¿Qué incluye el trabajo de recepción y check-in?
1. Confirme con el organizador de la conferencia la fecha de registro de la conferencia, el nombre de la conferencia, la tarjeta de agua de la conferencia, la etiqueta de la tela, el número aproximado de participantes, la fecha de uso de la sala de conferencias y el método de organización de la sala de conferencias. , conferencia La fecha de llegada del profesor del grupo (o personal) (confirmar el número de vuelo o tren), los requisitos de la reunión del grupo de la conferencia (contenido del organizador de la conferencia, arreglos y tratamiento de los conferenciantes participantes, traslado, arreglos de alojamiento en hotel, tiempo de conferencia, reuniones relacionadas) y hotel La información se proporciona al mismo tiempo para referencia de los profesores de la conferencia. Al recomendar un hotel, debe prestar atención al precio del hotel seleccionado dentro del rango que cumple con los requisitos de la conferencia.
2 Una vez implementadas las condiciones anteriores, reserve el hotel seleccionado (habitación, precio de la comida, precio de la sala de conferencias calculado por día, ubicación del hotel) lo antes posible y determine el vehículo y la información de contacto para elegir. -up el día de inscripción a la conferencia (organice el vehículo de recogida correspondiente de acuerdo con el número de inscripciones, implemente el vehículo, guía turístico, boletos de tren, boletos aéreos y agencia de recogida terrestre para el posterior); Itinerario de inspección de reuniones (normalmente sólo se hacen reservas con antelación).
▲Requisitos del lugar de la conferencia: 9 aulas multimedia; con capacidad para entre 2 y 300 personas.
3. Una vez completada la reserva del hotel, envíe por fax la descripción general del hotel al organizador por escrito, especialmente informe al organizador de la conferencia sobre la ubicación específica y precisa del hotel y la forma de llegar al hotel desde el hotel. aeropuerto o estación de tren al mismo tiempo, puede confirmar con la otra parte si hay algún cambio o cambio en el número de personas inscritas para la reunión y el horario.
4. Una vez completado el tercer punto (3), se puede dar una respuesta relativamente precisa a la unidad del vehículo de viaje o al individuo, al guía turístico, al boleto aéreo y a la agencia de recogida local, de modo que el La otra parte puede hacer los arreglos correspondientes y estar preparado para reunirse.
5. Prepare el equipo relevante para la conferencia (varios carteles para los hoteles de la conferencia o vehículos del equipo, formularios de registro, material de oficina, bolsas de estudio, incluidos cuadernos, bolígrafos, bolsas para documentos y formularios para reservar el transporte de regreso). y horario de trenes, lista de precios de transporte de regreso correspondiente, recuerdos y obsequios para el registro posterior a la conferencia, etiquetas de asientos), informe al hotel de la conferencia sobre el nombre de la conferencia y cómo organizar el alojamiento para los estudiantes que lleguen temprano.
6. Notificar al personal de conferencias del hotel con un día de anticipación que necesitan ingresar al hotel o preparar habitaciones para el grupo de conferencias de acuerdo con la situación de los participantes, al mismo tiempo notificar la recogida; estación y confirme el número de contacto del conductor y el modelo del automóvil, y reúna al personal de la estación de recogida, el hotel y el número de habitación del equipo de la conferencia y comuníquese con el organizador de la conferencia al mismo tiempo para informar al personal de la conferencia que se han registrado en la; hotel. Después de registrarse en el hotel, debe informar al personal de la oficina el nombre de la conferencia, el lugar de inscripción, el método de transporte, el número de contacto del hotel y la sala donde se encuentra el grupo de la conferencia.
2. Preparativos antes de la reunión.
1. Los empleados que se alojen en el hotel deben organizar el uso de la sala de conferencias cuando se presenten a la reunión y, al mismo tiempo, coordinar los detalles de la reunión (como etiquetas de tela, etiquetas de agua, salas de conferencias, restaurantes) con todos los departamentos relevantes del hotel. El logotipo está publicado en un lugar visible.
2. Comprenda en detalle la ubicación del lugar utilizado para esta reunión, como restaurantes, salas de conferencias, salas utilizadas por los profesores y conferencistas del grupo de conferencias.
3. Prepare el equipo de reunión relacionado, como el diseño del lugar y el proyector multimedia.
Tres. Trabajar durante la reunión
1. Lo más importante de la reunión durante el registro es el cobro. El proceso de cobro debe registrarse de forma cuidadosa, precisa y por escrito.
Durante el proceso de cobro se deben seguir estrictamente los procedimientos y:
(1) Determinar la situación del estudiante
(2) Calcular las tasas a pagar en base a la situación.
(3) ¡Rellena el recibo de cargo sin romperlo!
(4) Recaudación de fondos
(5) Arranque el recibo y entréguelo a los estudiantes.
(6) Rellenar el formulario de inscripción.
2. Después de que aparece el cargo, se ha emitido el recibo; cualquier cambio en el itinerario del estudiante debe basarse en el recibo original y los cambios deben estar firmados y fechados por el huésped.
Cuatro. Cuestiones a las que se debe prestar atención durante la reunión
1. El equipo de la conferencia debe mantener siempre un ambiente limpio, ordenado y tranquilo.
2. Los documentos escritos utilizados por el equipo de la reunión deben conservarse adecuadamente.
3. Los gastos o comunicación de honorarios del congreso deberán reflejarse por escrito;
4. Las tarifas de la conferencia de todos deben mantenerse en buen estado para que puedan contarse y almacenarse de forma segura todos los días.