¿Qué importancia tiene establecer una agenda de reuniones con antelación?
Primero está el plan de reunión. La planificación previa a la reunión es el plan de preparación para la reunión y la calidad del plan afecta directamente la calidad de la reunión. Los arreglos de la reunión incluyen: nombre de la reunión, fecha de la reunión, ubicación, calificaciones de los participantes (elección, asignación, discurso, asistencia) y lista, boletos para la reunión, división de responsabilidades y dotación de personal de la oficina preparatoria, diseño del lugar y agenda de la reunión. Si hay elecciones, premios, fotografía y videografía, etc. , también deberían incluirse en el plan.
En segundo lugar, prepare los documentos de la reunión. Proponer, redactar, revisar, imprimir y distribuir documentos y materiales para la consideración de la reunión (distribuidos antes o durante la reunión).
El tercero es el aviso de convocatoria. La propuesta y distribución de convocatorias de reuniones deben ser oportunas. Después de enviar el aviso de una reunión importante, haga un seguimiento para ver si la otra parte puede asistir a tiempo.
La cuarta es la inspección previa a la reunión. Incluye dos métodos: informe e inspección de la implementación del plan e inspección in situ. Las actas de la reunión se componen principalmente de la persona a cargo del trabajo de preparación que informa el estado general de la preparación y los problemas existentes al anfitrión de la reunión o a los líderes principales, centrándose en los documentos de la reunión. La inspección in situ se centró principalmente en la distribución del lugar y el trabajo de seguridad.
El quinto son los servicios específicos durante la reunión. Estos incluyen sistemas de registro, sistemas de espera, actas de reuniones, actas de reuniones, preparación e impresión de informes. El mando in situ de grandes reuniones y las medidas de emergencia en circunstancias especiales no sólo deben incluirse en la lista especial del plan, sino que también deben definirse claramente el personal de mando y sus señales de mando.
El sexto es el trabajo de la reunión después de la reunión, que incluye resumir el contenido de la reunión, redactar y distribuir actas de la reunión, informes de noticias de la reunión o realizar conferencias de prensa, conferencias de prensa, actas de la reunión, etc. Además, también incluye diversas tareas de seguimiento como salida de agentes, liquidación financiera y devolución de material.
Un proceso completo de reunión debe llevarse a cabo de manera planificada en los tres eslabones antes, durante y después de la reunión. Sólo logrando el propósito de la reunión en el menor tiempo se puede considerar eficiente. y proceso de reunión exitoso. Por el contrario, un proceso de reunión largo e ineficiente no sólo hará perder el tiempo a todos, sino que también consumirá mucha energía del organizador de la reunión. Los cinco pasos anteriores se pueden utilizar como referencia. Lo anterior es el contenido completo de los pasos incluidos en el proceso completo de la reunión. Espero que le resulte útil.