¿Cómo gestiona una empresa sus activos a diario?
Para hacer un mejor uso de los activos fijos, implementar una gestión unificada de activos fijos, fortalecer la reparación y mantenimiento de activos fijos, establecer sistemas de responsabilidad laboral y especificaciones operativas, y seguir los principios de liderazgo centralizado y gestión unificada, determine la división de gestión de clasificación de activos fijos de la siguiente manera:
Como departamento a cargo de los activos fijos, el departamento de gestión de activos debe establecer y mejorar tarjetas de cuentas detalladas de activos fijos.
El administrador de red de cada sala de informática es responsable del mantenimiento y gestión del uso de mesas, sillas, hosts, monitores, teclados, ratones, auriculares, gabinetes, enrutadores y conmutadores. El Centro de Cómputo tiene derechos de gestión y derechos de compra unificados.
La oficina es responsable del mantenimiento y gestión del uso de los equipos relacionados con los escritorios y sillas de ordenador de oficina.
En segundo lugar, la responsabilidad
Responsabilidades del departamento competente
Conocer el uso de los activos fijos en el momento oportuno.
Responsable de supervisar y cooperar con los usuarios en el uso y mantenimiento del equipo, garantizar que el equipo esté en buenas condiciones, mejorar la utilización, organizar el inventario regular del equipo y garantizar que las cuentas, tarjetas y artículos sean consistentes. .
Responsable de la gestión de activos fijos, clasificación de activos fijos, unificación de numeración, establecimiento de archivos de activos fijos, registro de tarjetas de cuentas, responsable de la aprobación y manejo de asuntos como aceptación, asignación, desguace, sellado y activación.
Organizar la preparación de planes de mantenimiento para equipos grandes y medianos en función de las condiciones de uso de los departamentos usuarios y presentar planes de actualización de equipos en el plazo previsto.
Estrictas disciplinas financieras y económicas quienes violen el sistema de gestión de activos fijos, regalen, vendan, desmantelen activos fijos sin autorización o dañen activos fijos deben ser estrictamente responsables y castigados según las circunstancias.
Responsabilidad del departamento de uso
Cada departamento de uso de activos fijos es responsable de la gestión de equipos de su propia unidad y debe tener un administrador de equipos a tiempo completo o parcial en cada producción. El equipo debe tener un trabajador responsable del equipo. Las responsabilidades sobre el uso, almacenamiento y mantenimiento del equipo deben estar claramente definidas.
Implementar estrictamente procedimientos operativos técnicos y sistemas de mantenimiento para garantizar que los equipos estén intactos, limpios, lubricados y utilizados de forma segura.
Establecer una cuenta detallada de los activos fijos. El uso, transferencia y desguace del activo fijo deberá ser aprobado por el departamento competente y el director general. Sin aprobación, no se permite transferirlo ni desecharlo sin autorización, y usted mismo no puede tomarlo prestado ni venderlo.
Según las exigencias del departamento competente, organizar periódicamente un inventario de activos fijos para garantizar la coherencia de cuentas, tarjetas y objetos.
En tercer lugar, la gestión importa
Debido a las necesidades de producción e investigación, cada unidad debe solicitar al departamento competente con anticipación la compra de activos fijos. Después de la aprobación del director general, el departamento correspondiente. será responsable de la compra.
Después de que el equipo comprado ingrese a la fábrica, las unidades correspondientes lo desembalarán para su inspección y aceptación. Una vez instalado el equipo, completará el "Formulario de uso del equipo" y lo enviará al departamento competente. El departamento competente creará una tarjeta de activo fijo basada en el "Orden de uso del equipo" y notificará a la unidad usuaria.
Cuando se completa el proyecto de construcción de capital, el departamento de infraestructura debe preparar el "Formulario de finalización del proyecto de construcción de capital" y enviarlo al departamento principal.
Cuatro. Transferencia y Asignación
Ningún activo fijo incluido en la empresa podrá ser transferido, transferido, prestado o vendido sin la aprobación de los líderes y del gerente general de la empresa.
La asignación y transferencia de equipos internos de la empresa debe pasar por los procedimientos de transferencia de activos a través del departamento competente. Una vez que los líderes y gerentes de las unidades transferidas y transferidas firmen, el departamento financiero se encargará de los procedimientos de transferencia. y notificar al personal de contabilidad correspondiente para realizar la entrega de la tarjeta.
Las empresas generalmente asignan equipos de forma remunerada. El departamento competente en materia de equipos fijará el precio del equipo en función de su vida útil, valor residual y estado. En principio, el valor del equipo transferido no será inferior al valor residual del equipo. El equipo de procesamiento subcontratado debe ser propuesto por el departamento competente y firmado por el director general antes de que pueda procesarse y deben completarse los procedimientos financieros pertinentes.
Sin el consentimiento del departamento competente, cada departamento usuario no tiene derecho a transferir y disponer del equipo. Si se descubre, los departamentos y gerentes deberán rendir cuentas.
Verbo (abreviatura de verbo) desguace y sellado
Cuando se desguace el inmovilizado de la empresa, el departamento usuario deberá presentar una solicitud y cumplimentar el "Formulario de desguace de equipos" por triplicado. y el Departamento de Finanzas lo compensará. Una vez informada la pérdida al director general para su aprobación, se completarán los procedimientos de desguace pertinentes.
Cualquiera que cumpla las siguientes condiciones puede solicitar el desguace:
Se ha excedido la vida útil, la estructura principal es vieja, la precisión es deficiente, la productividad es baja, el consumo de energía es alto y no se puede modificar ni utilizar.
Debido a renovación del taller o cambio de diseño del proceso, los equipos que no se pueden reubicar deben ser desmantelados.
La corrosión es demasiado grave y no se puede reparar; de lo contrario, el uso continuado será peligroso.
Envejecimiento del aislamiento, fallo del circuito magnético, bajo rendimiento y sin valor de reparación.
Debido a accidentes u otros desastres naturales, los equipos se dañan y no tienen valor de reparación.
Cuando los activos fijos desechados aprobados ya no puedan utilizarse en las líneas de producción, el departamento competente y el departamento usuario deben fijar los precios de manera oportuna. Después de la enajenación de los activos fijos, el departamento competente y el departamento usuario se encargan conjuntamente de los procedimientos de cancelación de los activos fijos. Cuando los activos fijos desechados se enajenan externamente, el departamento competente presenta opiniones de manejo y previa aprobación del director general. , los ingresos revaluados se entregan al Departamento de Finanzas.
Los activos fijos que lleven más de tres meses fuera de servicio serán precintados por el departamento usuario.
Después de desprecintar los equipos inactivos y los equipos sellados, el departamento usuario debe completar el formulario de desprecintado y utilizarlo después de la aprobación del departamento competente.
Verbo intransitivo inventario
Para proteger la seguridad y la integridad de los activos fijos, cada departamento debe inventariar periódicamente los activos fijos para conocer el número real de activos fijos y averiguar si Hay activos fijos perdidos, dañados o no listados y garantizar que los registros contables coincidan.
Los activos fijos deben inspeccionarse al menos una vez al año. En cualquiera de las siguientes circunstancias se realizará un inventario temporal de todo o parte del inmovilizado correspondiente:
(1) Traslado de personal directamente responsable del inmovilizado;
(2) Por razones organizativas y cambios de negocio, manejo de transferencias de propiedad;
(3) Accidentes de pérdida especial de activos fijos;
(4) El responsable de la unidad decide realizar controles puntuales temporales en función de las necesidades laborales.
Con base en el alcance y las tareas del inventario de activos fijos, establezca un equipo de inventario compuesto por el departamento de gestión de activos, el departamento de finanzas, el departamento de usuarios, el personal técnico y el personal de custodia física. El líder del equipo es el líder de la empresa a cargo de los activos fijos.
Antes de realizar el inventario de activos fijos, el departamento financiero debe comprobar si los comprobantes relacionados con el aumento o disminución de la propiedad están completos. Si hay cuentas no contabilizadas, se deben contabilizar de manera oportuna y verificar de manera proactiva los registros de recepción y pago de los activos fijos con la administración de activos fijos, el almacén y otros departamentos relevantes para garantizar que las cuentas sean consistentes antes de realizar el inventario.
Los administradores de activos fijos deben organizar los activos fijos bajo su gestión antes de hacer un balance. Para los activos fijos que aún no han sido aceptados en el almacén y deben transferirse dentro y fuera del almacén, los procedimientos de entrada y salida deben completarse tanto como sea posible para evitar errores como puntos clave y omisiones.
El inventario de activos fijos debe realizarse punto por punto, incluyendo averiguar si el número real de activos fijos es consistente con el saldo contable, si la custodia, uso, mantenimiento, desguace y transferencia de activos fijos los activos son normales, etc. Si se descubre que los activos fijos no se han registrado en las cuentas, las razones deben averiguarse y registrarse en las cuentas de manera oportuna. Si se encuentran daños durante el inventario, se debe identificar el alcance, la causa y la responsabilidad del daño, y luego anotarlo en la hoja de inventario y se deben dar sugerencias para el manejo.
Se deben inspeccionar los activos fijos que se arriendan o administran y se deben llenar formularios de inventario respectivamente.
Una vez completado el inventario de activos fijos, complete la hoja de inventario según los resultados del inventario. Luego de la verificación, la hoja de inventario deberá ser firmada y sellada por el personal que participa en el inventario y el responsable del inmueble.
La lista de inventario la mantiene el Departamento de Gestión de Activos y la envía al Departamento de Finanzas.
El Departamento de Finanzas verifica los registros de la cuenta de activo fijo con base en la hoja de inventario. Si se descubre que el número de inventario no coincide con el número de cuenta, se debe identificar de inmediato el motivo y, de ser necesario, la persona a cargo de la propiedad debe revisarlo o informarlo por escrito.
Las pérdidas y ganancias de inventario de los activos fijos serán verificadas por el equipo de inventario de activos y reportadas a la dirección de la empresa para su aprobación colectiva. Con base en la lista auditada y los dictámenes de aprobación, el departamento financiero realizará ajustes contables de acuerdo con las disposiciones del sistema contable para que los registros contables sean consistentes con los datos reales del inventario.
7. Recompensas y castigos
Se pueden otorgar ciertas recompensas materiales a quienes hayan logrado logros sobresalientes en la gestión de activos fijos.
Si los custodios y usuarios de activos fijos descuidan sus deberes, violan las regulaciones y procedimientos operativos pertinentes de gestión de activos fijos y causan pérdidas a los activos fijos, serán compensados. Determinar el monto de la compensación en función del tamaño de la pérdida y del pasivo, y responsabilizar a los líderes relevantes.
En caso de un accidente grave que involucre activos fijos, de acuerdo con las normas nacionales de seguridad y las normas pertinentes de gestión de seguridad de la oficina, las personas responsables pertinentes estarán sujetas a sanciones disciplinarias y financieras, y a las leyes correspondientes. se perseguirán las responsabilidades.