¿Qué es la organización y gestión de conferencias en hoteles?

1. Organización de conferencias

(1) Reuniones a nivel de hotel: las reuniones del personal del hotel, las reuniones del personal de negocios del hotel y varios congresos se informan a la oficina para su aprobación, y cada departamento es responsable de ellos respectivamente Organización celebrada.

(2) Reuniones profesionales: reuniones integrales técnicas y comerciales de todo el hotel (como reuniones de análisis de la actividad comercial, reuniones de trabajo de seguridad, etc.), que son aprobadas por el subdirector general y organizadas por la empresa. departamento.

(3) Reunión de trabajo departamental: La reunión de trabajo que realiza cada departamento del hotel es decidida y organizada por el responsable de cada departamento.

(4) Reunión de equipo (grupo): decidida y presidida por cada líder de grupo.

(5) Las reuniones (como reuniones presenciales, reuniones de informes, reuniones de oficina, etc.) o reuniones de negocios (como charlas de empresas conjuntas, etc.) realizadas por unidades externas en nuestro hotel serán recibido y organizado por la oficina, las contrapartes comerciales relevantes ayudan en el trabajo de la reunión.

2. Organización de reuniones

(1) Organización de reuniones periódicas

Para evitar demasiadas o repetidas reuniones, se incluyen todas las reuniones normales en el hotel. en el sistema ordinario de reuniones. En principio deberá organizarse según el horario, lugar y contenido convencionales. Las reuniones rutinarias se organizan de la siguiente manera:

1. Reunión técnica

(1) Reunión de dirección general

Estudiar y desplegar el trabajo administrativo, discutir y decidir. Temas principales del trabajo administrativo hotelero.

(2) Reunión administrativa

Resumir y evaluar las operaciones del mes actual y concertar tareas para el mes siguiente.

(3) Reuniones de gestión de líderes de equipo y superiores (o reuniones de personal del hotel)

Resumen del trabajo anterior (medio año, año completo) y tareas de implementación para este período (medio año , Año Nuevo).

(4) Reunión de análisis de la actividad empresarial

Informar y analizar la implementación del plan hotelero y los resultados de las actividades comerciales, evaluar todos los aspectos del trabajo, afirmar logros, señalar errores, y proponer medidas de mejora, y mejorar continuamente los beneficios económicos del hotel.

(5) La reunión de trabajo de seguridad (incluido el trabajo de seguridad pública y extinción de incendios) informa y resume la producción de seguridad anterior, el trabajo de seguridad pública y extinción de incendios, analiza y maneja accidentes, inspecciona y analiza los peligros ocultos de accidentes, y investiga y determina las precauciones de seguridad.

(6) Reunión de asuntos del departamento

Inspeccionar, resumir y organizar el trabajo.

(7)Reunión de equipo

Inspeccionar, resumir y organizar el trabajo.

(2) Organización de otras reuniones

Todo tipo de reuniones que involucren a jefes de múltiples departamentos deben ser aprobadas por el subdirector general 10 días antes de la reunión y organizadas por la oficina del director general. .

1. Todos los sábados, la oficina equilibra las reuniones regulares del hotel y varias reuniones temporales, prepara planes de reuniones y los distribuye al personal administrativo principal del hotel y al personal de servicios relacionados.

2. Cuando una reunión que ha sido incluida en el plan de reuniones de la oficina necesita ser reprogramada o es necesario organizar nuevas reuniones debido a circunstancias especiales, la unidad convocante debe informar a la oficina del gerente general con dos días de anticipación. avance para ajustar el plan de la reunión. A nadie se le permite interrumpir los planes normales de las reuniones sin el consentimiento de la oficina.

3. La oficina se reserva el derecho de negarse a programar reuniones mal preparadas, repetitivas o de poca utilidad.

4. Para varias reuniones con los mismos participantes, contenido similar y tiempo similar, la oficina se reserva el derecho de fusionarlas.

5. Las fechas de las reuniones de cada departamento deben estar sujetas a los arreglos unificados del hotel. Las reuniones pequeñas de cada departamento no deben realizarse al mismo tiempo que las reuniones regulares del hotel (excepto si las reuniones). los participantes no tienen conflictos de tiempo). Las reuniones pequeñas deben estar sujetas a las sesiones plenarias. El principio de sumisión parcial al conjunto.

Tercero, preparación para la reunión

(1) El anfitrión de la reunión y los participantes de la unidad convocante deben hacer los preparativos pertinentes (incluyendo la redacción de la agenda de la reunión, propuestas, resumen del informe, claves). puntos de discursos, borradores de planes de trabajo, proyectos de resoluciones y decisiones, implementación del lugar, disposición de asientos, preparación de juegos de té, premios y souvenirs, notificación a los participantes, etc.)).

(2) Empleados que participan en la oficina del hotel no se requieren reuniones. No se pueden solicitar licencias por motivos especiales, debiendo ser aprobadas por el gerente general.

(3) Existen las siguientes razones. Los altos directivos por encima del nivel de director general adjunto pueden proponer convocar reuniones periódicas de la oficina del hotel de forma temporal o anticipada;

1. Los asuntos importantes deben presentarse a la reunión de la oficina del hotel para su discusión y decisión;

2. Asuntos importantes de cada departamento Nombramiento y cese de directivos.

(4) Las actas de las reuniones son documentos importantes en el hotel y tienen un cierto alcance de confidencialidad y no pueden circular sin aprobación.

(5) Los participantes deben contar todo lo que saben y hacer una lluvia de ideas. Una vez decidida la reunión, ésta debe completarse según lo programado.

(6) Los participantes deben cumplir estrictamente la disciplina de la reunión y no se les permite moverse ni utilizar teléfonos móviles.

Normas de gestión de reuniones

1. Las reuniones del hotel consisten principalmente en reuniones periódicas de oficina y reuniones de trabajo diarias.

2. La reunión cumbre en reuniones ordinarias suele celebrarse al menos una vez al mes para estudiar y decidir asuntos laborales durante un período de tiempo determinado. La reunión estuvo presidida por el director general del hotel y participaron el director general del hotel, el subdirector general, los directores de departamento y otros dirigentes. 0

3. La reunión de oficina del hotel es una reunión para implementar las resoluciones y decisiones tomadas. La reunión está presidida por el director general y asisten los jefes de departamento y personal relevante.

4. Las reuniones de la oficina del hotel son organizadas y realizadas por la oficina del hotel. La oficina debe notificar a todos los participantes por escrito sobre el contenido principal de la reunión tres días antes de la reunión y compilar y publicar las actas de la reunión dentro de las 14 horas posteriores a la reunión.

(1) Formación y emisión de actas de reuniones:

1. Las actas y resoluciones de las reuniones periódicas de la oficina del hotel deben ser compiladas y escritas por la oficina;

2. La oficina completa la compilación de las actas y resoluciones de la reunión en un tiempo limitado de acuerdo con las necesidades de la reunión;

3. Una vez formadas las actas y las resoluciones de la reunión, deben ser firmadas y confirmadas por los líderes del hotel que asisten a la reunión;

4. Antes de emitir las actas de la reunión, se debe completar el "Formulario de emisión y aprobación de actas de la reunión", que incluye el número de la minuta, el rango de distribución y las opiniones de aprobación del líder en cargo (o el líder que preside la reunión);

5. El acta de la reunión debe estar documentada No., el formulario de registro de recepción del documento debe completarse al distribuirse y el destinatario debe firmarlo; /p>

6. Las actas de las reuniones deben archivarse en categorías y el período de conservación debe determinarse según su importancia.

(2) Como documento importante del hotel, las actas de la reunión se enviarán a todos los participantes en la reunión para su verificación y ejecución.

5. Las reuniones de trabajo diarias serán realizadas por el convocante completando el "Formulario de Solicitud de Reunión" y aprobado por el subgerente general a cargo. Las convocatorias de reunión serán emitidas por la oficina de acuerdo con los requisitos de la oficina. el departamento solicitante. Si es necesario redactar actas de la reunión, el departamento que convoca la reunión debe informarlas al personal y a las oficinas pertinentes después de redactarlas.

Sistema de reuniones periódicas para altos directivos

En primer lugar, todos los directores de departamento deben llegar al lugar de la reunión con cinco minutos de antelación y tomar asiento. Aquellos que no puedan asistir por razones especiales deben solicitar permiso con anticipación en la oficina;

En segundo lugar, los participantes deben conservar las actas de la reunión. La oficina del hotel debe enviar empleados para mantener las actas de la reunión en un archivo o prepararlas y distribuirlas. actas de la reunión según sea necesario;

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En tercer lugar, el director de la oficina se paró en la puerta del lugar, esperando la llegada del gerente general. Cuando llega el gerente general, todos los gerentes de departamento se ponen de pie y prestan atención al gerente general;

4. Después de que el gerente general toma asiento o hace una señal, los demás participantes pueden tomar asiento;

5. Reuniones periódicas El director de la oficina hará un anuncio y explicará los motivos de no asistir a la reunión.

6 Durante la reunión, todo el personal deberá mantener una postura normal sentada y mirando en dirección a la misma. el gerente general notificará a cada departamento uno por uno en el sentido de las agujas del reloj;

7. trabajo del departamento, problemas existentes, sugerencias, etc. del día anterior. , después del informe, solicite instrucciones al gerente general;

8 Cuando el gerente general dé instrucciones, el gerente del departamento correspondiente debe hacer un registro y decir "gracias";

9. El director general anuncia el final de la reunión ordinaria, todos los empleados se ponen de pie y los demás participantes se ponen firmes.

10 Cuando el director general abandona la reunión, el director del departamento puede abandonar la reunión; 11. Después de la reunión, los departamentos y oficinas pertinentes La oficina y la oficina deben implementar estrictamente los asuntos decididos de acuerdo con las resoluciones de la reunión, y la oficina es responsable de supervisar e instar a la implementación.

Sistema de reuniones semanales

En primer lugar, cada semana se realiza una reunión ordinaria de líderes de departamento, presidida por el director general, a la que asisten los subdirectores generales y los directores de departamento;

Segundo. El contenido principal de la reunión es:

(1) El director general transmite documentos relevantes del supervisor y el espíritu de la junta directiva del hotel y la oficina del director general;

( 2) Cada gerente de departamento informa sobre el trabajo de la semana y los problemas que deben presentarse al gerente general u otros departamentos para su coordinación;

(3) El gerente general comentará sobre el trabajo de cada departamento esta semana, presentar los puntos clave del trabajo de la próxima semana y hacer arreglos;

(4)Otras cuestiones que deben resolverse.

3. Los participantes en reuniones regulares deben hablar libremente y expresar sus opiniones en la reunión. Se permiten diferentes opiniones y reservas, pero una vez que se llega a una resolución en la reunión, debe implementarse seriamente independientemente del acuerdo personal. ;

4. Respetar estrictamente la disciplina de la reunión y mantener los secretos de la reunión antes de que se anuncie oficialmente la resolución de la reunión, el contenido de la reunión no se divulgará sin autorización para evitar afectar la implementación de la resolución.

Sistema de reuniones del personal

1. Para mejorar continuamente la calidad general de los empleados, mejorar el sentido de propiedad de todos los empleados y establecer un concepto general, este sistema está especialmente formulado. ;

2. Generalmente se celebra una vez al año. Puede celebrarse de forma temporal en circunstancias especiales. Está presidido por el presidente o director general y asisten todos los empleados del hotel. y trabajos de la reunión;

3. Contenido de la reunión:

(1) Estudiar artículos relevantes en revistas económicas, comprender situaciones políticas y económicas nacionales y extranjeras y transmitir el espíritu de la toma de decisiones relevantes tomadas por el hotel.

(2) Estudiar las normas y reglamentos de gestión formulados por el hotel y mejorar continuamente el concepto de disciplina organizacional.

(3) A través de las principales decisiones tomadas por el hotel, el establecimiento; de instituciones y el nombramiento y despido de cuadros de nivel medio y superior Ajustes

(4) Notificar al hotel sobre actividades públicas temporales y tareas temporales realizadas colectivamente por el hotel

(; 5) Llevar a cabo diversas capacitaciones especiales para los empleados, incluidos conocimientos profesionales y técnicos y un código de conducta;

(6) Organizar tareas laborales anuales y resumir la finalización anual del trabajo;

(7) Informar el hotel de la importancia del reconocimiento, las recompensas y el trato para los gerentes y empleados. Se toman decisiones para fomentar el entusiasmo laboral de los empleados y estabilizar sus pensamientos y emociones;

(8) Otros asuntos importantes.

Cuatro. Cumplir con los requisitos

(1) La oficina del hotel notifica las reuniones del personal a todos los departamentos con una semana de anticipación;

(2) La oficina debe enviar empleados para que guarden las actas de las reuniones para archivarlas. o redactar actas de la reunión;

(3) Implementar estrictamente las resoluciones de la reunión y completar las tareas específicas establecidas por la reunión. La oficina es responsable de supervisar la implementación del espíritu de la reunión.

Sistema de reuniones regulares para varios departamentos

1. Para alentar a los empleados a cumplir con sus deberes, realizarlos de todo corazón y mejorar la conciencia y el concepto generales, este sistema está especialmente formulado.

2. Se realiza una vez por semana. El horario específico lo organiza el departamento según las necesidades de trabajo. Está presidido por el director del departamento y asisten todos los empleados del departamento. p>En tercer lugar, el contenido de la reunión

(1) Los empleados informan sobre la finalización del trabajo y el estado ideológico de la semana pasada, y el cumplimiento de varias reglas y regulaciones de los gerentes de cada departamento resumen la finalización general del trabajo; el departamento la semana pasada y desplegar el trabajo para esta semana;

(2) Transmitir el espíritu de la "Reunión semanal de la oficina del gerente" y conocer las reglas y regulaciones relevantes del hotel y el conocimiento comercial relevante;

(3) Analizar la situación actual del departamento y aclarar la dirección del desarrollo empresarial;

(4) Enfatizar la conexión entre el trabajo de varios departamentos e implementar las responsabilidades del personal del departamento;

(5) Revisar el desempeño de los empleados, realizar diversas evaluaciones, elogiar a los avanzados y promover el mal comportamiento;

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(6) Estimular el desempeño de los empleados. entusiasmo laboral, fomentar el entusiasmo laboral de los empleados y garantizar la estabilidad ideológica de los empleados.

Cuatro. Cumplir con los requisitos

(a) Los gerentes de departamento deben notificar a sus empleados con anticipación las reuniones periódicas de cada departamento;

(2) Los participantes deben asistir a la reunión a tiempo, y aquellos que no pueden asistir por razones especiales. Si es necesario, solicite permiso con anticipación a la persona a cargo;

(3) Todo el personal debe registrar cuidadosamente las actas de las reuniones, especialmente registros completos y precisos de sus tareas laborales y requisitos de ingreso;

( 4) Tener un sentido de propiedad y responsabilidad al discutir temas, y hablar activamente;

(5) El jefe del departamento es responsable de supervisar e impulsar el trabajo específico del departamento e informar la situación a la oficina de manera oportuna.