Conocimientos y habilidades básicos para el trabajo de secretaría.
El trabajo administrativo es un trabajo científico y serio, que requiere que el personal administrativo involucrado en este trabajo tenga las siguientes cualidades básicas:
(1) Tener una alta conciencia política y nivel político y un concepto legal fuerte (el nivel de política del personal administrativo determina la calidad del trabajo administrativo; el personal administrativo no solo debe conocer la ley, sino también cumplirla)
(2) Dedicarse a su trabajo, ser leal a sus deberes y trabajar con diligencia, ser riguroso y meticuloso, observar la disciplina y guardar secretos.
1. Como trabajador administrativo, solo puedes realizar bien el trabajo administrativo si amas tu trabajo y eres leal a tus deberes.
2. El esfuerzo y el rigor son la actitud y el espíritu de trabajo que debe tener el personal administrativo.
3. Observar la disciplina significa actuar en estricta conformidad con las responsabilidades laborales y no utilizar el trabajo para beneficio personal.
(3) Deberá tener los conocimientos profesionales básicos necesarios, conocimientos operativos y conocimientos básicos de disciplinas afines.
Los conocimientos básicos profesionales del personal de secretaría se refieren principalmente a los conocimientos básicos estrechamente relacionados con el trabajo de secretaría que desempeñan. Generalmente incluye los siguientes aspectos:
El primero son conocimientos teóricos básicos. Incluyendo filología, escritura aplicada, ciencias secretariales, ciencias de la información, gestión administrativa, etc. El conocimiento teórico básico es integral, general y fundamental, y es la guía teórica para el conocimiento operativo práctico y las habilidades operativas en el trabajo administrativo.
El segundo es el conocimiento práctico. Los conocimientos básicos profesionales necesarios para el personal administrativo incluyen no sólo conocimientos teóricos básicos, sino también conocimientos operativos prácticos. Es decir, el personal administrativo no sólo puede comprender y dominar todos los aspectos del trabajo administrativo y su contenido laboral, sino también estar familiarizado y dominar sus procedimientos y métodos operativos.
El tercero son otros conocimientos básicos. Principalmente se refiere a algunos conocimientos básicos relacionados con el papeleo.
(4) Dominar habilidades comerciales competentes y mejorar continuamente las capacidades integrales de las aplicaciones.
Las habilidades profesionales del trabajo administrativo incluyen principalmente los siguientes elementos:
1. Capacidad integral de procesamiento de textos
2. Capacidad de escritura.
3, Capacidad de taquigrafía
4. Capacidad de impresión
5. Capacidad de revisión
6. Capacidad para utilizar equipos de oficina modernos
Parte de secretaria. Punto de vista
(1) Estructura de conocimientos de la secretaria
La estructura de conocimientos de la secretaria son los conocimientos necesarios para el trabajo de secretaría, es decir, los conocimientos y su composición sobre los que se forma la capacidad de trabajo de la secretaria.
La naturaleza integral del trabajo de secretaría requiere que las secretarias tengan una amplia gama de conocimientos; la naturaleza profesional del trabajo de secretaría requiere que las secretarias tengan sólidos conocimientos profesionales.
1. Nivel de conocimiento básico
El nivel de conocimiento básico es la base de la estructura de conocimiento secretarial. Es la parte de conocimiento que juega un papel básico en la estructura de conocimiento secretarial. Condición básica para la construcción de la estructura de conocimientos secretariales. Los conocimientos básicos no sólo deben ser sólidos, sino también amplios.
(1) Conocimientos culturales básicos
Los conocimientos culturales básicos que poseen las secretarias son, por un lado, conocimientos básicos de ciencias sociales, y por otro, conocimientos de ciencias naturales. . Una educación secundaria es un requisito igual para todos los funcionarios gubernamentales y también es el nivel mínimo de conocimientos que deben poseer las secretarias. Como conocimiento chino, conocimiento científico, conocimiento histórico, conocimiento de idiomas extranjeros, etc.
(2) Conocimientos teóricos básicos
Dominar los conocimientos teóricos básicos es la condición básica para mejorar la calidad de las secretarias. Como la teoría básica del marxismo, el conocimiento económico y las políticas básicas del partido;
(3) Conocimiento jurídico básico
El conocimiento jurídico básico es una base importante para que las secretarias realicen trabajos de secretaría. . Para estandarizar el trabajo de secretaría, primero exigimos que las secretarias dominen conocimientos jurídicos básicos.
2. Nivel de conocimientos auxiliares
El nivel de conocimientos auxiliares se refiere a los conocimientos relacionados con los conocimientos profesionales secretariales. Aunque no son conocimientos profesionales secretariales, son un tipo de conocimientos auxiliares.
(1) Las disciplinas tradicionales incluyen principalmente la literatura, la estética, el derecho, el periodismo, la ética, la psicología y otros conocimientos.
(2) Las disciplinas emergentes incluyen principalmente conocimientos de ciencias de la gestión, conocimientos de comunicación social, conocimientos de ciencias blandas y otras disciplinas relacionadas.
3. Nivel de conocimientos profesionales
El nivel de conocimientos profesionales es el nivel central y básico de la estructura de conocimientos secretariales y se refiere al conocimiento empresarial especializado necesario para desempeñar el trabajo de secretaría. Es un tipo de conocimiento con una determinada orientación, que forma parte de las características profesionales de las secretarias y está estrechamente relacionado con los objetivos laborales de las secretarias. Consta de dos partes:
(1) Conocimiento empresarial
Se refiere principalmente al conocimiento profesional de las secretarias y es un símbolo importante que la distingue de otras carreras. Generalmente incluyen: ciencias de secretaría general; ciencias de secretaría administrativa, ciencias de secretaría corporativa, ciencias de secretaría científicas y tecnológicas, ciencias de secretaría relacionadas con el extranjero, ciencias de secretaría de base, ciencias de secretaría avanzadas; archivística, conocimientos de redacción de documentos oficiales, etc., conocimientos de investigación e investigación, trabajo en reuniones, cartas y visitas, confidencialidad, organización y coordinación, ofimática, etc.
(2) Conocimiento de la industria
Los secretarios deben dominar los siguientes conocimientos necesarios de la industria: comprender la composición general y el alcance del conocimiento de la industria; comprender las tareas laborales y las características de los departamentos subordinados; una comprensión profunda del trabajo Conocimiento utilizado con frecuencia en el trabajo; comprensión del conocimiento de gestión de la industria Nota: a. La estructura de conocimiento secretarial más razonable de hoy debe tener las siguientes características: amplitud;
b. El método para establecer una estructura de conocimiento razonable es: el estudio es un requisito previo para el éxito. Además, también hay que prestar atención a la acumulación, actualización y enriquecimiento del conocimiento.
(2) Estructura de habilidades del secretario
La habilidad del secretario se refiere a la capacidad del secretario para completar el trabajo de secretaría en la práctica, es decir, la habilidad del secretario solo se puede obtener a través de una serie de. Demostrar y desarrollar las actividades del secretario.
1. Habilidades básicas
Se refieren a las habilidades que requieren las secretarias para desempeñar actividades secretariales y son las condiciones básicas para el trabajo de secretaría.
(1) Observabilidad de la secretaria
El 80-90% de la información que obtiene una persona proviene de la visión. La observación del secretario debe centrarse en el liderazgo y la sociedad. Las buenas habilidades de observación requieren: determinación firme, orden y agudeza.
(2) Memoria de secretaria
Buen rendimiento de la memoria: recuerda rápido, recuerda con precisión, recuerda más y recuerda bien. Buenos métodos de memoria: método de agrupación, método de resumen, método de deducción, método de imagen, etc.
(3) Capacidad de pensamiento del secretario
La capacidad de pensamiento ocupa una posición central entre las habilidades básicas del secretario. La manifestación del pensamiento fuerte es: el pensamiento debe ser amplio, profundo, flexible y novedoso.
(4) La imaginación de la secretaria
La imaginación es muy importante en el trabajo de secretaria, especialmente en el trabajo creativo. La buena imaginación requiere realidad, riqueza y novedad. Un secretario debe tener buena imaginación. En primer lugar, debe enriquecer las representaciones y las reservas de conocimiento del cerebro. En segundo lugar, debe ser diligente en el pensamiento. Además, debe prestar atención a los métodos de la imaginación, como las analogías, las asociaciones, etc.
2. Capacidad profesional
(1) Capacidad de lectura
El requisito general para la capacidad de lectura de una secretaria es precisión y velocidad. Para cultivar la capacidad de lectura de las secretarias, primero debemos tener una buena estructura de conocimientos, luego centrarnos en el desarrollo de otras habilidades y finalmente tener métodos de lectura científicos.
(2) Capacidad de escritura
Es decir, la capacidad de expresar palabras. Esta es la habilidad básica de una secretaria y la "habilidad especial" de una secretaria. La capacidad de redacción de una secretaria se refiere principalmente a la capacidad de redacción de varios artículos prácticos. Los requisitos generales para la capacidad de redacción de una secretaria son: precisión, concisión y estandarización.
(3) Capacidad para hablar
Es decir, capacidad de expresión oral. Los requisitos generales para la capacidad oral de una secretaria son: pronunciación correcta, expresión concisa y tono y elección de palabras adecuados. Formas de mejorar tu capacidad para hablar: primero, habla más, segundo, piensa más y presta atención al cultivo y entrenamiento de otros aspectos.
④La capacidad de manejar asuntos
La función básica de una secretaria es manejar asuntos. Los requisitos generales para la capacidad de procesamiento general de una secretaria son: estar familiarizado con la forma de hacer las cosas, ser bueno actuando ante la cámara y ser bueno aceptando personas.
3. Habilidad especial
Se refiere a la capacidad de la secretaria para realizar ciertos trabajos de secretaría especializados. Tiene características personales y es un aspecto importante que causa diferencias de personalidad en la estructura de habilidades de la secretaria.
(1) Capacidad de coordinación
Se refiere a la capacidad de utilizar principios y métodos de coordinación para mantener todos los aspectos ordenados y científicos. Los requisitos generales son: dominar las bases de la coordinación, estar familiarizado con las políticas y regulaciones y no ser "arbitrario" para que la coordinación esté bien fundada y adoptar diferentes métodos de coordinación según las diferentes situaciones; objetos.
(2) Capacidad de investigación
Los requisitos generales son: tener un plan; tener métodos científicos; ser bueno para comunicarse con los encuestados rápidamente y obtener su confianza.
(3) Habilidades operativas
Incluyen principalmente mecanografía, copia, microfilmación, fotografía, grabación de audio, grabación de video, edición, corrección de pruebas, taquigrafía, conducción, etc.
(3) La calidad psicológica de la secretaria
La calidad psicológica de la secretaria se refiere a la suma de las características psicológicas estables de la secretaria en términos de proceso psicológico, tendencia psicológica, calidad psicológica, etc., que incide en el comportamiento auxiliar de la secretaria, las relaciones interpersonales y el autocultivo.
1. La composición de las cualidades psicológicas de la secretaria
(1) Los intereses de la secretaria
Es decir, tendencias cognitivas, a menudo denominadas pasatiempos. Los intereses de un secretario deben poseer las siguientes cualidades: amplitud, centralidad y persistencia.
(2) Emociones y emociones de la secretaria
Las emociones son la experiencia interna de las personas sobre si las cosas objetivas satisfacen sus propias necesidades. Las cualidades emocionales de una secretaria son: sentido de la moralidad; sentido de la razón y sentido de la belleza;
La emoción es la forma básica de emoción y es la actitud de las personas hacia las cosas objetivas. Las emociones son relativamente estables y duraderas, pero son propensas al cambio y la inestabilidad. Según su naturaleza, las emociones de la secretaria se pueden dividir en dos categorías: emociones felices y estados de ánimo infelices. Según la intensidad, velocidad y duración de su aparición, se divide en tres categorías: emoción, pasión y estrés.
(3) Voluntad de la Secretaria
Las buenas intenciones son la garantía de la eficacia del trabajo secretarial, y también son la motivación para mejorar continuamente el propio autocultivo.
Una buena intención debe tener las siguientes características: conciencia, decisión, perseverancia y autocontrol. (Por el contrario, son directivos y arbitrarios; indecisos y arbitrarios; tercos y vacilantes; obstinados)
(4) El temperamento de una secretaria
El temperamento se refiere a las actividades psicológicas de una persona. características dinámicas relativamente estables. Todas las actividades y comportamientos psicológicos de las personas se ven afectados por el temperamento. El temperamento es estable, pero los temperamentos de las personas varían ampliamente. Los principales tipos de temperamento son: sanguíneo (activo), colérico (excitable), flemático (tranquilo) y depresivo (inhibido).
Nota:
Las cuatro cualidades anteriores tienen lados positivos y negativos, y no determinan el tamaño de los logros de una persona. El tamaño de los logros laborales depende principalmente de la actitud y el esfuerzo de una persona en el trabajo. En el trabajo real, se pueden dar diferentes consideraciones a la disposición de secretarias con diferentes tipos de temperamento.
Las formas que tienen las secretarias para cultivar su temperamento incluyen: el autocontrol, la influencia del entorno profesional y hacer conscientemente cosas contrarias a su propio temperamento.
(1) Personalidad del secretario
La personalidad del secretario es la parte central de la cualidad psicológica del secretario. El carácter se manifiesta principalmente en dos aspectos: actitud ante la realidad y modo de acción.
La personalidad sana de una secretaria incluye principalmente: ser fuerte y persistente pero no testaruda; ser ágil y flexible; no ser temeraria y tranquila, pero no ser frívola; Una personalidad sana favorece las buenas relaciones interpersonales, la adaptación al entorno y la salud física y mental.
2. Salud mental del secretario
(1) Factores que afectan la salud mental del secretario
Ser abrumado; presión de la opinión pública;
(2) Estándares de salud mental de la secretaria
Una secretaria mentalmente sana debe tener los siguientes signos principales: inteligencia normal; coordinación conductual; concentración en el trabajo y relaciones armoniosas;
(3) Barreras psicológicas comunes de las secretarias y su eliminación
Celos: enfrenta tus propias brechas, deja de compararte con los demás y motívate para alcanzar o superar a los demás a través del trabajo duro . Mentalidad, deshacerse de la inferioridad patológica o la autoestima.
Ansiedad: Sea firme y confiado, tenga plena confianza en el futuro, no se preocupe por nada, no se preocupe por las ganancias y pérdidas, y esfuércese por lograr una meta significativa.
Impaciente: calma en tiempos de problemas, calma en tiempos de problemas.
Aburrido: Establecer ideales, creencias y objetivos laborales correctos. La corrección es la forma de pensar y comprender que el aburrimiento es inútil.
Orgullo e inferioridad: Establecer un correcto sentido de autoexpresión para mantener el equilibrio psicológico.