Recepción de conferencias para recepción ejecutiva

1. Flujo de trabajo de la etapa de preparación de la recepción

Recepción y recepción de información:

1. visita del huésped.

2. Implementar oportunamente la persona de contacto y la información de contacto para los visitantes visitantes.

3. Determinar el horario de visita.

4. Para comprender el propósito de la visita (como inspección e intercambio), puede preguntar a la persona de contacto si hay algún material de la reunión que deba copiarse con anticipación.

Nota: a. Al preparar la agenda de la reunión, se debe evitar el contenido confidencial.

b Atención a la redacción: Generalmente, la unidad superior es “orientación” y la unidad del mismo nivel es “comunicación”.

5. Comprender la información del visitante (incluyendo unidad/departamento, puesto, número de personas, etc.). Determinar el puesto del visitante e invitar a los líderes de los puestos correspondientes de la empresa a participar en la recepción. (Sólo un poco más)

6. Confirmar si deseas organizar alojamiento, recogida y regreso al aeropuerto/estación y comidas, al menos con un día de antelación.

2. Determinar el departamento responsable de la recepción y aclarar las responsabilidades:

La persona encargada debe ser responsable de la tarea de recepción en todo momento. En circunstancias normales, el personal de recepción no debe cambiarse a voluntad antes de que los invitados se vayan. Después de determinar las necesidades de los visitantes, solicite instrucciones al líder (la persona responsable de la recepción) y pregúntele si desea organizar salas de conferencias, recorridos y explicaciones de la empresa, pantallas de bienvenida, fotomatones, obsequios y descripciones de comidas.

3. Determinar el plan de recepción y organizar arreglos de recepción de diferentes estándares según los diferentes niveles de visitantes. En principio, todos los asuntos de recepción deben realizarse con un día de antelación.

1. Alojamiento, restauración, recepción de acompañantes, vehículos de recepción, distribución del local, puerta de regalos, etc. Todo se puede determinar según circunstancias específicas.

2. Pregunte al líder si debe organizar materiales publicitarios como pantallas de bienvenida, tarjetas de asiento, folletos de la empresa, tarjetas de registro de conferencias, estantes para exhibir carteles, etc.

3. Si tenemos materiales para la reunión, debemos recogerlos con anticipación y depurar el equipo de medios con anticipación antes de la reunión.

Cuarto, formular la EDT de recepción y programarla y enviarla a todas las personas responsables.

1. Desarrolle una EDT, describa brevemente todo el proceso de recepción, asigne las responsabilidades laborales de las personas a cargo relevantes a las personas y envíela al recepcionista de más alto nivel para su aprobación. Después de la aprobación, la WBS y el cronograma se enviarán al personal de recepción correspondiente y a los jefes de departamento correspondientes, así como al personal de publicidad y demás personal que asista a la reunión.

2. Cuando se trata de la recepción de agencias del partido y del gobierno, en la WBS no se permite el uso de las palabras "banquete" y "cena", pero sí las palabras "comida", "comida de trabajo". " y se pueden usar otras palabras, que se pueden cambiar para separar Notificar el lugar del comedor mediante un mensaje de texto y enviar información sobre el comedor a los líderes relevantes mediante un mensaje de texto.

3. Tres minutos después. Se debe definir claramente en WBS el personal responsable de recibir y acompañar a los visitantes, como fotógrafos y comensales acompañantes. El fotógrafo debe participar en todo el proceso, refrescarse y determinar el lugar y el momento de la fotografía. (Para fotos grupales, debe confirmar su posición de pie con anticipación y colocar las gradas o sillas con anticipación de acuerdo con el número de personas).

Recuerde al personal acompañante que preste atención a su vestimenta y usar insignias de trabajo.

Flujo de trabajo en la etapa de recepción:

5. Salón de recepción:

1. Reservar una plaza de aparcamiento con antelación, o controlar el ascensor, etc. Diez minutos antes de que lleguen los invitados, la recepcionista está lista para recibirlos en el vestíbulo.

2. Antes de acompañar a los líderes superiores a reunirse con los invitados, el personal de recepción debe informar a los líderes superiores con antelación sobre el nivel del visitante y la naturaleza del trabajo relevante.

3. Cuando llegan los invitados, la recepcionista guía activamente a nuestros líderes superiores para dar la bienvenida a los invitados importantes.

6. Discusión e intercambio:

1. Si se programa una visita a la empresa, primero se debe realizar una visita explicativa.

2. Durante la visita de órganos importantes del partido y del gobierno o la visita de invitados importantes, puede invitar a la persona de contacto de la otra parte (como el director de la oficina, el secretario general) a la sala de conferencias. para reconfirmar los arreglos del lugar y del restaurante (preste especial atención a la disposición de los asientos) (Tiempo para sentarse), que implica la adición temporal de personal, use este tiempo para aumentar los asientos.

3. Prejuzga el tiempo de visita y confirma si el té está listo con 5 minutos de antelación. No se recomienda verter agua demasiado pronto (el té está frío) ni verter el agua después de que los invitados estén sentados (tenga cuidado de no salpicar el agua hirviendo sobre los invitados).

4. Organizar el personal de servicio de reuniones de acuerdo con la naturaleza de la recepción de la reunión. El secretario de la reunión debe tomar actas, grabar y otros asuntos. El contenido confidencial está sujeto a acuerdos internos por parte del personal del servicio de conferencias.

5.10 Antes de finalizar la reunión, disponer que el personal de orientación esté en su lugar. Si necesita tomar una foto grupal, coloque puestos o sillas con anticipación según sea necesario. Flujo de trabajo en la etapa final receptora

VII. Trabajo posterior a la reunión:

1. Organice oportunamente los materiales relevantes, incluidas las actas de la reunión, el resumen de la recepción, fotografías y materiales publicitarios, y envíelos a los líderes relevantes.

2. Supervisar las reuniones y dar seguimiento a la implementación.

3. El publicista deberá informar después de la reunión.

4. Si hay una respuesta y un acuerdo de honorarios, es necesario completarlo lo antes posible.