¿Qué daño le hace a la empresa un documento en blanco con sello oficial?

Estampar de antemano el sello de la empresa en el papel en blanco, especialmente el sello oficial, puede ser fácilmente apropiado indebidamente por delincuentes y utilizado para otras actividades no autorizadas. Por un lado, es fácil causar daños irreversibles al crédito y a la imagen corporativa de la empresa, por otro lado, si se firma un contrato con página en blanco y sello sin la autorización de la empresa, la empresa fácilmente puede enfrentar pérdidas económicas e incluso; responsabilidad jurídica.

Primero, ya en 1998, el Tribunal Popular Supremo propuso en el "Reglamento sobre varias cuestiones relativas al juicio de casos de disputas económicas sospechosos de delitos económicos" que si otros utilizan el sello oficial de una entidad jurídica para realizar actividades ilícitas, la responsabilidad civil será de la persona jurídica:

Escenario 1. Otros toman prestada la carta de presentación comercial de la empresa, el sello del contrato o el contrato en blanco con sello oficial para firmar un contrato económico en nombre de la unidad prestamista, causando pérdidas económicas a la otra parte;

Caso 2: El perpetrador roba o se apropia indebidamente del sello oficial de la persona jurídica, carta de presentación comercial, contrato en blanco con sello oficial, o graba de forma privada el sello oficial de la persona jurídica para firmar un contrato económico, la persona jurídica tiene culpa evidente y la culpa está causalmente relacionada con las pérdidas económicas de la víctima;

Caso 3: Una vez vencido el contrato comercial de arrendamiento de la empresa, la empresa ha pasado por el registro de cambio correspondiente de acuerdo con las regulaciones, pero la empresa no ha tomado medidas efectivas para recuperar el contrato en blanco, carta de presentación o sello oficial con el sello oficial, o no notificó a la otra parte a tiempo, lo que resultó en que la empresa contratista original, el arrendatario firme un contrato económico en nombre de la empresa de arrendamiento original y cause pérdidas económicas a la otra parte;

Escenario 4: Después de que el empleado empleado por la entidad legal es despedido o la persona encargada por la entidad legal de mantener el sello oficial es despedida, la unidad no pudo recuperar su sello oficial a tiempo y el perpetrador utilizó el sello oficial original para firmar un contrato económico sin autorización, causando pérdidas económicas a la contraparte.

2. Para equilibrar la eficiencia del sellado comercial y el control de riesgos, ¿a qué detalles deben prestar atención las empresas al sellar páginas en blanco?

Nota: 1: Fortalecer la gestión de sellos, especialmente formular reglas para el estampado en papel en blanco.

Sin la aprobación interna de la empresa, el administrador del sello no deberá proporcionar a nadie papel en blanco con un sello oficial, de lo contrario será difícil tomar medidas efectivas de prevención y control contra los riesgos de seguridad del sello.

Nota 2: Si es necesario utilizar papel blanco para sellar el sello oficial, la dirección de la página en blanco estampada debe ser controlable y su uso debe ser rastreable.

Las empresas pueden numerar las páginas en blanco estampadas con el sello oficial. Al distribuir, el destinatario debe firmar para confirmarlo y registrarlo en el libro para garantizar responsabilidades claras y una distribución ordenada, y para proporcionar evidencia efectiva para su posterior revisión y solución de problemas.

Nota 3: Realice un seguimiento y registre las páginas en blanco estampadas.

Las páginas en blanco originales del sello oficial que se hayan utilizado deberán conservarse y registrarse para demostrar que se han utilizado las páginas en blanco numeradas. Las páginas estampadas en blanco que se hayan recopilado pero que en realidad no se hayan utilizado deben reciclarse a tiempo para evitar un mal uso.

Nota 4: Publique con prontitud las páginas en blanco perdidas y estampadas.

Si el destinatario o manejador pierde accidentalmente el billete en blanco sellado, la empresa debe informar la pérdida y la invalidación según el número de documento marcado de antemano para evitar que el documento perdido se utilice para otros fines o pérdidas. .

Reforzar el control y seguimiento de las páginas en blanco estampadas es importante, pero no puede resolver fundamentalmente los riesgos de seguridad. Dado que las aplicaciones de Internet tienen un impacto cada vez mayor en la gestión corporativa y las operaciones comerciales, es fundamental adaptar las capacidades de gestión y control de sellos a las necesidades de uso.

3. ¿Cómo mejorar el comportamiento del estampado en páginas en blanco?

Aplicación 1: Los sellos electrónicos sustituyen a los sellos físicos: rompiendo las restricciones temporales, geográficas y de personal en el uso de sellos físicos. Las empresas pueden utilizar sellos en cualquier momento y en cualquier lugar para evitar irregularidades como sellar páginas en blanco;

Aplicación 2: a través del modelo de aplicación de "sello electrónico + impresión antifalsificación", los problemas de algunos usuarios al archivar o archivar papel los documentos se resuelven de acuerdo con la demanda, se realiza el sellado en línea y la producción antifalsificación de papel.

Aplicación 3: la combinación de equipo de hardware y sistema de software está controlada por el sello: el sello físico de la empresa solo puede ser; utilizado con autorización, evitando el robo y la apropiación indebida del sello físico de la empresa, asegurando que cada documento de la empresa esté verdaderamente autorizado por la empresa.

En resumen, las empresas pueden elegir métodos apropiados para implementar el control de seguridad del sello en función de las necesidades reales, eliminando así los riesgos comerciales causados ​​por el uso ilegal de sellos, como el estampado en páginas en blanco.