Formato oficial de redacción de documentos

Los documentos oficiales generalmente constan de tres partes: encabezado, cuerpo y cola.

1. El encabezado de los documentos oficiales de los organismos administrativos nacionales generalmente consta del nombre del documento, número del documento, emisor, grado de urgencia, nivel de confidencialidad, etc. Ocupa entre un tercio y dos quintos de la primera página del documento y está separado del texto principal por una línea horizontal.

①El nombre del documento consta del nombre completo o abreviatura estándar de la agencia emisora ​​más la palabra "documento" (la carta solo está firmada con el nombre de la agencia emisora). en la parte superior de la página de inicio e impreso en rojo con una fuente solemne y llamativa. Si dos o más agencias redactan conjuntamente el documento, la agencia patrocinadora principal deberá figurar primero, o sólo se podrá utilizar el nombre de la agencia patrocinadora. El comité del partido y el gobierno redactaron conjuntamente el documento, con el comité del partido al frente.

②El número de emisión consta de la letra de la autoridad emisora, el año marcado entre paréntesis y el número de secuencia. Se encuentra debajo del nombre del archivo y en el medio de la línea horizontal (el número de emisión de. la letra está marcada en la parte superior derecha del título) cuadrado). Si dos o más agencias expiden conjuntamente un documento, sólo se indicará el número de emisión de la agencia patrocinadora.

③Los documentos presentados deben estar marcados con el nombre del emisor en el extremo derecho de la misma línea que el número del documento.

④ El nivel de confidencialidad y la urgencia deben marcarse en la esquina superior izquierda del nombre del archivo de arriba a abajo según las necesidades del contenido del archivo. El nivel de confidencialidad se divide en tres categorías: "secreto", "confidencial" y "ultrasecreto"; el nivel de urgencia se divide en "urgente" y "extremadamente urgente". Los documentos confidenciales y ultrasecretos deben marcarse con números de copia.

⑤El encabezado de la orden gubernamental consta de "Orden gubernamental" impresa en rojo y el número de serie. El número de la orden gubernamental es "No".

2. El texto principal de un documento oficial incluye generalmente el título, organismo emisor principal, texto principal, anexos, organismo emisor, etc.

①Título.

El título de un documento oficial debe resumir de forma precisa y breve el contenido principal del documento oficial, y generalmente consta de tres partes: el nombre de la agencia emisora, un resumen del contenido y el tipo de idioma. . Las funciones del título de un documento oficial son: primero, revelar el contenido y resaltar el tema, para que la gente pueda entenderlo de un vistazo; segundo, nombrar el documento oficial, el título es el nombre del documento oficial; lo que facilita el registro y gestión de la agencia receptora y facilita la búsqueda y consulta. El título del documento está centrado debajo de la línea divisoria. Excepto por los nombres de las leyes y reglamentos más el título del libro, generalmente no hay puntuación en el título de un documento oficial y el tamaño de fuente del documento citado no se puede utilizar en lugar del resumen.

②El principal mecanismo de entrega.

Se refiere a la unidad que acepta y procesa documentos. Comúnmente conocido como "mirar hacia arriba". Además de "anuncios", "anuncios" y "avisos", los documentos formales generalmente deben estar marcados con la agencia de envío. El nombre de la organización principal suele escribirse debajo del título y en la esquina superior izquierda del texto. Para "decisión", "orden (orden)", "actas de la reunión" y otros tipos de texto, la autoridad de envío principal se puede colocar debajo del título de asunto al final del texto y encima de la autoridad de copia en la columna de envío. debe estar marcado como "envío principal:" o "Distribución:". Cuando solicite instrucciones de una autoridad superior, escriba solo una autoridad principal y envíela a otras autoridades al mismo tiempo. Si necesita enviarlas a otras autoridades al mismo tiempo, utilice el formulario de copia carbón.

③Texto.

Es decir, el contenido específico del documento oficial es la parte central del documento oficial. Cuando es necesario utilizar símbolos ordinales para indicar niveles, el orden general de disposición es: "1" se utiliza para el primer nivel, "(一)" se utiliza para el segundo nivel y: 1 se utiliza para el tercer nivel. . , utilice "(1)" para la cuarta capa. Los reglamentos administrativos indicarán los niveles según capítulos, secciones, artículos, cláusulas y partidas según sea necesario. La posición del texto principal está debajo del mecanismo de envío principal. Los documentos oficiales más extensos generalmente constan de tres partes: el principio, el cuerpo principal y el final. En términos de contenido, el texto principal debe estar escrito con claridad, cuál es el problema, cuál es el problema y con precisión. El punto de vista debe ser claro. Debe entenderse claramente qué debe hacer la unidad receptora y qué problemas debe resolver. Formalmente hablando, la estructura debe ser clara, el texto debe ser conciso y preciso, los signos de puntuación deben ser precisos y la extensión debe ser breve.

④Autoridad emisora.

Se refiere al nombre del organismo emisor firmado después del texto principal y debajo del archivo adjunto. La ubicación de la autoridad emisora ​​se encuentra en la parte inferior derecha, después del texto principal. Si el texto principal ocupa toda la página del documento oficial y debe firmarse en la página siguiente, la firma se puede colocar en una página en blanco. Al mismo tiempo, el espacio en blanco antes de la firma debe marcarse entre corchetes: " Esta página no tiene texto." La agencia emisora ​​deberá escribir el nombre completo de la agencia o su abreviatura estandarizada. (También puedes usar el sello de la unidad)

⑤ Hora de escribir este artículo.

Prevalecerá la fecha de emisión por parte del líder.

Los documentos aprobados por la reunión se basarán en la fecha aprobada por la reunión. Los telegramas se basarán en la fecha de emisión. Si varias agencias emiten documentos conjuntamente, la fecha firmada por el último líder se basará en la fecha. La fecha de escritura se registra en AD

y se escribe en caracteres chinos. La fecha de redacción suele encontrarse debajo de la autoridad emisora. La fecha de redacción es una base importante para que el documento entre en vigor y esté disponible para su revisión. Debe ser precisa, completa y específica y no puede ignorarse.

⑥Sello.

El sello es un certificado de que la autoridad emisora ​​expresa la responsabilidad del documento oficial y marca el documento oficial como efectivo. Los documentos oficiales, excepto las actas de las reuniones, deberán estar sellados. Los documentos no reglamentarios presentados conjuntamente deberán ser sellados por el organizador. En el caso de documentos oficiales emitidos conjuntamente, la autoridad emisora ​​conjunta debe sellar la fecha del documento, de manera que el margen superior no cubra el texto principal y el margen inferior indique el año y el mes. Para la "decisión" adoptada en la reunión, la fecha se puede anotar debajo del título y la autoridad emisora ​​puede sellar el sello al final del texto.

⑦ Adjunto.

Si hay archivos adjuntos al documento oficial, se debe anotar el nombre del archivo adjunto después del texto principal y antes de firmar el documento. Si hay dos o más archivos adjuntos, se debe indicar el orden de los archivos adjuntos. anotado. El archivo adjunto y el documento principal deben encuadernarse y enviarse juntos. Si no pueden encuadernarse, el número de emisión del documento principal y el número de secuencia del archivo adjunto deben indicarse en la esquina superior izquierda de la primera página del archivo adjunto. .

⑧Copia a la autoridad.

Se refiere a los organismos pertinentes distintos del organismo emisor principal que necesitan conocer el contenido del documento oficial. En el trabajo real, debemos prestar atención a varios aspectos: la agencia de copia no debe copiar indiscriminadamente ni omitir la copia u omitir los documentos oficiales que solicitan instrucciones no deben copiarse a agencias de nivel inferior o del mismo nivel al mismo tiempo; Los documentos enviados a agencias de nivel inferior deben copiarse a las agencias superiores directas; los documentos enviados desde agencias de nivel superior hacia abajo deben copiarse a agencias de nivel superior.

3. El final del texto incluye palabras del asunto, columna de envío, autoridad emisora ​​y fecha de emisión, número de ejemplares impresos, etc.

① Encabezado del Asunto: Márcalo en la columna de envío al final del texto. Los documentos presentados deberán estar anotados con palabras seleccionadas del tesauro emitido por la agencia receptora, y otros documentos podrán estar anotados con palabras seleccionadas del tesauro formulado por la agencia. Marque las palabras clave del asunto con no menos de 2 y no más de 7. Los encabezamientos de materia anotados deben ser precisos y estandarizados.

②Columna de envío: ubicada debajo de la palabra asunto y encima de las columnas autoridad emisora ​​y fecha de emisión. Si el alcance de la copia involucra a varios organismos, generalmente se organiza por orden del Comité del Partido, el Congreso Popular, la CCPPCh, la Comisión de Inspección Disciplinaria, el Tribunal, la Fiscalía, el Ejército y los Departamentos Gubernamentales. El nombre de la agencia de envío será su nombre completo o abreviatura estandarizada. Si en el texto se ha indicado la organización de envío principal, en la columna de envío sólo se indicará la organización copiante.

③Las columnas Agencia emisora ​​y Fecha de emisión se encuentran debajo de la columna de envío. El nombre de la agencia emisora ​​del documento oficial está marcado en el extremo izquierdo y la fecha de emisión está marcada en el extremo derecho.

Al reimprimir documentos, marque el nombre de la agencia de reimpresión y la fecha de reimpresión en esta columna.

④El número de copias impresas del documento está marcado en el lado derecho debajo de la columna de la autoridad emisora ​​y la fecha de emisión, y está marcado con "(*** copias impresas)".

Agregue líneas horizontales para separar las palabras del asunto, la columna de envío, la autoridad emisora ​​y la fecha de emisión.

Los documentos oficiales se escriben horizontalmente de izquierda a derecha. Los caracteres de minorías étnicas se escriben y componen según sus costumbres. El papel para documentos oficiales generalmente utiliza un formato de 16 quilates (largo 260 mm, ancho 184 mm) y está encuadernado por el lado izquierdo. El tamaño del papel utilizado para "anuncios", "anuncios" y "anuncios" se determinará en función de las necesidades reales.