¿Cuál es el proceso específico de la rueda de prensa?
1. Habilidades de operación de las ruedas de prensa
Selección de títulos de las ruedas de prensa
Las ruedas de prensa generalmente están dirigidas a eventos de gran importancia para la empresa y para el público en general. interés para los medios de comunicación celebrados. Cada conferencia de prensa tendrá un nombre, que estará impreso en todos los tipos de conferencias de prensa, incluidas invitaciones, materiales de la conferencia, decoración del lugar, recuerdos, etc. A la hora de elegir el título para una rueda de prensa, normalmente hay que prestar atención a los siguientes puntos.
1. Evite el uso de palabras en ruedas de prensa. En China existen estrictos procedimientos de solicitud y aprobación de conferencias de prensa. Para las empresas, no es necesario ser tan complicado. Simplemente defina el nombre de la conferencia de prensa como "**Conferencia de información" o "**Conferencia de comunicación con los medios".
2. Es mejor indicar el contenido principal de la reunión en el título de la reunión. Por ejemplo: "Conferencia informativa sobre el lanzamiento de nuevos productos de una empresa en 2005".
3. Por lo general, es necesario escribir la hora, el lugar y el organizador de la reunión. Esto puede aparecer debajo del título principal de la reunión en una fuente un poco más pequeña.
4. En ocasiones, puedes elegir un título simbólico para tu rueda de prensa. En este momento, generalmente puede utilizar el método de agregar un tema y un subtítulo. El subtítulo describe el contenido de la reunión y el tema expresa el significado principal que la empresa quiere expresar. Por ejemplo, la conferencia informativa sobre la adquisición de Qingdao Yatai por parte de Haikouokongkong Five Star Appliances.
Hora de la conferencia de prensa
La hora del comunicado de prensa también suele ser la hora que determina cuándo se transmitirá o publicará la noticia.
Debido a que la mayoría de los medios impresos publican noticias al día siguiente de recibir la información, es mejor programar la conferencia de prensa la tarde del lunes, martes y miércoles. El tiempo de reunión es de aproximadamente 1 hora, por lo que solo. De esta manera podemos asegurar el efecto in situ de la conferencia de prensa y el efecto de la lectura del periódico después de la reunión.
Procura no realizar la rueda de prensa temprano en la mañana o en la noche. Por cortesía, algunos organizadores esperan almorzar o cenar con los periodistas después de la rueda de prensa, lo cual no es aconsejable. Si los periodistas no son invitados a participar en conferencias de prensa experienciales durante un largo tiempo, generalmente no es necesario hacer arreglos similares.
Algunos eventos importantes se anuncian en forma de cenas, y también se invita a los periodistas a asistir. Sin embargo, el contenido del comunicado de prensa debe organizarse en la etapa inicial, al menos para garantizar que el trabajo de la entrevista del periodista pueda completarse temprano y que los medios puedan publicarlo al día siguiente.
A la hora de elegir la hora, también debes evitar eventos políticos y sociales importantes. La tarea de los medios de cubrir estos eventos en gran medida diluirá el efecto comunicativo de las conferencias de prensa corporativas.
El lugar de la conferencia de prensa
El lugar puede ser al aire libre (el lugar del incidente es conveniente para que los fotógrafos tomen fotografías) o en el interior. Dependiendo del tamaño de la reunión, las reuniones en el interior se pueden organizar directamente en la oficina corporativa o en un hotel. Los hoteles tienen diferentes clasificaciones de estrellas. Desde la perspectiva de la imagen corporativa, las ruedas de prensa importantes deben elegir hoteles de cinco o cuatro estrellas.
Los hoteles tienen diferentes estilos y diferentes posicionamientos, por lo que la elección del estilo del hotel debe ser acorde con el contenido de la reunión. Considere también la conveniencia del transporte y la facilidad de búsqueda. Incluyendo la distancia de los principales medios de comunicación y personas importantes, ¿es conveniente el transporte y el estacionamiento?
Al elegir un lugar para una conferencia de prensa, los editores también deben considerar las siguientes preguntas:
¿Cuántas personas puede acomodar esta sala de conferencias? ¿Qué tan grande es el podio? ¿Equipo de proyección, fuente de alimentación? ¿Manga, micrófono de pecho, micrófono remoto? ¿Qué tal los servicios relacionados? ¿Se proporciona alojamiento, vino, comida y bebidas? ¿Es el precio razonable? ¿Hay espacio desperdiciado?
Diseño de fondo. El tablero de antecedentes del tema contiene el tema y la fecha de la conferencia, y algunos escribirán la ciudad de la conferencia. Los colores y las fuentes deben ser bonitos y elegantes, y los colores pueden basarse en el VI corporativo. ¿El hotel lo arreglará?
Disposición exterior del hotel, como pancartas, pancartas verticales, bolas flotantes, puertas arqueadas, etc. ¿El hotel permite la distribución? Si la autoridad local de apariencia de la ciudad tiene regulaciones y restricciones, etc.
Disposición de los asientos para ruedas de prensa
Colocación: Generalmente, las ruedas de prensa se colocan en la tribuna, con un escritorio debajo. Preste atención para determinar el personal en la tribuna.
Se deben colocar tarjetas de asiento para que los periodistas puedan registrar los nombres de los oradores. El principio de colocación es "los que tienen posiciones más altas están al frente y en el medio, y los de tu lado están al costado y detrás".
Muchas reuniones ahora utilizan el podio con solo el asiento del moderador y el asiento del orador, y los invitados se sientan en la primera fila de abajo. Se organizaron algunas reuniones informales y sesiones de debate en mesas redondas.
Hoy en día, las ruedas de prensa se celebran cada vez más en mesas en zigzag. El portavoz se sienta en el centro y los periodistas visitantes están a ambos lados y enfrente, lo que facilita la comunicación. También es útil para los fotógrafos tomar fotografías.
Presta atención a las reservas de asientos. Generalmente habrá algunos asientos sin mesas en la parte de atrás.
Otros arreglos de atrezzo para la rueda de prensa
El atrezzo principal son micrófonos y equipos de sonido. Algunas de las cosas que deben mostrarse en una computadora incluyen proyectores, computadoras portátiles, dispositivos en línea, dispositivos conectados a Internet, pantallas de proyección, etc. El equipo relevante debe depurarse repetidamente antes de la conferencia para garantizar que no funcione mal.
El diseño del fondo y el diseño circundante del sitio de la conferencia deben organizarse con anticipación. Suele haber carteles guía en el lobby, entradas de ascensores y esquinas, y la mayoría de los hoteles cuentan con este servicio. Dé la bienvenida a la anfitriona con antelación. Si la conferencia de prensa está programada dentro de la empresa, también se debe organizar personal para guiar a los periodistas según corresponda. Después de su lanzamiento, no quise hablar de ello. ¿Por qué no lo dije? ¿Qué sucede contigo? ¿Hornada? br/>;
Preparación de información para conferencias de prensa
Los materiales proporcionados a los medios generalmente se presentan en forma de bolsas publicitarias o bolsas para documentos, que están debidamente clasificadas y dispuestas en orden. y luego distribuido a los medios de comunicación antes de la conferencia de prensa. El orden debe ser:
1. Agenda de la reunión
2. Comunicado de prensa
3 Discurso
4. Información de antecedentes. (Debe incluir título, experiencia principal, logros, etc.)
5. Manual de la empresa
6. (Si es un comunicado de prensa sobre un nuevo producto)
7. Imágenes relacionadas
8. Recuerdos (o cupones de recuerdo)
9. Tarjeta de presentación (para más entrevistas después de que se publique la noticia, contacto después de que se publique la noticia)
10, membrete en blanco y bolígrafo (para que los periodistas tomen notas)
Confirmar el portavoz de la conferencia de prensa
La conferencia de prensa también es una buena oportunidad para que los funcionarios de la empresa interactúen con los medios, lo cual debe ser apreciado. Los portavoces que representan la imagen de una empresa pueden tener un fuerte impacto en la percepción pública. Si su desempeño es pobre, la imagen de la empresa sin duda será poco halagadora.
Las condiciones de un portavoz deben incluir generalmente los siguientes aspectos:
El portavoz, una de las principales figuras de la empresa, debe ocupar un cargo importante en la empresa y tener derecho a hablar. en nombre de la empresa.
Buena apariencia y capacidad de expresión. Los portavoces deben tener una amplia gama de conocimientos, expresión en un lenguaje claro, capacidad de escuchar y responder, una apariencia pulcra que incluya el lenguaje corporal, y ser generosos y decentes.
Capacidad para ejecutar planes originales y realizar ajustes flexibles.
Tiene capacidades de control in situ y puede controlar y movilizar completamente la atmósfera en la conferencia de prensa.
La preparación del portavoz para responder a las preguntas de los periodistas
En una rueda de prensa, normalmente después de que el portavoz pronuncia su discurso, habrá una sección para responder a las preguntas de los periodistas. A través de la comunicación entre las dos partes, podemos apreciar plenamente la comprensión de Zeng Qiang de todo el evento noticioso y su comprensión de la información de fondo. Si líderes preparados y accesibles aceptan entrevistas con los medios, los materiales noticiosos publicados en la conferencia de prensa pueden sublimarse aún más.
Al responder las preguntas de los periodistas, un encuestado generalmente es responsable de responder. Si es necesario, si se trata de cuestiones profesionales, otras personas le ayudarán.
Antes de la conferencia de prensa, el organizador debe preparar el esquema del memorando de preguntas y respuestas del periodista y llegar a un acuerdo de antemano, especialmente los interrogadores principales y auxiliares.
Durante la conferencia de prensa, debe responder cuidadosamente a las preguntas de los periodistas, detener cortésmente las preguntas irrelevantes o largas y hablar directa y cortésmente sobre cuestiones relacionadas con la confidencialidad corporativa. En términos generales, los periodistas comprenden y los demás responden cortésmente. Un enfoque de "sin comentarios" sería inapropiado. Para preguntas complejas que requieren muchas explicaciones, simplemente responda primero los puntos clave e invítelos a discutirlos más adelante en la reunión.
A algunas empresas les gusta organizar las preguntas de los medios con anticipación para evitar que los medios hagan preguntas agudas y sensibles. Se recomienda no adoptarlo.
Invitar a periodistas a conferencias de prensa
La habilidad de invitar a los medios es muy importante. Es necesario atraer a los periodistas para que participen sin revelar demasiada información para ser divulgada.
En cuanto a la densidad de invitaciones de los medios, no debería ser ni demasiada ni muy poca. Generalmente, las empresas deben invitar a participar a periodistas de campos empresariales estrechamente relacionados con ellas. Si es necesario, si el ambiente en el evento se calienta, deben encargarse de que los reporteros de los medios impresos y los fotógrafos los acompañen.
El tiempo de invitación es generalmente de 3 a 5 días de anticipación, y se pueden dar recordatorios apropiados el día antes de la conferencia de prensa. Los periodistas que tengan más contacto con los medios pueden invitarlos directamente por teléfono. Se puede utilizar una invitación por escrito cuando los medios son relativamente desconocidos o el contenido que se publica es serio.
Crear suspenso adecuadamente puede atraer el interés de los periodistas por las noticias de la conferencia. Otra opción es sorprender a los periodistas no revelando la información antes de la reunión. La idea de “quiero informar la noticia lo antes posible” motiva a muchos medios a escribir noticias. Si se divulga con antelación, en palabras de un periodista, "los recursos informativos serán destruidos". Al ver que otros periódicos lo han informado, el entusiasmo por escribir noticias se debilitará enormemente y es posible que la gente incluso no esté dispuesta a publicarlas más. No importa cuán familiarizada esté una empresa con algunos periodistas, no puede filtrar contenido noticioso importante antes de la conferencia de prensa.
Al invitar a periodistas, asegúrese de tener en cuenta que son ellos quienes deben ser invitados, no el personal de publicidad de los medios. A veces, los anunciantes de los medios quieren aprovechar la conferencia de prensa como una oportunidad para hacer contactos comerciales y prometer que pueden ayudar con la publicación. En este momento, deben negarse.
Varios malentendidos en las ruedas de prensa
Mito uno: No hay rueda de prensa. Algunas empresas parecen tener predilección por realizar conferencias de prensa. Muchas veces las empresas no tienen grandes novedades, pero para mantener cierto grado de influencia y acreditar su existencia deben realizar ruedas de prensa de vez en cuando. El resultado es que, aunque las empresas dedican mucho esfuerzo, ganan poco. La falta de información a menudo hace que los organizadores se devanen los sesos en forma de conferencias de prensa. Fue animado, pero el efecto no fue el ideal. Si distrae demasiado, los participantes recordarán el formato animado pero olvidarán lo que el organizador estaba tratando de expresar.
Mito 2: El tema del comunicado de prensa no está claro. Los organizadores se mantienen desde el punto de vista de la empresa y están ansiosos por reunir la gloriosa historia de ocho generaciones de sus antepasados y contarle a la gente cuándo ganaron la medalla de oro, cuándo obtuvieron la certificación, cuándo ganaron el primer premio y cuándo dinero donado para estudiar. Pero las cosas que se salen del tema son como papel usado a los ojos de los medios.
Durante el proceso de comunicación, algunas empresas tienen miedo de revelar secretos comerciales. Cuando se trata de cifras concretas, siempre son vagas. Cuando se trata de temas delicados, "miran a izquierda y derecha" y no hacen comentarios o investigan. De esta manera, la empresa no puede proporcionar lo que los medios quieren saber; la empresa no quiere preocuparse por lo que los medios no quieren saber.