar los problemas que requieren coordinación con anticipación y tomar decisiones en el acto después de la discusión en la reunión para lograr el propósito de coordinar y resolver los problemas.
8. Reunión de formación
La formación será organizada e implementada por el Departamento de Recursos Humanos de acuerdo con el plan general de formación del hotel. En términos generales, la formación general del hotel (como la formación en seguridad contra incendios y la formación en gestión) la organiza e implementa el departamento de recursos humanos. Para las reuniones de capacitación de varios departamentos, cada departamento del hotel formulará su propio plan de capacitación, que será organizado e implementado por cada departamento luego de ser presentado al Departamento de Recursos Humanos para su aprobación. El Departamento de Recursos Humanos es responsable de supervisar e inspeccionar la efectividad de la capacitación. de cada departamento.
Dos. Los requisitos disciplinarios, los procedimientos organizativos y los procedimientos para la celebración de reuniones
El ambiente del hotel refleja el estilo de trabajo de un empleado del hotel y el nivel de gestión del hotel. Por lo tanto, los altos directivos del hotel deben organizar reuniones en todos los niveles. el hotel e implementar una gestión estandarizada del proceso de convocatoria.
1. Cumplir con los requisitos reglamentarios
Los requisitos disciplinarios generales del hotel para diversas reuniones: 1) Los participantes deben llegar al lugar de la reunión con anticipación y registrarse a tiempo. Quienes lleguen tarde y no asistan a las reuniones serán sancionados en consecuencia. 2) Los participantes deberán traer cuadernos y bolígrafos para llevar acta de la reunión. 3) Los participantes en la reunión deberán vestir ropa de trabajo de acuerdo con las normas del hotel. 4) Los participantes deberán respetar el orden del lugar y no podrán susurrar. 5) Los participantes de la reunión deben apagar las herramientas de comunicación al inicio de la reunión.
Si hay una emergencia, el personal de la conferencia puede transmitirla. 6) Todos los departamentos de la reunión de todo el personal deben cumplir con el horario y el orden de entrada prescritos, sentarse en el lugar prescrito y salir en orden después de la reunión. El inspector de calidad del hotel se sienta en la última fila de la reunión para supervisar e inspeccionar la disciplina de la reunión. 7) Los discursos de la reunión deben terminarse dentro del tiempo especificado de acuerdo con el orden prescrito de los discursos. Si no hay ningún orador designado de antemano que deba hablar, puede solicitar la aprobación del moderador de la reunión en forma de nota. 8) Si tiene alguna objeción a las cuestiones planteadas por el anfitrión y el organizador principal de la reunión, puede informarlas por separado después de la reunión. No puede interrumpir la agenda de la reunión y no puede defenderse en la misma. lugar.
2. Procedimientos de organización de reuniones
Para reuniones a nivel de hotel, la oficina del gerente general debe emitir un aviso de reunión para notificar a la recepción del hotel y a las habitaciones. La recepción es responsable del control de la sala de conferencias y el departamento de limpieza es responsable del diseño, preparación y servicio de la sala de conferencias. La oficina del director general también debe publicar con antelación la lista de participantes, el lugar y la hora de las reuniones periódicas a nivel del hotel. Si hay algún cambio, se dará más aviso. Al mismo tiempo, la oficina del hotel también es responsable de la orientación y aceptación del diseño del lugar de la conferencia, el registro y notificación del contenido de la reunión, el seguimiento y la inspección de las reuniones, y el departamento de recursos humanos es responsable de la inspección del lugar de la conferencia. disciplinas. Si se requiere fotografía, video y otros trabajos publicitarios, el departamento de relaciones públicas y ventas del hotel será responsable de coordinar los medios de comunicación. Si varios departamentos del hotel requieren salas de conferencias para reuniones, cada departamento puede completar el aviso de reunión y proceder de acuerdo con los procedimientos prescritos después de la aprobación del vicepresidente a cargo. Los procedimientos organizativos para las reuniones de departamento se implementarán con referencia a los procedimientos del hotel.
3. Actas de reuniones
Las reuniones a nivel de hotel generalmente son organizadas por los subordinados directos del director general (director general adjunto de operaciones), quienes son responsables de controlar el proceso de la reunión. Una vez que hayan llegado todos los participantes, el anfitrión preguntará al gerente general si la reunión ha comenzado y luego hablará en el orden especificado de antemano. El tiempo de conversación generalmente se controla en 5 minutos y el anfitrión le recordará el tiempo de espera. El informe del director del departamento incluye principalmente: finalización del trabajo del departamento la semana pasada, plan de trabajo de esta semana, problemas en el departamento, problemas que necesitan coordinación, empleados avanzados que necesitan ser promovidos, etc. Después de que el gerente del departamento informa, el anfitrión le pide al gerente general que haga una evaluación del trabajo. Luego, el líder de la reunión (VP de Operaciones) organiza el trabajo de la semana. Una vez completada la agenda de la reunión, el anfitrión le pregunta al gerente general si quiere finalizar la reunión y finalmente sale a su vez.
Tres. Implementación de los resultados de la reunión
Cualquier reunión de hotel se lleva a cabo para resolver problemas. Las reuniones de hotel son una forma de trabajo para que los líderes del hotel resuelvan problemas. Cualquier resolución alcanzada en la reunión eventualmente se implementará. Por lo tanto, los líderes hoteleros de todos los niveles deben implementar bien la reunión. La oficina del director general del hotel y el departamento de recursos humanos (responsable de la inspección de calidad del hotel) pueden dar seguimiento e implementar las decisiones tomadas en la reunión de primer nivel del hotel. Las resoluciones alcanzadas en cada reunión departamental serán seguidas e implementadas por los gerentes de cada departamento.
Por último, cabe señalar que, como medio necesario en la gestión hotelera, las reuniones deben planificarse científicamente, organizarse cuidadosamente y prepararse cuidadosamente. Los entornos, procedimientos y reglas de las reuniones deben ajustarse y reformarse continuamente de acuerdo con la situación para mejorar la eficiencia en la resolución de problemas. Las reuniones innecesarias deben reducirse y no deben celebrarse reuniones simplemente por el simple hecho de reunirse. Al mismo tiempo, los directivos no deben considerar las reuniones como un lugar para mostrar autoridad, ser arbitrarios e incapaces de escuchar voces diferentes y no convertir las reuniones en reuniones democráticas y sinceras; Todo son palabras inconclusas y vacías. Después de la reunión, debe hacer un buen trabajo en la implementación de los contenidos de la reunión. Esta es la clave para gestionar el hotel a través de reuniones.